Distribuir reportes automáticamente

Introducción: El Último Eslabón

Tienes los datos recolectados. Tienes reportes narrativos generados por IA. Pero si nadie los ve, no sirven de nada.

El problema común:

Lunes 8am: Reporte generado automáticamente ✓
Lunes 10am: Nadie lo ha leído
Martes: "Oye, ¿dónde está el reporte semanal?"
Miércoles: Alguien lo encuentra en una carpeta olvidada
Jueves: Ya es información vieja

La solución: Distribución proactiva

El reporte correcto → A la persona correcta → En el momento correcto → En el formato correcto

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Canales de Distribución

1. Email (Formal, Archivable)

Mejor para:

• Reportes ejecutivos
• Documentación oficial
• Audiencias externas (clientes, inversionistas)
• Contenido que necesita ser archivado

Formato ideal:

• HTML bien formateado
• Resumen en primeros 2 párrafos
• Datos clave destacados
• CTA claro ("Ver dashboard completo")

2. Slack (Rápido, Colaborativo)

Mejor para:

• Alertas inmediatas
• Resúmenes cortos del equipo
• Métricas diarias
• Discusión en tiempo real

Formato ideal:

• Mensaje corto (3-5 bullets)
• Emojis para contexto visual
• Link a detalle si es necesario
• Thread para discusión

3. Dashboard (Interactivo, Self-Service)

Mejor para:

• Exploración de datos
• Drill-down en métricas
• Audiencias técnicas
• Datos en tiempo real

Formato ideal:

• Looker Studio / Tableau
• Link en email o Slack
• Filtros para personalizar

4. PDF (Permanente, Compartible)

Mejor para:

• Reportes mensuales formales
• Presentaciones a board
• Documentación de cumplimiento
• Compartir externamente

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Zap 1: Email Automático Profesional

Configuración Básica

Trigger: Schedule o completion de generación

App: Schedule by Zapier
Trigger: Every Week
Day: Monday
Time: 8:30 AM

Acción: Gmail - Send Email

App: Gmail
Action: Send Email

To: marketing-team@empresa.com
CC: cmo@empresa.com
BCC: analytics@empresa.com

Subject: Reporte Marketing Semanal - {{fecha_semana}}

Body Type: HTML

Personalización por Destinatario

Usar Paths para diferentes audiencias:

Path A: Equipo de Marketing
- Detalle completo
- Métricas por canal
- Recomendaciones tácticas

Path B: Liderazgo Ejecutivo
- Resumen de 100 palabras
- Solo KPIs principales
- Sin jerga técnica

Path C: Equipo de Ventas
- Focus en leads y MQLs
- Quality score de leads
- Pipeline projection

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Zap 2: Notificación en Slack

Resumen Diario en Canal

App: Slack
Action: Send Channel Message
Channel: #marketing-metrics

Message:
"""
:chart_with_upwards_trend: *Métricas de Ayer - {{fecha}}*

*Leads:* {{leads}} ({{leads_change}} vs día anterior)
*Sesiones:* {{sesiones}}
*Gasto Ads:* ${{gasto}}
*Conversiones:* {{conversiones}}

{{#if alerta}}
:warning: *Alerta:* {{alerta}}
{{/if}}

<{{dashboard_url}}|Ver dashboard completo>
"""

Unfurl Links: No
Bot Name: Marketing Bot
Bot Icon: :bar_chart:

Alerta Urgente (DM)

App: Slack
Action: Send Direct Message
User: {{responsable_email}}

Message:
"""
:rotating_light: *Alerta de Marketing*

{{descripcion_alerta}}

*Métrica:* {{metrica_afectada}}
*Valor actual:* {{valor_actual}}
*Umbral:* {{umbral}}
*Desviación:* {{desviacion}}%

Requiere atención inmediata.

