Lección 29 de 33•Automatizar Reportes con AI
Generar reportes narrativos con IA
Usa IA para generar resúmenes ejecutivos y narrativas de tus datos.
20 minutos
Introducción: De Números a Historias
El problema con los reportes tradicionales:
REPORTE SEMANAL DE MARKETING
Semana: 13-19 Enero 2025
Leads: 342
Sesiones: 24,500
Gasto Ads: $3,200
Conversiones: 89
Ventas: $18,450
La reacción del CEO: "Ok... ¿y qué significa esto? ¿Está bien o mal? ¿Qué hacemos?"
El mismo reporte con narrativa de IA:
RESUMEN EJECUTIVO - Semana del 13-19 Enero 2025
SITUACIÓN GENERAL: Semana positiva con crecimiento sostenido.
HIGHLIGHTS:
- Leads crecieron 23% vs semana anterior (342 vs 278),
principalmente por campaña de LinkedIn que superó expectativas.
- Costo por adquisición bajó a $35.96 (-12%), validando
la nueva estrategia de segmentación.
- Conversion rate subió a 0.36%, mejor semana del trimestre.
ALERTAS:
- Tráfico orgánico cayó 8% - revisar posicionamiento SEO
de artículos clave.
- CPM en Meta Ads subió 15% - posible saturación de audiencia.
RECOMENDACIONES:
1. Aumentar budget de LinkedIn Ads 20% esta semana.
2. Refrescar creativos de Meta antes del fin de semana.
3. Publicar 2 artículos SEO para recuperar tráfico orgánico.
PROYECCIÓN: Si mantenemos tendencia, cerraremos enero con
1,400 leads (+18% vs meta).
La reacción del CEO: "Perfecto, entiendo todo. Aprobado el aumento de LinkedIn."
Cómo Funciona la Generación con IA
El Flujo Completo
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 1. DATOS CRUDOS 2. CONTEXTO 3. IA │
│ (Google Sheets) + (Prompt template) → (GPT/ │
│ Claude) │
│ - Leads: 342 - KPIs objetivo │
│ - Sesiones: 24,500 - Semana anterior │
│ - Gasto: $3,200 - Contexto negocio │
│ - etc. - Formato deseado │
│ │
│ ↓ │
│ │
│ 4. OUTPUT: Reporte narrativo listo para enviar │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Componentes Necesarios
- Datos estructurados - Métricas en formato claro
- Datos comparativos - Semana/mes anterior, metas
- Prompt bien diseñado - Instrucciones claras para la IA
- Formato de salida - Estructura del reporte deseado
Prompts Efectivos para Reportes
Anatomía de un Buen Prompt
[ROL] + [CONTEXTO] + [DATOS] + [TAREA] + [FORMATO] + [RESTRICCIONES]
Prompt Template: Reporte Semanal de Marketing
PROMPT COMPLETO:
Eres un analista de marketing senior en una empresa SaaS B2B.
Tu trabajo es crear resúmenes ejecutivos claros y accionables
para el equipo de liderazgo.
CONTEXTO DE LA EMPRESA:
- Vendemos software de gestión de proyectos
- Ticket promedio: $500/mes
- Meta mensual de leads: 1,200
- Meta de costo por lead: $40
DATOS DE ESTA SEMANA ({{fecha_inicio}} al {{fecha_fin}}):
- Leads nuevos: {{leads_semana}}
- Sesiones web: {{sesiones}}
- Gasto total en ads: ${{gasto_ads}}
- Conversiones: {{conversiones}}
- Ventas cerradas: ${{ventas}}
- Principales canales: {{top_canales}}
DATOS DE LA SEMANA ANTERIOR (comparación):
- Leads: {{leads_anterior}}
- Sesiones: {{sesiones_anterior}}
- Gasto: ${{gasto_anterior}}
- Conversiones: {{conversiones_anterior}}
TAREA:
Genera un resumen ejecutivo de 200-300 palabras que incluya:
1. Situación general (1 oración)
2. Top 3 highlights positivos con datos específicos
3. Top 2 alertas o áreas de atención
4. 3 recomendaciones accionables para la próxima semana
5. Proyección para fin de mes
FORMATO:
- Usa bullets y headers claros
- Incluye porcentajes de cambio (↑ o ↓)
- Destaca números importantes en contexto
- Tono: profesional pero directo
RESTRICCIONES:
- No inventes datos que no te proporcione
- Si falta información, indícalo
- Evita jerga excesiva
- Máximo 300 palabras
Variantes de Prompts
Para Reporte de Ventas:
Eres el VP de Ventas analizando el pipeline.
DATOS DEL PIPELINE:
- Deals en negociación: {{deals_activos}}
- Valor total pipeline: ${{valor_pipeline}}
- Deals cerrados esta semana: {{deals_cerrados}}
- Deals perdidos: {{deals_perdidos}}
- Win rate: {{win_rate}}%
- Ciclo de venta promedio: {{dias_ciclo}} días
Genera un análisis que responda:
1. ¿Vamos a alcanzar la meta del mes? ¿Por qué?
