Salesforce: Actualizar oportunidades

Salesforce es la plataforma CRM más potente del mercado, pero su efectividad depende de mantener los datos actualizados. En esta lección, aprenderás a automatizar la gestión de oportunidades para que tu equipo se enfoque en vender, no en actualizar registros.

El costo de los datos desactualizados

Un estudio de Salesforce reveló que los representantes de ventas pasan solo el 34% de su tiempo vendiendo. El resto se consume en tareas administrativas como:

Actualizar estados de oportunidades
Registrar llamadas y reuniones
Sincronizar información entre herramientas
Buscar datos dispersos en diferentes sistemas

Con automatización, puedes recuperar ese tiempo perdido.

Mantener Salesforce actualizado automáticamente

Zap 1: Email recibido → Actividad registrada

Trigger: Gmail - New Email Matching Search Filter: Email es de un contacto en Salesforce Action: Salesforce - Create Task

Configuración del trigger:

Search: from:{{cualquier_dominio}}
        has:attachment OR subject:(propuesta OR cotización OR contrato)

Filtro adicional en Zapier:
- Buscar contacto en Salesforce por email
- Solo continuar si el contacto existe

Crear tarea en Salesforce:

Subject: "Email recibido: {{Email Subject}}"
Status: Completed
Priority: Normal
Type: Email
Related To: {{Opportunity ID}} (si existe)
Description: "De: {{From}}
Fecha: {{Date}}
Resumen: {{Email Snippet}}"

Zap 2: Reunión de calendario → Actividad en Salesforce

Trigger: Google Calendar - Event Start Filter: Evento contiene email de contacto de Salesforce Action 1: Salesforce - Find Record (Contact by Email) Action 2: Salesforce - Create Event

Configuración:

Subject: {{Calendar Event Title}}
Start DateTime: {{Event Start}}
End DateTime: {{Event End}}
Location: {{Event Location}}
Related To: {{Opportunity ID}}
Description: "Reunión programada vía Google Calendar

Participantes: {{Attendees}}
Notas: {{Event Description}}"

Zap 3: Propuesta enviada → Actualizar etapa

Trigger: PandaDoc - Document Status Changed (Sent) Action 1: Salesforce - Find Opportunity Action 2: Salesforce - Update Opportunity

Búsqueda de oportunidad:

Field: Name
Operator: Contains
Value: {{Recipient Company Name}}

Actualización:

Stage: "Proposal Sent"
Next Step: "Follow up in 3 days"
Last Activity: {{Current Date}}
Description (append): "
---
Propuesta enviada: {{Document Name}}
Fecha: {{Sent Date}}
Enlace: {{Document Link}}"

Sincronización con otras herramientas

Zap: Salesforce ↔ Slack (Comunicación del equipo)

Trigger: Salesforce - Updated Opportunity Filter: Stage changed to "Closed Won" OR "Closed Lost" Action: Slack - Send Channel Message

Mensaje para Closed Won:

🎉 *¡DEAL CERRADO!*

*Oportunidad:* {{Opportunity Name}}
*Cuenta:* {{Account Name}}
*Valor:* ${{Amount}}
*Propietario:* {{Owner Name}}

🏆 Felicitaciones al equipo!

#ventas #wins

Mensaje para Closed Lost:

📉 *Oportunidad perdida*

*Oportunidad:* {{Opportunity Name}}
*Cuenta:* {{Account Name}}
*Valor potencial:* ${{Amount}}
*Razón:* {{Loss Reason}}

Análisis post-mortem programado.

Zap: Salesforce → Google Sheets (Reportes)

Trigger: Salesforce - Updated Opportunity (Stage Changed) Action: Google Sheets - Create Spreadsheet Row

Campos a registrar:

- Date: {{Current Timestamp}}
- Opportunity ID: {{Id}}
- Opportunity Name: {{Name}}
- Account: {{Account Name}}
- Previous Stage: (usar Formatter para obtener)
- New Stage: {{StageName}}
- Amount: {{Amount}}
- Close Date: {{CloseDate}}
- Owner: {{Owner Name}}
- Days in Previous Stage: (calcular con Code)

Zap: Salesforce ↔ Asana (Gestión de proyectos)

Trigger: Salesforce - Opportunity Stage Changed to "Closed Won" Action 1: Asana - Create Project from Template Action 2: Asana - Create Task Action 3: Salesforce - Update Opportunity

Crear proyecto de implementación:

Project Name: "Implementación - {{Account Name}}"
Template: "Client Onboarding Template"
Team: "Customer Success"
Due Date: {{Close Date}} + 30 days

Actualizar Salesforce:

Custom Field "Asana Project": {{Asana Project URL}}
Description (append): "Proyecto de implementación creado: {{Project URL}}"

Automatización de cambios de etapa

Sistema de actualización automática basado en acciones

Zap: Contrato firmado → Closed Won

Trigger: DocuSign - Envelope Completed Action 1: Salesforce - Find Opportunity (by Account Name) Action 2: Salesforce - Update Opportunity

Actualización automática:

Stage: "Closed Won"
Close Date: {{Signed Date}}
Contract Signed Date: {{Signed Date}}
Contract Link: {{Document URL}}
Amount: (verificar que coincida con el contrato)

Zap: Sin actividad → Alerta de estancamiento

Trigger: Schedule - Every Day at 8am Action 1: Salesforce - Find Records (Opportunities) Action 2: Filter - Last Activity > 14 days Action 3: Slack - Send Direct Message to Owner

Búsqueda de oportunidades estancadas:

Criteria:
- Stage NOT IN ('Closed Won', 'Closed Lost')
- Last Activity Date < TODAY - 14
- Amount > $10,000

Mensaje al propietario:

⚠️ *Oportunidad sin actividad*

Las siguientes oportunidades no tienen actividad en 14+ días:

{{#each opportunities}}
• *{{Name}}* - {{Account}}
  Etapa: {{Stage}} | Valor: ${{Amount}}
  Última actividad: {{Last Activity Date}}
{{/each}}

Por favor actualiza el estado o registra una actividad.