<{{link_detalle}}|Ver detalle>
"""

Thread para Discusión

App: Slack
Action: Send Channel Message (Thread)
Channel: #marketing-metrics
Thread TS: {{mensaje_principal_ts}}

Message:
"""
*Detalle adicional:*

*Por canal:*
- Orgánico: {{leads_organico}} leads
- Paid Social: {{leads_paid_social}} leads
- SEM: {{leads_sem}} leads
- Email: {{leads_email}} leads

*Top campañas:*
1. {{campana_1}} - {{leads_1}} leads, ${{cpl_1}} CPL
2. {{campana_2}} - {{leads_2}} leads, ${{cpl_2}} CPL
3. {{campana_3}} - {{leads_3}} leads, ${{cpl_3}} CPL
"""

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Zap 3: Distribución Condicional

Solo Enviar Si Hay Cambios Significativos

Lógica:

• Si variación > 15%, enviar alerta
• Si variación < 15%, no enviar (evitar ruido)

Paso 1: Calcular variación
App: Formatter
Action: Numbers > Perform Math
Formula: ABS(({{actual}} - {{anterior}}) / {{anterior}}) * 100
Output: variacion_porcentaje

Paso 2: Filter
App: Filter by Zapier
Only continue if:
  {{variacion_porcentaje}} (Number) Greater than 15

Paso 3: Enviar solo si pasa filtro
App: Slack / Gmail
(Mensaje de alerta)

Enviar Solo Si Métrica Está Fuera de Rango

Paso 1: Filter
App: Filter by Zapier
Condition A: {{cpl}} (Number) Greater than {{cpl_maximo}}
OR
Condition B: {{leads}} (Number) Less than {{leads_minimo}}

Paso 2: Si pasa, enviar alerta
App: Slack
Message: ":warning: Métrica fuera de rango: {{descripcion}}"

Diferentes Reportes Según Día

Paso 1: Paths by Zapier

Path A: Lunes
  Condition: {{day_of_week}} = Monday
  Action: Enviar reporte semanal completo

Path B: Viernes
  Condition: {{day_of_week}} = Friday
  Action: Enviar preview de fin de semana

Path C: Otros días
  Condition: (default)
  Action: Solo enviar si hay alertas

Escalar Alertas Según Severidad

Paso 1: Determinar severidad
App: Formatter
Action: Lookup Table

Input: {{tipo_alerta}}
Lookup Table:
  - "cpl_alto" → "media"
  - "leads_bajo" → "alta"
  - "conversion_caida" → "alta"
  - "gasto_excedido" → "critica"

Output: severidad

Paso 2: Paths según severidad

Path A: Severidad = "critica"
  - DM a CMO + VP Marketing
  - Email urgente
  - Llamada telefónica (via Twilio)

Path B: Severidad = "alta"
  - DM a Marketing Manager
  - Post en #marketing-alerts

Path C: Severidad = "media"
  - Solo post en canal general
  - Incluir en reporte diario

Path D: Severidad = "baja"
  - Solo registrar en log
  - Incluir en reporte semanal

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Programación Inteligente

Horarios Óptimos por Tipo de Reporte

REPORTES EJECUTIVOS:
- Lunes 8:00 AM - Inicio de semana, mente fresca
- Evitar: Viernes PM, fines de semana

ALERTAS URGENTES:
- Inmediato (cualquier hora)
- Incluir en-demand phone call si es crítico

REPORTES DE EQUIPO:
- Martes-Jueves 9:00 AM
- Después de stand-ups matutinos

REPORTES MENSUALES:
- Primer día hábil del mes
- 10:00 AM (después de que llegue el equipo)

MÉTRICAS DIARIAS:
- 6:00-7:00 AM (antes de que empiece el día)
- O 6:00 PM (resumen del día)

Respetar Zonas Horarias

App: Schedule by Zapier
Timezone: Configurar según audiencia

Si equipo distribuido:
- Reportes globales: Usar UTC
- Reportes regionales: Zona local de la oficina principal

Ejemplo:
- Reporte LATAM: America/Mexico_City (9 AM)
- Reporte USA: America/New_York (9 AM)
- Reporte Europa: Europe/Madrid (9 AM)

Evitar Notificaciones Fuera de Horario

Paso 1: Check hora actual
App: Formatter
Action: Date/Time > Format
To Format: HH (hora en 24h)
Output: hora_actual

Paso 2: Filter
Only continue if:
  {{hora_actual}} Greater than or equal to 8
  AND
  {{hora_actual}} Less than 19

(Solo enviar entre 8am y 7pm)

Excepción: Alertas críticas ignoran este filtro

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Configurar Lista de Distribución

Gestión Dinámica de Destinatarios

Opción A: Google Sheets como fuente

Spreadsheet: Configuracion_Reportes
Worksheet: Destinatarios

| Reporte | Email | Slack_ID | Rol | Activo |
|---------|-------|----------|-----|--------|
| Semanal | cmo@empresa.com | U123456 | CMO | TRUE |
| Semanal | marketing@empresa.com | U234567 | Manager | TRUE |
| Diario | analytics@empresa.com | U345678 | Analyst | TRUE |
| Alertas | vp@empresa.com | U456789 | VP | TRUE |

Zap consulta esta hoja y envía a todos los activos.

