Crear cuenta y navegar Zapier

Es hora de pasar de la teoría a la práctica. En esta lección crearás tu cuenta de Zapier y conocerás la plataforma donde construirás todas tus automatizaciones.

Crear tu Cuenta Gratuita

Paso 1: Ir a Zapier.com

Abre tu navegador y ve a zapier.com
Haz clic en el botón "Sign up" (Registrarse) en la esquina superior derecha

Paso 2: Elegir Método de Registro

Tienes tres opciones:

Método	Ventaja	Recomendado para
Google	Más rápido, sin contraseña nueva	Usuarios de Google Workspace
Microsoft	Integración con Office 365	Usuarios de Microsoft 365
Email	Control total de credenciales	Quienes prefieren cuentas separadas

Recomendación: Usa el mismo método que usas para tus herramientas de trabajo. Si trabajas con Google Sheets y Gmail, registra con Google.

Paso 3: Completar Registro con Google (ejemplo)

Haz clic en "Sign up with Google"
Selecciona tu cuenta de Google
Autoriza los permisos básicos que Zapier necesita
Serás redirigido al dashboard de Zapier

Paso 4: Configuración Inicial

Zapier te hará algunas preguntas para personalizar tu experiencia:

Pregunta 1: "What's your role?" Selecciona tu rol principal:

Marketing
Sales
Operations
IT
Other

Pregunta 2: "What would you like to automate?" Puedes seleccionar opciones como:

Lead management
Email marketing
Data entry
Social media
Customer support

Tip: No te preocupes demasiado por estas respuestas. Solo ayudan a Zapier a mostrarte plantillas relevantes. Puedes cambiar esto después.

Pregunta 3: "What apps do you use?" Selecciona las apps que usas frecuentemente. Zapier te sugerirá automatizaciones basadas en estas.

Paso 5: Verificar tu Email

Revisa tu bandeja de entrada
Busca el email de Zapier
Haz clic en el link de verificación
Tu cuenta está lista

El Dashboard de Zapier

Una vez dentro, verás el dashboard principal. Vamos a conocer cada sección.

Vista General del Dashboard

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  [Logo Zapier]   Home  Zaps  Apps  Task History    [Tu perfil] │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐   │
│  │  Welcome back!                    [+ Create Zap]        │   │
│  └─────────────────────────────────────────────────────────┘   │
│                                                                 │
│  ┌──────────────────┐  ┌──────────────────┐                    │
│  │   Your Zaps      │  │   Task History   │                    │
│  │   ───────────    │  │   ────────────   │                    │
│  │   0 Active       │  │   0 tasks today  │                    │
│  │   0 Off          │  │   0 this week    │                    │
│  └──────────────────┘  └──────────────────┘                    │
│                                                                 │
│  ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐   │
│  │  Popular templates for you                               │   │
│  │  ─────────────────────────────────────────────────────   │   │
│  │  [Template 1]  [Template 2]  [Template 3]  [Template 4]  │   │
│  └─────────────────────────────────────────────────────────┘   │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Navegación Principal

1. Home (Inicio)

Tu página de inicio con:

Resumen de tus Zaps activos
Uso de tareas del mes
Plantillas recomendadas
Acceso rápido a crear nuevo Zap

2. Zaps

Aquí viven todas tus automatizaciones.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Zaps                                        [+ Create Zap]    │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  [Buscar Zaps...]                    Filtrar: All ▼  Sort ▼    │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  📁 All Zaps (0)                                               │
│  📁 My folder (0)                                              │
│                                                                 │
│  ─────────────────────────────────────────────────────────────  │
│                                                                 │
│  No Zaps yet. Create your first Zap!                           │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Funcionalidades clave:

Búsqueda: Encuentra Zaps por nombre
Filtros: Ver solo activos, pausados, o con errores
Carpetas: Organiza tus Zaps por proyecto o área
Estado: Indicador visual de ON/OFF

3. Apps

Catálogo de todas las aplicaciones conectables.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Apps                                                           │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  [Buscar apps...]                                               │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  Your connected apps (0)                                       │
│  ─────────────────────────────────────────────────────────────  │
│  No apps connected yet. Connect your first app!                │
│                                                                 │
│  Popular apps                                                   │
│  ─────────────────────────────────────────────────────────────  │
│  [Gmail] [Slack] [Google Sheets] [HubSpot] [Salesforce]        │
│  [Trello] [Asana] [Notion] [Airtable] [Mailchimp]              │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Desde aquí puedes:

Ver apps ya conectadas
Conectar nuevas apps
Ver qué triggers y actions tiene cada app
Descubrir nuevas integraciones

4. Task History (Historial de Tareas)

Registro de todas las ejecuciones de tus Zaps.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Task History                                                   │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  Filtrar: All Zaps ▼   All statuses ▼   Last 7 days ▼         │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  Timestamp       Zap Name              Status    Tasks Used    │
│  ─────────────────────────────────────────────────────────────  │
│  (Sin actividad aún)                                           │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Información disponible:

Timestamp: Cuándo se ejecutó
Zap Name: Qué automatización corrió
Status: Success, Error, Filtered
Tasks Used: Cuántas tareas consumió
Details: Log detallado de cada paso

Conceptos Clave de Zapier

Zaps

Un Zap es una automatización completa. Incluye:

Un trigger (inicio)
Uno o más actions (pasos)
Filtros opcionales

Los Zaps pueden estar:

ON: Funcionando activamente
OFF: Pausados, no se ejecutan

Tasks

Una Task es cada vez que una action se ejecuta exitosamente.

