Lección 31 de 33•Proyecto Final
Diseñar tu automatización personalizada
Planifica una automatización real para tu trabajo usando lo aprendido.
15 minutos
Introducción: Tu Proyecto, Tu Impacto
Has aprendido a automatizar leads, clientes, reportes, y más. Ahora es momento de aplicar todo ese conocimiento a tu realidad específica.
Este módulo es tu proyecto final. No es un ejercicio teórico - es construir algo que usarás cada día.
El objetivo:
Crear una automatización que te ahorre al menos 5 horas por semana.
En 1 año, eso es 260 horas - más de 6 semanas laborales que puedes dedicar a trabajo de mayor valor.
Paso 1: Identificar tu Mayor Desperdicio de Tiempo
El Ejercicio del "Time Audit"
Durante 1 semana, registra todas tus tareas repetitivas.
Plantilla de Time Audit:
FECHA: __________
| Hora | Tarea | Duración | ¿Repetitiva? | ¿Automatizable? |
|------|-------|----------|--------------|-----------------|
| 9:00 | Revisar emails nuevos leads | 30 min | Diario | Sí |
| 9:30 | Actualizar CRM manualmente | 20 min | Diario | Sí |
| 10:00 | Generar reporte de ayer | 45 min | Diario | Sí |
| 11:00 | Enviar seguimiento a prospectos | 25 min | Diario | Sí |
| 14:00 | Copiar datos a spreadsheet | 15 min | Diario | Sí |
| 15:00 | Responder preguntas frecuentes | 40 min | Diario | Parcial |
| 16:00 | Programar posts redes sociales | 30 min | Semanal | Sí |
TOTAL TIEMPO REPETITIVO: 3.5 horas/día
POTENCIAL DE AUTOMATIZACIÓN: 80%
Criterios para Elegir qué Automatizar
Prioriza tareas que son:
ALTA PRIORIDAD:
[x] Se repiten frecuentemente (diario/semanal)
[x] Siguen pasos predecibles
[x] No requieren juicio complejo
[x] Consumen >30 minutos cada vez
[x] Son propensas a errores humanos
[x] Te frustran o aburren
BAJA PRIORIDAD:
[ ] Ocurren raramente (<1x/mes)
[ ] Requieren creatividad o estrategia
[ ] Cada instancia es completamente diferente
[ ] Son rápidas (<5 minutos)
[ ] Disfrutas hacerlas
Las 10 Automatizaciones Más Comunes
Basado en miles de usuarios, estos son los procesos que más se automatizan:
1. GESTIÓN DE LEADS
- Capturar de formularios → CRM
- Enriquecer con datos adicionales
- Asignar a vendedor correcto
- Tiempo ahorrado: 5-10 hrs/semana
2. SEGUIMIENTO DE PROSPECTOS
- Emails de bienvenida
- Secuencias de nurturing
- Recordatorios de follow-up
- Tiempo ahorrado: 3-5 hrs/semana
3. REPORTES Y DASHBOARDS
- Recolectar datos de múltiples fuentes
- Generar resúmenes
- Distribuir a stakeholders
- Tiempo ahorrado: 4-8 hrs/semana
4. GESTIÓN DE CLIENTES
- Onboarding automatizado
- Actualizaciones de status
- Alertas de renovación
- Tiempo ahorrado: 3-6 hrs/semana
5. SOCIAL MEDIA
- Programación de posts
- Monitoreo de menciones
- Respuestas automáticas básicas
- Tiempo ahorrado: 2-4 hrs/semana
6. FACTURACIÓN Y PAGOS
- Generar facturas
- Enviar recordatorios de pago
- Reconciliación
- Tiempo ahorrado: 2-5 hrs/semana
7. SOPORTE AL CLIENTE
- Clasificación de tickets
- Respuestas a FAQs
- Escalación automática
- Tiempo ahorrado: 5-10 hrs/semana
8. RECLUTAMIENTO
- Filtrar CVs
- Programar entrevistas
- Enviar actualizaciones
- Tiempo ahorrado: 3-6 hrs/semana
9. GESTIÓN DE INVENTARIO
- Alertas de stock bajo
- Órdenes de reposición
- Actualización de precios
- Tiempo ahorrado: 2-4 hrs/semana
10. COORDINACIÓN INTERNA
- Notificaciones entre equipos
- Actualizaciones de proyectos
- Onboarding de empleados
- Tiempo ahorrado: 2-4 hrs/semana
Tu Selección
Responde estas preguntas para elegir tu proyecto:
1. ¿Cuál tarea repetitiva me quita más tiempo cada semana?