Opción B: Airtable para más control

Base: Marketing Operations
Table: Report Distribution

Fields:
- Nombre
- Email
- Slack User ID
- Reportes (multiple select: Semanal, Diario, Alertas)
- Nivel (Executive, Manager, Analyst)
- Timezone
- Activo (checkbox)
- Notas

Zap filtra por reporte y nivel, envía personalizado.

Opt-out Automático

Incluir en cada email:
"¿No quieres recibir estos reportes? <link>Click aquí</link>"

Link va a Google Form que:
1. Registra solicitud de baja
2. Trigger Zap que actualiza Sheets/Airtable
3. Próximo envío ya no incluye a esa persona

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Ejemplo Completo: Sistema de 3 Reportes

Reporte 1: Daily Pulse (Todos los días 7am)

TRIGGER: Schedule - Daily at 7:00 AM

ACCIONES:
1. Get yesterday's metrics from Sheets
2. Calculate day-over-day changes
3. Generate 3-bullet summary with GPT
4. Post to #general-metrics Slack
5. If any metric >20% change, DM to responsible owner
6. Log to Reportes_Enviados sheet

Reporte 2: Weekly Deep Dive (Lunes 8:30am)

TRIGGER: Schedule - Monday at 8:30 AM

ACCIONES:
1. Get week's metrics from Sheets
2. Get previous week for comparison
3. Generate full narrative report with GPT
4. Format as HTML email
5. Send to marketing-team@ email list
6. Post summary to #marketing Slack
7. Save PDF copy to Google Drive
8. Log to Reportes_Enviados sheet

Reporte 3: Executive Summary (Lunes 10am)

TRIGGER: Schedule - Monday at 10:00 AM

ACCIONES:
1. Get consolidated KPIs from Sheets
2. Generate 100-word executive summary with GPT
3. Send short email to leadership@
4. DM to CEO and CFO in Slack
5. Log to Reportes_Enviados sheet

Bonus: Alerta Crítica (En tiempo real)

TRIGGER: Sheets - New Row in Alertas_Criticas

ACCIONES:
1. Determine severity from alert type
2. If critical:
   a. Send SMS to CMO (via Twilio)
   b. DM to VP Marketing
   c. Post to #marketing-alerts
   d. Create incident in PagerDuty
3. If high:
   a. DM to Marketing Manager
   b. Post to channel
4. Log response time to Alertas_Log

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Resumen de la Lección

Aprendiste a:

1. Elegir el canal correcto - Email, Slack, Dashboard, PDF
2. Crear emails profesionales - HTML, métricas destacadas, CTAs
3. Configurar Slack efectivo - Canales, DMs, threads
4. Implementar distribución condicional - Solo si hay cambios relevantes
5. Programar inteligentemente - Horarios óptimos, zonas horarias
6. Gestionar destinatarios - Listas dinámicas, opt-out

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Checklist de Implementación

□ Definir tipos de reportes necesarios
□ Identificar audiencia para cada uno
□ Elegir canales (email, Slack, ambos)
□ Crear templates HTML para emails
□ Configurar mensajes de Slack
□ Establecer horarios de envío
□ Configurar filtros condicionales
□ Crear lista de destinatarios en Sheets
□ Probar con destinatario de prueba
□ Activar y monitorear primera semana

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Próximos Pasos

Has completado el módulo de Automatización de Reportes. Ahora sabes:

• Recolectar datos de múltiples fuentes
• Generar narrativas con IA
• Distribuir automáticamente

En el siguiente módulo (Proyecto Final), aplicarás todo lo aprendido para crear tu propia automatización personalizada de principio a fin.

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Un reporte que nadie lee es peor que ningún reporte. La distribución proactiva convierte datos en decisiones.