Pipedrive: Seguimiento automático

Pipedrive es conocido por su enfoque visual y simplicidad en la gestión de ventas. En esta lección, aprenderás a potenciar Pipedrive con automatizaciones que garantizan que nunca pierdas el seguimiento de un deal.

Por qué automatizar el seguimiento en Pipedrive

El 80% de las ventas requieren 5 o más contactos de seguimiento, pero el 44% de los vendedores se rinden después del primer intento. La automatización elimina esta brecha asegurando seguimiento consistente.

Lo que automatizaremos

Recordatorios inteligentes de seguimiento
Actualización de deals desde emails
Integración con email marketing
Notificaciones de actividad del prospecto

Recordatorios automáticos de seguimiento

Zap 1: Nuevo deal → Crear actividad de seguimiento

Trigger: Pipedrive - New Deal Action: Pipedrive - Create Activity

Configuración:

Subject: "Contacto inicial con {{Person Name}}"
Type: Call
Due Date: {{Deal Created Date}} + 1 day
Duration: 15 minutes
Deal: {{Deal ID}}
Person: {{Person ID}}
Organization: {{Organization ID}}
Note: "Primer contacto con el prospecto.

Valor del deal: {{Deal Value}}
Etapa: {{Stage Name}}

Objetivo: Calificar necesidad y agendar demo."

Zap 2: Actividad completada → Crear siguiente seguimiento

Trigger: Pipedrive - Activity Updated (Marked as Done) Filter: Activity Type = "Call" OR "Meeting" Action: Pipedrive - Create Activity

Lógica de seguimiento según resultado:

Si el resultado fue positivo (código en Zapier):

const result = inputData.activityResult;
const dealStage = inputData.dealStage;

let nextActivity = {
  type: 'call',
  days: 3,
  subject: 'Seguimiento estándar'
};

if (result === 'interested') {
  nextActivity = {
    type: 'meeting',
    days: 2,
    subject: 'Agendar demo'
  };
} else if (result === 'needs_info') {
  nextActivity = {
    type: 'email',
    days: 1,
    subject: 'Enviar información solicitada'
  };
} else if (result === 'busy_callback') {
  nextActivity = {
    type: 'call',
    days: 7,
    subject: 'Callback programado'
  };
}

return nextActivity;

Zap 3: Deal sin actividad → Alerta urgente

Trigger: Schedule - Every Day at 9am Action 1: Pipedrive - Find Deals (Custom Filter) Action 2: Slack - Send Direct Message

Filtro de deals abandonados:

- Status: Open
- Next Activity Date: Empty OR < Today
- Last Updated: > 5 days ago
- Deal Value: > $1,000

Mensaje al vendedor:

🚨 *Deals que necesitan atención*

Los siguientes deals no tienen actividad programada:

{{#each deals}}
• *{{Title}}* - {{Organization Name}}
  Valor: ${{Value}} | Etapa: {{Stage}}
  Sin actividad desde: {{Last Updated}}
  [Ver en Pipedrive]({{Deal URL}})
{{/each}}

Programa seguimiento para hoy.

Actualización de deals desde emails

Zap: Email de prospecto → Registrar en Pipedrive

Trigger: Gmail - New Email Matching Search Action 1: Pipedrive - Find Person by Email Action 2: Pipedrive - Find Deal by Person Action 3: Pipedrive - Add Note to Deal

Búsqueda de emails relevantes:

Search query: from:(-@tuempresa.com)
              subject:(propuesta OR presupuesto OR interesado OR reunión)

Nota agregada al deal:

📧 Email recibido de {{Person Name}}

Asunto: {{Email Subject}}
Fecha: {{Email Date}}

Contenido:
{{Email Body Snippet}}

---
Registrado automáticamente por Zapier

Zap: Respuesta a propuesta → Actualizar etapa

Trigger: Gmail - New Email Matching Search Filter: Subject contains "Re: Propuesta" AND Body contains palabras clave Action 1: Pipedrive - Find Deal Action 2: Pipedrive - Update Deal

Lógica de actualización (Code by Zapier):

const emailBody = inputData.emailBody.toLowerCase();

let newStage = null;
let probability = null;

if (emailBody.includes('acepto') ||
    emailBody.includes('de acuerdo') ||
    emailBody.includes('procedamos')) {
  newStage = 'Negotiation'; // ID de etapa
  probability = 80;
} else if (emailBody.includes('precio') ||
           emailBody.includes('descuento') ||
           emailBody.includes('condiciones')) {
  newStage = 'Proposal Made';
  probability = 50;
} else if (emailBody.includes('no interesa') ||
           emailBody.includes('otro proveedor')) {
  newStage = 'Lost';
  probability = 0;
}

return { newStage, probability };

Zap: Link de tracking abierto → Notificar vendedor

Trigger: Mailtrack/Yesware - Email Opened Filter: Email was sent to Pipedrive contact Action 1: Pipedrive - Add Note Action 2: Slack - Send Direct Message

Notificación en tiempo real:

👀 *Propuesta vista*

{{Contact Name}} de {{Company}} acaba de abrir tu email.