_________________________________________________
2. ¿Cuál tarea me frustra más hacer manualmente?
_________________________________________________
3. ¿Cuál error por tarea manual me ha costado más caro?
_________________________________________________
4. Si pudiera eliminar UNA tarea de mi día, ¿cuál sería?
_________________________________________________
5. ¿Cuál automatización tendría mayor impacto en mi equipo?
_________________________________________________
MI ELECCIÓN PARA EL PROYECTO FINAL:
_________________________________________________
Paso 2: Mapear el Proceso Actual
Documentar Cada Paso
Antes de automatizar, necesitas entender exactamente qué haces hoy.
Template de Mapeo de Proceso:
PROCESO: [Nombre del proceso]
RESPONSABLE: [Tu nombre/rol]
FRECUENCIA: [Diario/Semanal/Mensual]
TIEMPO PROMEDIO: [X minutos/horas]
=== PASOS ACTUALES ===
PASO 1: [Descripción]
- Trigger: ¿Qué inicia este paso?
- Acción: ¿Qué haces exactamente?
- Sistema: ¿Qué herramienta usas?
- Duración: ¿Cuánto tiempo toma?
- Errores comunes: ¿Qué puede salir mal?
PASO 2: [Descripción]
- Trigger: ...
- Acción: ...
- Sistema: ...
- Duración: ...
- Errores comunes: ...
[Continuar para cada paso]
=== EJEMPLO COMPLETO ===
PROCESO: Seguimiento de Nuevos Leads
RESPONSABLE: Ejecutivo de Ventas
FRECUENCIA: Diario (por cada nuevo lead)
TIEMPO PROMEDIO: 15 minutos por lead
PASO 1: Recibir notificación de nuevo lead
- Trigger: Email de HubSpot "New Contact Created"
- Acción: Leer email, hacer click para ver contacto
- Sistema: Gmail → HubSpot
- Duración: 2 minutos
- Errores: A veces el email va a spam
PASO 2: Revisar información del lead
- Trigger: Abrir ficha del contacto
- Acción: Verificar datos, empresa, tamaño
- Sistema: HubSpot CRM
- Duración: 3 minutos
- Errores: Datos incompletos, no verifico LinkedIn
PASO 3: Investigar la empresa
- Trigger: Quiero saber más del prospect
- Acción: Buscar en Google, LinkedIn, sitio web
- Sistema: Browser, LinkedIn
- Duración: 5 minutos
- Errores: A veces omito este paso por tiempo
PASO 4: Enviar email de bienvenida
- Trigger: Tengo suficiente contexto
- Acción: Escribir email personalizado
- Sistema: Gmail o HubSpot
- Duración: 4 minutos
- Errores: Copy-paste incorrecto, olvido personalizar
PASO 5: Agendar tarea de seguimiento
- Trigger: Email enviado
- Acción: Crear tarea para llamar en 2 días
- Sistema: HubSpot Tasks
- Duración: 1 minuto
- Errores: A veces olvido crear la tarea
TOTAL: 15 minutos/lead x 10 leads/día = 2.5 horas/día
Diagrama de Flujo Visual
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PROCESO ACTUAL │
│ (Manual, con fricciones) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
[Nuevo Lead]
│
▼
┌─────────┐ Email puede
│ Email │────►ir a spam
│ llega │
└────┬────┘
│
▼
┌─────────┐ Toma 3 min,
│ Abrir │────►a veces se olvida
│ HubSpot │
└────┬────┘
│
▼
┌─────────┐ Toma 5 min,
│ Invest. │────►a veces se omite
│ empresa │
└────┬────┘
│
▼
┌─────────┐ Copy-paste
│ Escribir│────►errores frecuentes
│ email │
└────┬────┘
│
▼
┌─────────┐ 50% de veces
│ Crear │────►se olvida
│ tarea │
└─────────┘
Paso 3: Diseñar la Versión Automatizada
El Flujo Ideal
Ahora, imagina el proceso perfecto. Sin fricción, sin errores, sin olvidos.