2. ¿Cuáles deals tienen mayor probabilidad de cerrar?
3. ¿Dónde estamos perdiendo oportunidades?
4. ¿Qué debe priorizar el equipo esta semana?
Para Reporte Financiero:
Eres el Controller financiero preparando el reporte para el CFO.
DATOS FINANCIEROS DEL MES:
- Ingresos: ${{ingresos}}
- Gastos operativos: ${{gastos}}
- EBITDA: ${{ebitda}}
- Runway: {{meses_runway}} meses
- MRR: ${{mrr}}
- Churn: {{churn}}%
Genera un resumen ejecutivo que incluya:
1. Estado de salud financiera (semáforo: verde/amarillo/rojo)
2. Principales drivers de ingresos y gastos
3. Comparación vs presupuesto
4. Riesgos identificados
5. Recomendaciones para el próximo mes
Zap Completo: Reporte Semanal Automático
Objetivo
Cada lunes a las 8am, generar y enviar reporte semanal de marketing.
Paso 1: Trigger - Schedule
App: Schedule by Zapier
Trigger: Every Week
Day: Monday
Time: 8:00 AM
Timezone: America/Mexico_City
Paso 2: Obtener Datos de Esta Semana
App: Google Sheets
Action: Lookup Spreadsheet Rows (Matches)
Spreadsheet: Marketing_Dashboard
Worksheet: Resumen_Semanal
Lookup Column: Semana
Lookup Value: {{zap_meta_human_now_minus_7_days}} (semana anterior)
Output:
- leads_semana: 342
- sesiones: 24500
- gasto_ads: 3200
- conversiones: 89
- ventas: 18450
Paso 3: Obtener Datos de Semana Anterior
App: Google Sheets
Action: Lookup Spreadsheet Rows
Lookup Value: {{zap_meta_human_now_minus_14_days}}
Output:
- leads_anterior: 278
- sesiones_anterior: 26500
- gasto_anterior: 3000
- conversiones_anterior: 72
Paso 4: Calcular Métricas Derivadas
App: Formatter by Zapier
Action: Numbers > Perform Math Operation
Cálculo 1: Variación de Leads
Formula: (({{leads_semana}} - {{leads_anterior}}) / {{leads_anterior}}) * 100
Output: var_leads = 23.02
Cálculo 2: Costo por Lead
Formula: {{gasto_ads}} / {{leads_semana}}
Output: cpl = 9.36
Cálculo 3: Conversion Rate
Formula: ({{conversiones}} / {{sesiones}}) * 100
Output: conversion_rate = 0.36
Paso 5: Generar Reporte con ChatGPT
App: ChatGPT (by OpenAI)
Action: Conversation
Model: gpt-4
User Message:
"""
Eres un analista de marketing senior. Genera un resumen ejecutivo
para el equipo de liderazgo basado en estos datos:
DATOS SEMANA ACTUAL ({{semana_actual}}):
- Leads: {{leads_semana}} ({{var_leads}}% vs semana anterior)
- Sesiones web: {{sesiones}}
- Gasto en Ads: ${{gasto_ads}}
- Costo por Lead: ${{cpl}}
- Conversiones: {{conversiones}}
- Conversion Rate: {{conversion_rate}}%
- Ventas: ${{ventas}}
DATOS SEMANA ANTERIOR:
- Leads: {{leads_anterior}}
- Sesiones: {{sesiones_anterior}}
- Gasto: ${{gasto_anterior}}
- Conversiones: {{conversiones_anterior}}
METAS MENSUALES:
- Leads: 1,200 (llevamos {{leads_mes_actual}})
- CPL objetivo: $40
Genera un resumen de 250 palabras con:
1. Resumen ejecutivo (2-3 oraciones)
2. Top 3 highlights con datos
3. Top 2 alertas
4. 3 recomendaciones accionables
5. Proyección para fin de mes
Usa formato con bullets y headers. Tono profesional y directo.
"""
Memory Key: marketing_weekly_report
Paso 6: Formatear para Email
App: Formatter by Zapier
Action: Text > Convert Markdown to HTML
Input: {{chatgpt_response}}
Output: HTML formateado para email
Paso 7: Enviar por Email
App: Gmail
Action: Send Email
To: equipo-liderazgo@empresa.com
Subject: Reporte Marketing Semanal - {{semana_actual}}
Body Type: HTML
Body:
"""
<div style="font-family: Arial, sans-serif; max-width: 600px;">
<h1 style="color: #35286b;">Reporte Marketing Semanal</h1>
<p style="color: #666;">Generado automáticamente el {{timestamp}}</p>
<hr>
{{formatted_html_report}}
<hr>
<p style="font-size: 12px; color: #999;">
Este reporte fue generado automáticamente usando IA.
Los datos provienen de Google Analytics, HubSpot y Meta Ads.