Zap: Mover automáticamente según fechas

Trigger: Schedule - Every Day at 6am Action 1: Salesforce - Find Records Action 2: Loop - For each opportunity Action 3: Salesforce - Update Record

Lógica de actualización:

Si Close Date < HOY y Stage no es Closed:
  → Stage = "Requires Review"
  → Flag = "Overdue"
  → Notificar al manager

Si Close Date = HOY y Stage = "Negotiation":
  → Crear tarea urgente de seguimiento

Registro automático de actividades

Zap: Llamada completada → Log en Salesforce

Trigger: RingCentral/Aircall - Call Completed Action 1: Salesforce - Find Contact by Phone Action 2: Salesforce - Create Task (Log Call)

Registro de llamada:

Subject: "Llamada: {{Call Direction}} - {{Duration}}"
Type: Call
Status: Completed
Call Duration: {{Duration in minutes}}
Call Result: {{Call Disposition}}
Related To: {{Opportunity ID}}
Description: "
Teléfono: {{Phone Number}}
Duración: {{Duration}}
Grabación: {{Recording URL}}
Notas: {{Call Notes}}"

Zap: Demo realizada → Actualizar oportunidad

Trigger: Calendly - Invitee Created (Demo Meeting) Action 1: Salesforce - Find Opportunity Action 2: Salesforce - Update Opportunity Action 3: Salesforce - Create Event

Actualización:

Stage: "Demo Scheduled"
Demo Date: {{Event Start Time}}
Next Step: "Conduct demo on {{Event Date}}"

Después de la demo (Trigger: Event End):
Stage: "Demo Completed"
Next Step: "Send proposal within 48 hours"

Zap: Notas de reunión → Salesforce automático

Trigger: Notion - Page Created in Database (Meeting Notes) Filter: Page contiene enlace a Salesforce Action: Salesforce - Update Opportunity

Extraer y actualizar:

Description (append): "
---
Notas de reunión - {{Date}}

{{Notion Page Content}}

Próximos pasos identificados:
{{Next Steps from Notion}}"

Next Step: {{First Next Step}}

Proyecto práctico: Pipeline automatizado

Construye un sistema completo de gestión de pipeline:

Componentes a implementar

1. Captura automática de actividades
   - Emails importantes → Tasks
   - Reuniones → Events
   - Llamadas → Call Logs

2. Actualización de etapas
   - Propuesta enviada → "Proposal Sent"
   - Contrato firmado → "Closed Won"
   - Sin respuesta 30 días → "Stalled"

3. Notificaciones inteligentes
   - Deal > $50K avanzó etapa → Notificar gerente
   - Oportunidad sin actividad 7 días → Recordatorio
   - Closed Won → Celebración en Slack

4. Sincronización bidireccional
   - Salesforce → Google Sheets (reporte)
   - Asana → Salesforce (proyectos vinculados)
   - Slack → Salesforce (notas de conversaciones)

Zap maestro: Orquestador de pipeline

Trigger: Salesforce - Opportunity Created/Updated

Path A: Nueva oportunidad
  → Crear carpeta en Google Drive
  → Crear proyecto base en Asana
  → Notificar en Slack
  → Agregar a lista de seguimiento

Path B: Cambio de etapa
  → Registrar en histórico (Sheets)
  → Notificar stakeholders relevantes
  → Actualizar tareas en Asana
  → Crear próximos pasos automáticamente

Path C: Deal cerrado (Won)
  → Celebrar en Slack
  → Crear proyecto de onboarding
  → Notificar a Customer Success
  → Actualizar forecasts

Path D: Deal cerrado (Lost)
  → Registrar razón de pérdida
  → Agregar a lista de nurturing
  → Programar revisión en 6 meses
  → Actualizar métricas

Mejores prácticas para Salesforce + Zapier

Usa IDs, no nombres: Siempre que sea posible, busca y actualiza registros por Salesforce ID, no por nombre (evita duplicados y errores).
Maneja los errores: Configura notificaciones para cuando un Zap falle, especialmente en actualizaciones críticas.
Respeta los límites de API: Salesforce tiene límites de API. Agrupa actualizaciones cuando sea posible.
Documenta tus automatizaciones: Mantén un registro de qué Zaps actualizan qué campos para evitar conflictos.
Prueba en Sandbox primero: Siempre prueba nuevos Zaps en un Sandbox de Salesforce antes de producción.

Ejercicio práctico

Construye tu sistema de actualización:

Crea un Zap que registre emails importantes como actividades
Configura actualización automática de etapa cuando se envía una propuesta (usa PandaDoc, DocuSign, o similar)
Implementa alertas de oportunidades estancadas (sin actividad en X días)
Crea un reporte diario automático de cambios en el pipeline

Tiempo estimado: 45-60 minutos

Resumen

En esta lección aprendiste a:

Mantener Salesforce actualizado automáticamente con datos de otras herramientas
Sincronizar oportunidades con Slack, Sheets, y herramientas de gestión de proyectos
Automatizar cambios de etapa basados en acciones reales
Registrar actividades automáticamente (llamadas, emails, reuniones)
Construir un sistema completo de gestión de pipeline

Con estas automatizaciones, tu equipo de ventas puede dedicar más tiempo a vender y menos a la administración del CRM.

Siguiente lección: Exploraremos cómo automatizar el seguimiento de deals en Pipedrive, ideal para equipos de ventas más ágiles.