Asunto: {{Email Subject}}
Abierto: {{Open Time}}
Veces abierto: {{Open Count}}
Dispositivo: {{Device Type}}

Este es un buen momento para llamar.
[Ver deal]({{Deal URL}})

Integración con email marketing

Zap: Nuevo deal → Agregar a secuencia de nurturing

Trigger: Pipedrive - New Deal Filter: Deal Stage = "Lead In" AND Value > $5,000 Action: Mailchimp - Add Subscriber to List + Tag

Configuración de Mailchimp:

List: "Sales Leads"
Tags: ["pipedrive", "{{Deal Stage}}", "high-value"]
Merge Fields:
  - FNAME: {{Person First Name}}
  - COMPANY: {{Organization Name}}
  - DEAL_VALUE: {{Deal Value}}
  - REP_NAME: {{Owner Name}}
  - REP_EMAIL: {{Owner Email}}

Zap: Deal avanza etapa → Cambiar secuencia de email

Trigger: Pipedrive - Deal Updated (Stage Changed) Action 1: Mailchimp - Update Subscriber Tags Action 2: ActiveCampaign - Add to Automation (alternativa)

Mapeo de etapas a secuencias:

Stage: "Qualified" → Tag: "nurture-qualified"
Stage: "Demo Scheduled" → Tag: "pre-demo"
Stage: "Proposal Made" → Tag: "post-proposal"
Stage: "Negotiation" → Tag: "closing-sequence"

Remover tags de etapas anteriores automáticamente.

Zap: Contacto interactúa con email → Actualizar deal

Trigger: Mailchimp - Subscriber Activity (Link Clicked) Filter: Link URL contains "pricing" OR "demo" OR "case-study" Action 1: Pipedrive - Find Deal by Email Action 2: Pipedrive - Add Note Action 3: Pipedrive - Create Activity

Nota agregada:

📊 *Actividad de email marketing*

{{Contact Email}} hizo clic en: {{Link URL}}
Campaña: {{Campaign Name}}
Fecha: {{Activity Date}}

Este contacto está mostrando interés activo.

Crear tarea de seguimiento:
Subject: "Seguimiento - Interés en {{Link Topic}}"
Type: Call
Due: Tomorrow

Flujo completo de seguimiento automatizado

Aquí tienes un sistema completo para nunca perder un deal:

1. NUEVO DEAL CREADO
   ↓
   → Crear actividad de contacto inicial (mañana)
   → Agregar a secuencia de email marketing
   → Notificar al vendedor en Slack

2. ACTIVIDAD COMPLETADA
   ↓
   → Analizar resultado de la actividad
   → Crear siguiente actividad apropiada
   → Actualizar etapa si corresponde
   → Actualizar tags de email marketing

3. EMAIL RECIBIDO DE PROSPECTO
   ↓
   → Registrar nota en el deal
   → Analizar contenido del email
   → Actualizar etapa si hay señales
   → Notificar al vendedor inmediatamente

4. PROSPECTO INTERACTÚA CON CONTENIDO
   ↓
   → Registrar actividad en Pipedrive
   → Crear tarea de seguimiento urgente
   → Notificar al vendedor
   → Aumentar prioridad del deal

5. DEAL SIN ACTIVIDAD (5+ DÍAS)
   ↓
   → Enviar alerta diaria al vendedor
   → Enviar email automático de "checking in"
   → Escalar a gerente si > 10 días

Ejercicio práctico

Implementa seguimiento automático en Pipedrive:

Crea un Zap que genere una actividad de seguimiento cuando se crea un nuevo deal
Configura alertas diarias para deals sin actividad programada
Conecta con Mailchimp o tu herramienta de email para sincronizar contactos
Implementa notificaciones cuando un prospecto responde a un email

Tiempo estimado: 20-30 minutos

Resumen

En esta lección aprendiste a:

Crear recordatorios automáticos de seguimiento basados en actividades
Actualizar deals automáticamente desde interacciones por email
Integrar Pipedrive con herramientas de email marketing
Configurar alertas para deals que necesitan atención
Construir un sistema completo de seguimiento que no deja escapar oportunidades

El seguimiento consistente es la diferencia entre ganar y perder deals. Con estas automatizaciones, tu pipeline de Pipedrive siempre estará activo.

Siguiente lección: Aprenderás a crear un sistema de lead routing que distribuye leads automáticamente según criterios específicos.