Template de Diseño Automatizado:
PROCESO AUTOMATIZADO: [Nombre]
OBJETIVO: [Qué lograremos]
AHORRO ESTIMADO: [X horas/semana]
=== FLUJO NUEVO ===
TRIGGER:
- Evento que inicia todo: [Ej: Nuevo contacto en HubSpot]
- Frecuencia esperada: [Ej: 10/día]
PASO AUTOMÁTICO 1: [Descripción]
- App: [Ej: HubSpot]
- Acción: [Ej: Trigger - New Contact]
- Datos que pasan: [Ej: email, nombre, empresa]
PASO AUTOMÁTICO 2: [Descripción]
- App: [Ej: Clearbit]
- Acción: [Ej: Enrich Person]
- Datos que pasan: [Ej: LinkedIn, tamaño empresa, industria]
PASO AUTOMÁTICO 3: [Descripción]
- App: [Ej: ChatGPT]
- Acción: [Ej: Generate personalized email]
- Datos que pasan: [Ej: Email draft basado en contexto]
PASO AUTOMÁTICO 4: [Descripción]
- App: [Ej: Gmail]
- Acción: [Ej: Send Email]
- Datos que pasan: [Ej: Email enviado al lead]
PASO AUTOMÁTICO 5: [Descripción]
- App: [Ej: HubSpot]
- Acción: [Ej: Create Task]
- Datos que pasan: [Ej: Follow-up call en 2 días]
NOTIFICACIÓN:
- App: Slack
- Mensaje: "Nuevo lead procesado: {{nombre}} de {{empresa}}"
=== COMPARACIÓN ===
ANTES DESPUÉS
Tiempo: 15 min/lead <1 min/lead
Errores: Frecuentes Casi nulos
Cobertura: 80% leads 100% leads
Diagrama del Flujo Automatizado
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PROCESO AUTOMATIZADO │
│ (Sin fricción, 100%) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
[Nuevo Lead en HubSpot]
│
▼ (Instantáneo)
┌──────────────────┐
│ Zapier detecta │
│ nuevo contacto │
└────────┬─────────┘
│
▼ (2 segundos)
┌──────────────────┐
│ Clearbit enriq- │
│ uece con datos │
└────────┬─────────┘
│
▼ (5 segundos)
┌──────────────────┐
│ ChatGPT genera │
│ email personal. │
└────────┬─────────┘
│
▼ (1 segundo)
┌──────────────────┐
│ Gmail envía │
│ automáticamente │
└────────┬─────────┘
│
▼ (1 segundo)
┌──────────────────┐
│ HubSpot crea │
│ tarea follow-up │
└────────┬─────────┘
│
▼ (1 segundo)
┌──────────────────┐
│ Slack notifica │
│ al vendedor │
└──────────────────┘
TOTAL: <15 segundos, 0 intervención manual
Paso 4: Elegir las Herramientas Correctas
Framework de Selección de Apps
Para cada paso de tu automatización, elige la mejor herramienta:
CRITERIOS DE SELECCIÓN:
1. INTEGRACIÓN CON ZAPIER
- ¿Tiene trigger/action nativo? ✓