Ejemplo:

Un Zap con 3 actions se ejecuta 10 veces
Total de tasks usadas: 30 (3 actions × 10 ejecuciones)

El plan gratuito incluye 100 tasks/mes. Cada action exitosa cuenta como 1 task.

Nota importante: El trigger NO cuenta como task. Solo las actions cuentan.

Connections (Conexiones)

Una Connection es la autorización entre Zapier y una app.

Por ejemplo, para usar Gmail en tus Zaps:

Conectas tu cuenta de Gmail (una sola vez)
Esa conexión queda guardada
Todos tus Zaps pueden usar esa misma conexión

Planes de Zapier

Plan Gratuito

Característica	Límite
Tasks por mes	100
Zaps activos	5
Pasos por Zap	2 (trigger + 1 action)
Frecuencia de ejecución	15 minutos
Apps premium	No

Suficiente para:

Aprender la plataforma
Automatizaciones simples
Proyectos personales pequeños

Plan Starter ($19.99/mes)

Característica	Límite
Tasks por mes	750
Zaps activos	20
Pasos por Zap	Ilimitados
Frecuencia de ejecución	2 minutos
Apps premium	Si

Recomendado para:

Profesionales individuales
Automatizaciones multi-paso
Pequeños negocios

Plan Professional ($49/mes)

Característica	Límite
Tasks por mes	2,000
Zaps activos	Ilimitados
Pasos por Zap	Ilimitados
Frecuencia de ejecución	1 minuto
Auto-replay de errores	Si

Recomendado para:

Equipos pequeños
Alto volumen de automatizaciones
Operaciones críticas de negocio

Configurar tu Perfil

Acceder a Configuración

Haz clic en tu avatar (esquina superior derecha)
Selecciona "Settings"

Configuraciones Importantes

Información Personal

Nombre
Email
Foto de perfil

Zona Horaria

Crítico para triggers programados. Asegúrate de configurar tu zona horaria correcta.

Ve a Settings → Personal
Busca "Timezone"
Selecciona tu zona (ej: America/Mexico_City)

Notificaciones

Configura cómo quieres ser notificado:

Errores en Zaps
Uso de tasks cerca del límite
Actualizaciones de producto

Recomendación: Activa notificaciones de errores por email. Es importante saber cuando algo falla.

Conectar tu Primera App

Antes de crear tu primer Zap, conectemos una app para tener todo listo.

Paso 1: Ir a Apps

En el menú principal, haz clic en "Apps"
Haz clic en "Add Connection" o busca la app

Paso 2: Conectar Google (ejemplo)

Busca "Google Sheets" en la barra de búsqueda
Haz clic en la app
Haz clic en "Connect"
Selecciona tu cuenta de Google
Autoriza los permisos necesarios
La app aparecerá en "Your connected apps"

Permisos que Zapier Solicita

Cuando conectas una app, Zapier solicita permisos específicos:

Para Google Sheets:

Ver tus hojas de cálculo
Editar tus hojas de cálculo
Crear nuevas hojas

Para Gmail:

Leer emails
Enviar emails en tu nombre
Administrar etiquetas

Seguridad: Zapier solo accede a lo necesario para las automatizaciones. Puedes revocar permisos en cualquier momento desde la configuración de cada app.

Explorar Plantillas

Zapier tiene miles de plantillas pre-configuradas. Son excelentes para:

Inspirarte en qué automatizar
Comenzar rápido sin configurar desde cero
Aprender patrones comunes

Encontrar Plantillas

Desde el dashboard, ve a la sección "Templates"
O visita zapier.com/app/explore
Busca por app o por caso de uso

Plantillas Populares para Empezar

Plantilla	Descripción
Gmail → Google Sheets	Guardar adjuntos de email en spreadsheet
Typeform → HubSpot	Crear contactos desde formularios
New Slack message → Asana	Crear tareas desde mensajes
Google Calendar → Slack	Notificar eventos próximos
Shopify → Google Sheets	Registrar pedidos automáticamente

Verificar tu Configuración

Antes de continuar, asegúrate de tener:

Cuenta de Zapier creada
Email verificado
Zona horaria configurada correctamente
Al menos una app conectada (Google recomendado)
Notificaciones de errores activadas

Tips Profesionales

Tip 1: Usa un email profesional para Zapier. Evita cuentas personales si es para trabajo.

Tip 2: Conecta todas las apps que usas regularmente de una vez. Así estarán listas cuando las necesites.

Tip 3: Crea una carpeta para "Tests" donde guardarás Zaps de prueba que no quieres mezclar con los de producción.

Tip 4: Guarda la página de Task History en favoritos. La visitarás frecuentemente para verificar que todo funcione.

Resumen

En esta lección:

Creaste tu cuenta gratuita de Zapier
Conociste el dashboard y sus secciones principales
Aprendiste los conceptos de Zaps, Tasks y Connections
Configuraste tu zona horaria y notificaciones
Conectaste tu primera app

Tu cuenta está lista para crear automatizaciones.

Siguiente paso

En la próxima lección, crearás tu primer Zap completo: una automatización que guarda información de emails de Gmail en Google Sheets. Es el "Hello World" de la automatización.