HubSpot: Gestión automática de leads

La gestión manual de leads consume tiempo valioso que tu equipo de ventas debería invertir en cerrar negocios. En esta lección, aprenderás a automatizar completamente la captura, enriquecimiento y gestión de leads en HubSpot usando Zapier.

El problema de la gestión manual de leads

Imagina este escenario común:

Un visitante completa un formulario en tu landing page
Otro lead llega por LinkedIn
Un tercero escribe un email solicitando información
Y otro más descarga un ebook

Sin automatización, alguien debe manualmente:

Revisar cada fuente
Copiar datos a HubSpot
Verificar duplicados
Asignar al vendedor correcto
Crear tareas de seguimiento

Este proceso puede tomar 15-20 minutos por lead. Con 50 leads diarios, son más de 12 horas perdidas.

Captura de leads desde múltiples fuentes

Zap 1: Formulario web → HubSpot

Trigger: Typeform - New Entry Action: HubSpot - Create Contact

Configuración paso a paso:

1. Conecta tu cuenta de Typeform
2. Selecciona el formulario de captura de leads
3. En HubSpot, mapea los campos:
   - Email: {{email}}
   - First Name: {{nombre}}
   - Last Name: {{apellido}}
   - Company: {{empresa}}
   - Phone: {{telefono}}
   - Lead Source: "Website Form"

Zap 2: LinkedIn Lead Gen → HubSpot

Trigger: LinkedIn Lead Gen Forms - New Lead Action: HubSpot - Create or Update Contact

Mapeo de campos LinkedIn:

- Email: {{Lead Email}}
- First Name: {{Lead First Name}}
- Last Name: {{Lead Last Name}}
- Job Title: {{Lead Job Title}}
- Company Name: {{Lead Company Name}}
- Lead Source: "LinkedIn Ads"

Zap 3: Email entrante → HubSpot

Trigger: Gmail - New Email Matching Search (from:* subject:información) Filter: Only continue if email NOT contains @tuempresa.com Action: HubSpot - Create Contact

Extracción de datos del email:

- Email: {{From Email}}
- First Name: (Extraer del nombre del remitente)
- Lead Source: "Email Inbound"
- Notes: {{Email Body}}

Auto-enriquecimiento de datos de contacto

Los leads raramente proporcionan toda la información que necesitas. Usa Zapier para enriquecer automáticamente cada contacto.

Zap de enriquecimiento con Clearbit

Trigger: HubSpot - New Contact Action 1: Clearbit - Enrich Person Action 2: HubSpot - Update Contact

Campos que Clearbit puede agregar:

- Company Size: {{employment.seniority}}
- Industry: {{company.category.industry}}
- LinkedIn URL: {{linkedin.handle}}
- Twitter: {{twitter.handle}}
- Company Revenue: {{company.metrics.estimatedAnnualRevenue}}
- Company Employees: {{company.metrics.employees}}
- Location: {{geo.city}}, {{geo.country}}

Alternativa gratuita: Enriquecimiento con Hunter.io

Trigger: HubSpot - New Contact Action 1: Hunter - Domain Search (usando el dominio del email) Action 2: HubSpot - Update Contact

Datos obtenidos:

- Company Domain: {{domain}}
- Company Type: {{type}}
- Headcount: {{headcount}}
- Technologies: {{technologies}}

Implementación de Lead Scoring básico

El lead scoring te permite priorizar automáticamente los leads más prometedores.

Sistema de puntuación con Zapier + Code

Trigger: HubSpot - New Contact Created Action 1: Code by Zapier - Run JavaScript

// Calcular score basado en criterios
let score = 0;

// Puntos por cargo
const jobTitle = inputData.jobTitle?.toLowerCase() || '';
if (jobTitle.includes('ceo') || jobTitle.includes('director')) score += 30;
else if (jobTitle.includes('manager') || jobTitle.includes('gerente')) score += 20;
else if (jobTitle.includes('analyst') || jobTitle.includes('analista')) score += 10;

// Puntos por tamaño de empresa
const employees = parseInt(inputData.companySize) || 0;
if (employees > 500) score += 25;
else if (employees > 100) score += 15;
else if (employees > 20) score += 5;

// Puntos por industria objetivo
const targetIndustries = ['tecnología', 'finanzas', 'retail', 'manufactura'];
const industry = inputData.industry?.toLowerCase() || '';
if (targetIndustries.some(ind => industry.includes(ind))) score += 20;

// Puntos por fuente
const source = inputData.leadSource || '';
if (source === 'Referral') score += 25;
else if (source === 'Demo Request') score += 30;
else if (source === 'Content Download') score += 10;

return { leadScore: score };

Action 2: HubSpot - Update Contact

Lead Score: {{leadScore}}

Clasificación automática por score

Trigger: HubSpot - Contact Property Changed (Lead Score) Filter: Lead Score > 60 Action: HubSpot - Update Contact