- ¿Necesita webhook custom? △
- ¿No tiene integración? ✗
2. CONFIABILIDAD
- Uptime >99.9%? ✓
- Documentación clara? ✓
- Soporte responsive? ✓
3. COSTO
- ¿Gratis o incluido en plan actual? ✓
- ¿Costo razonable (<$50/mes)? △
- ¿Muy caro para el valor? ✗
4. ESCALABILIDAD
- ¿Maneja 10x volumen actual? ✓
- ¿Tiene límites restrictivos? △
- ¿No escala? ✗
5. TU EQUIPO YA LO USA
- ¿Familiar para el equipo? ✓
- ¿Requiere entrenamiento mínimo? △
- ¿Curva de aprendizaje alta? ✗
Herramientas Recomendadas por Categoría
=== CRM ===
Tier 1 (Recomendado): HubSpot, Salesforce, Pipedrive
Tier 2 (Bueno): Zoho CRM, Freshsales, Close
Tier 3 (Básico): Google Sheets, Airtable
=== EMAIL ===
Tier 1: Gmail, Outlook 365
Tier 2: SendGrid, Mailgun (transaccional)
Tier 3: SMTP genérico
=== ENRIQUECIMIENTO ===
Tier 1: Clearbit, Apollo.io
Tier 2: Hunter.io, Lusha
Tier 3: LinkedIn manual (no automatizable)
=== IA GENERATIVA ===
Tier 1: ChatGPT (OpenAI), Claude (Anthropic)
Tier 2: Google Gemini
Tier 3: Modelos open source (requieren setup)
=== COMUNICACIÓN ===
Tier 1: Slack, Microsoft Teams
Tier 2: Discord, Google Chat
Tier 3: Email (menos inmediato)
=== STORAGE/DATABASE ===
Tier 1: Google Sheets, Airtable
Tier 2: Notion, Coda
Tier 3: PostgreSQL, MySQL (requieren más setup)
=== DOCUMENTOS ===
Tier 1: Google Docs, Google Slides
Tier 2: Microsoft Office 365
Tier 3: PDF generators (más complejo)
=== SCHEDULING ===
Tier 1: Calendly, Cal.com
Tier 2: Acuity, HubSpot Meetings
Tier 3: Email manual con fechas
Tu Stack de Automatización
Completa esta tabla para tu proyecto:
| Paso | Función | App Elegida | Razón | Costo |
|------|---------|-------------|-------|-------|
| 1 | Trigger | | | |
| 2 | | | | |
| 3 | | | | |
| 4 | | | | |
| 5 | Notificación | | | |
COSTO TOTAL MENSUAL: $________
Paso 5: Template de Planificación
Documento de Proyecto Completo
# PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN
## [Nombre de tu automatización]
### RESUMEN EJECUTIVO
**Problema:** [1-2 oraciones describiendo el dolor actual]
**Solución:** [1-2 oraciones describiendo la automatización]
**Impacto:** [Horas ahorradas, errores evitados, beneficios]
---
### ESTADO ACTUAL
**Proceso manual:**
1. [Paso 1]
2. [Paso 2]
3. [Paso 3]
...
**Métricas actuales:**
- Tiempo por ejecución: ___ minutos
- Frecuencia: ___ veces por [día/semana]
- Errores promedio: ___ por semana
- Personas involucradas: ___
---
### SOLUCIÓN PROPUESTA
**Flujo automatizado:**
[Trigger] → [Paso 1] → [Paso 2] → [Paso 3] → [Resultado]
**Herramientas a usar:**
| Paso | Herramienta | Acción |
|------|-------------|--------|
| Trigger | | |
| 1 | | |
| 2 | | |
| ... | | |
**Integraciones requeridas:**
- [ ] [App 1] conectada a Zapier
- [ ] [App 2] conectada a Zapier
- [ ] Permisos necesarios obtenidos
---
### MÉTRICAS DE ÉXITO
**KPIs:**
- Tiempo ahorrado: ___ horas/semana
- Reducción de errores: ___%
- Cobertura: ___% de casos manejados
- Satisfacción del equipo: ___/10
**Criterios de éxito (Go/No-Go):**
- [ ] Automatización corre sin errores por 1 semana
- [ ] Ahorro de tiempo >3 horas/semana
- [ ] Equipo adopta el nuevo proceso
- [ ] Costo < beneficio
---
### CRONOGRAMA
**Semana 1: Preparación**
- [ ] Documentar proceso actual
- [ ] Obtener accesos a herramientas
- [ ] Diseñar flujo en papel
**Semana 2: Construcción**
- [ ] Crear Zap en modo draft
- [ ] Conectar todas las apps
- [ ] Configurar cada paso
**Semana 3: Pruebas**
- [ ] Probar con datos de prueba
- [ ] Probar con datos reales (modo monitor)
- [ ] Corregir errores
**Semana 4: Lanzamiento**
- [ ] Activar en producción
- [ ] Monitorear de cerca
- [ ] Documentar y entrenar equipo
---
### RIESGOS Y MITIGACIÓN
| Riesgo | Probabilidad | Impacto | Mitigación |
|--------|--------------|---------|------------|
| App falla/downtime | Baja | Alto | Alertas + proceso manual backup |
| Datos incorrectos | Media | Medio | Validación en cada paso |
| Equipo no adopta | Media | Alto | Training + comunicación |
| Costo excede budget | Baja | Bajo | Monitorear uso mensual |
---
### PRESUPUESTO
**Costos únicos:**
- Setup/configuración: $___
**Costos mensuales:**
- Zapier plan: $___
- Apps adicionales: $___
- Total mensual: $___
**ROI proyectado:**
- Ahorro mensual (horas * costo/hora): $___
- Costo mensual: $___
- ROI: ___% (ahorro/costo)
- Payback: ___ meses
---
### APROBACIONES
**Aprobado por:**
- [ ] [Tu nombre] - Owner del proyecto
- [ ] [Manager] - Presupuesto
- [ ] [IT] - Seguridad/integraciones
**Fecha de inicio:** ___________
**Fecha estimada de go-live:** ___________
Ejercicio Práctico
Tu Turno: Completa el Diseño
Usando todo lo aprendido, completa ahora:
1. IDENTIFICACIÓN
Mi mayor desperdicio de tiempo es:
_____________________________________________
Tiempo que consume por semana:
_____________________________________________
2. MAPEO ACTUAL
Los pasos manuales son:
1. ________________________________________
2. ________________________________________
3. ________________________________________
4. ________________________________________
5. ________________________________________
3. DISEÑO AUTOMATIZADO
Mi flujo ideal sería:
[Trigger] → [___] → [___] → [___] → [Resultado]
4. HERRAMIENTAS
Voy a usar:
- Para trigger: ___________________________
- Para paso 1: ___________________________
- Para paso 2: ___________________________
- Para notificar: _________________________
5. ÉXITO
Sabré que funciona cuando:
- Ahorre ___ horas por semana
- Reduzca errores en ___%
- Mi equipo ___________________________
Resumen de la Lección
Has aprendido a:
- Identificar oportunidades - Auditar tu tiempo y priorizar
- Mapear procesos - Documentar cada paso del flujo actual
- Diseñar soluciones - Crear el flujo automatizado ideal
- Elegir herramientas - Seleccionar las apps correctas
- Planificar el proyecto - Template completo para ejecutar
Siguiente Paso
En la próxima lección, tomaremos tu diseño y lo convertiremos en realidad. Construiremos el Zap paso a paso, lo probaremos exhaustivamente, y lo prepararemos para producción.
Antes de continuar:
- Completa el ejercicio práctico de esta lección
- Asegúrate de tener acceso a todas las herramientas que elegiste
- Ten datos de prueba listos para testear
Diseñar bien es la mitad del trabajo. Un mal diseño automatizado solo hace errores más rápido. Un buen diseño transforma tu día a día.
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