Lifecycle Stage: "Marketing Qualified Lead"

Secuencias de seguimiento automatizadas

Zap: Nuevo lead → Secuencia de bienvenida

Trigger: HubSpot - New Contact Filter: Lead Source = "Website Form" AND Lifecycle Stage = "Subscriber" Action: HubSpot - Enroll Contact in Sequence

Configuración de la secuencia:

Secuencia: "Welcome - Website Leads"
Tasks to create: Yes
Starting step: 1
Execution time: During business hours only

Zap: Lead calificado → Notificación inmediata

Trigger: HubSpot - Contact Property Changed Filter: Lifecycle Stage changed to "Sales Qualified Lead" Action 1: Slack - Send Direct Message Action 2: HubSpot - Create Task

Mensaje de Slack:

🔥 *Nuevo SQL asignado*

*Contacto:* {{First Name}} {{Last Name}}
*Empresa:* {{Company}}
*Score:* {{Lead Score}}
*Fuente:* {{Lead Source}}

Ver en HubSpot: {{Contact URL}}

Tarea en HubSpot:

Title: "Llamar a {{First Name}} - Nuevo SQL"
Type: Call
Priority: High
Due Date: Today + 1 hour
Assigned To: (Owner del contacto)
Notes: "Lead calificado con score {{Lead Score}}.
        Revisar historial antes de llamar."

Automatización completa: De formulario a seguimiento

Aquí tienes un flujo completo que combina todo lo aprendido:

Multi-step Zap: Lead completo

Paso 1: Trigger
- Typeform - New Entry

Paso 2: Crear contacto
- HubSpot - Create Contact
- Mapear todos los campos del formulario

Paso 3: Enriquecer datos
- Clearbit - Enrich Person
- Input: Email del contacto

Paso 4: Actualizar con datos enriquecidos
- HubSpot - Update Contact
- Agregar datos de Clearbit

Paso 5: Calcular lead score
- Code by Zapier - Run JavaScript
- Aplicar lógica de scoring

Paso 6: Actualizar score
- HubSpot - Update Contact
- Lead Score: {{score calculado}}

Paso 7: Filtro condicional
- Filter - Only continue if score > 50

Paso 8: Notificar equipo (si score alto)
- Slack - Send Channel Message

Paso 9: Crear tarea de seguimiento
- HubSpot - Create Task

Paso 10: Agregar a lista de email
- Mailchimp - Add Subscriber to List

Métricas y monitoreo

Configura un dashboard de seguimiento:

Zap: Reporte diario de leads

Trigger: Schedule by Zapier - Every Day at 9am Action 1: HubSpot - Find Contacts (Created Today) Action 2: Code by Zapier - Aggregate Data Action 3: Slack - Send Channel Message

Reporte diario:

📊 *Resumen de Leads - {{Fecha}}*

• Nuevos leads: {{total_leads}}
• Leads calificados (score >60): {{qualified}}
• Fuentes principales:
  - Website: {{web_leads}}
  - LinkedIn: {{linkedin_leads}}
  - Email: {{email_leads}}

Top 3 leads del día:
1. {{lead1_name}} - {{lead1_company}} (Score: {{lead1_score}})
2. {{lead2_name}} - {{lead2_company}} (Score: {{lead2_score}})
3. {{lead3_name}} - {{lead3_company}} (Score: {{lead3_score}})

Errores comunes a evitar

No verificar duplicados: Siempre usa "Create or Update" en lugar de solo "Create"
Mapeo incorrecto de campos: Verifica que los campos de HubSpot coincidan con tu fuente
No configurar filtros: Sin filtros, puedes crear contactos indeseados (ej: emails de tu propio dominio)
Ignorar el timezone: Configura las tareas y notificaciones en la zona horaria correcta
No probar con datos reales: Siempre prueba tu Zap con un lead de prueba completo

Ejercicio práctico

Crea tu sistema de captura de leads:

Configura un formulario de captura en Typeform o Google Forms
Crea un Zap que capture leads en HubSpot (o usa el CRM gratuito de HubSpot)
Agrega al menos 3 criterios de lead scoring
Configura una notificación de Slack para leads con score > 50
Crea una tarea automática de seguimiento

Tiempo estimado: 30-45 minutos

Resumen

En esta lección aprendiste a:

Capturar leads automáticamente desde múltiples fuentes
Enriquecer datos de contacto con herramientas externas
Implementar un sistema básico de lead scoring
Crear secuencias de seguimiento automatizadas
Configurar notificaciones y tareas para tu equipo de ventas

La automatización de leads en HubSpot puede ahorrarte horas diarias y asegurar que ningún lead prometedor se pierda en el proceso.

Siguiente lección: Aprenderás a automatizar la gestión de oportunidades en Salesforce, manteniendo tu pipeline siempre actualizado.