</p>
</div>
"""
Paso 8: Guardar Registro
App: Google Sheets
Action: Create Spreadsheet Row
Spreadsheet: Marketing_Dashboard
Worksheet: Reportes_Enviados
Fecha: {{timestamp}}
Tipo: Semanal
Destinatarios: equipo-liderazgo
Reporte: {{chatgpt_response}}
Status: Enviado
Prompts Avanzados por Tipo de Reporte
Reporte de Anomalías
PROMPT:
Analiza estos datos y detecta cualquier anomalía o patrón inusual:
DATOS DIARIOS (últimos 7 días):
{{tabla_datos_diarios}}
PROMEDIOS HISTÓRICOS (últimos 30 días):
- Leads promedio/día: {{avg_leads}}
- Sesiones promedio/día: {{avg_sesiones}}
- Conversion rate promedio: {{avg_conversion}}
INSTRUCCIONES:
1. Identifica cualquier día con desviación >20% del promedio
2. Busca patrones (ej: caídas en fin de semana, picos los martes)
3. Correlaciona anomalías entre métricas (ej: gasto sube pero leads bajan)
4. Sugiere posibles causas para cada anomalía
5. Recomienda acciones si la anomalía es negativa
Formato: Lista de anomalías con severidad (alta/media/baja) y acción sugerida.
Reporte Comparativo Mensual
PROMPT:
Genera un análisis comparativo mes a mes:
ESTE MES ({{mes_actual}}):
- Ingresos: ${{ingresos_actual}}
- Leads: {{leads_actual}}
- CAC: ${{cac_actual}}
- Churn: {{churn_actual}}%
- NPS: {{nps_actual}}
MES ANTERIOR ({{mes_anterior}}):
- Ingresos: ${{ingresos_anterior}}
- Leads: {{leads_anterior}}
- CAC: ${{cac_anterior}}
- Churn: {{churn_anterior}}%
- NPS: {{nps_anterior}}
MISMO MES AÑO PASADO ({{mes_yoy}}):
- Ingresos: ${{ingresos_yoy}}
- Leads: {{leads_yoy}}
- etc.
ANÁLISIS REQUERIDO:
1. Comparación MoM (mes a mes) - qué mejoró/empeoró
2. Comparación YoY (año a año) - tendencia de largo plazo
3. Identificar la métrica con mejor desempeño
4. Identificar la métrica más preocupante
5. Contexto: eventos externos que pudieron afectar (estacionalidad,
competencia, economía)
6. Outlook para próximo mes
Formato: Executive summary de 1 página, con gráficos ASCII simples
para visualizar tendencias.
Mejores Prácticas para Reportes con IA
1. Siempre Incluye Contexto
MALO:
"Aquí están los números: leads 342, sesiones 24500. Genera reporte."
BUENO:
"Somos una empresa SaaS B2B con ticket promedio de $500.
Meta mensual: 1,200 leads. Esta semana tuvimos 342 leads..."
2. Pide Formato Específico
MALO:
"Haz un resumen de los datos."
BUENO:
"Genera un resumen de 200 palabras con:
- 1 párrafo de situación general
- 3 bullets de highlights
- 2 bullets de alertas
- 3 recomendaciones numeradas"
3. Incluye Datos Comparativos
MALO:
"Leads esta semana: 342"
BUENO:
"Leads esta semana: 342
Leads semana pasada: 278
Meta semanal: 300
Leads mismo periodo año pasado: 290"
4. Especifica el Tono
OPCIONES:
- "Tono: ejecutivo, directo, sin rodeos"
- "Tono: detallado, técnico, para analistas"
- "Tono: motivador, para todo el equipo"
- "Tono: cauteloso, para presentar a inversionistas"
5. Valida Antes de Enviar
OPCIÓN A: Human-in-the-loop
- Genera reporte
- Envía a ti primero para revisión
- Aprueba manualmente antes de distribuir
OPCIÓN B: Automático con disclaimer
- Genera y envía automáticamente
- Incluye nota: "Generado por IA - verificar datos críticos"
Troubleshooting
"El reporte es muy genérico"
Causa: Falta contexto específico del negocio.
Solución:
Agrega al prompt:
- Industria y tipo de empresa
- Metas específicas
- Eventos recientes relevantes
- Qué le importa a la audiencia
"La IA inventa datos"
Causa: Prompt ambiguo o datos incompletos.
Solución:
Agrega restricción explícita:
"IMPORTANTE: Usa SOLO los datos que te proporciono.
Si falta información, indica 'Dato no disponible'
en lugar de inventar."
"Formato inconsistente entre reportes"
Causa: Variabilidad natural de LLMs.
Solución:
1. Usa temperature baja (0.3-0.5) para consistencia
2. Incluye ejemplo de formato deseado en el prompt
3. Post-procesa con Formatter para estandarizar
Resumen de la Lección
Aprendiste a:
- Diseñar prompts efectivos - Rol, contexto, datos, tarea, formato
- Crear Zaps de reportes - Datos + IA + distribución
- Generar narrativas de negocio - De números a insights accionables
- Manejar diferentes tipos de reportes - Semanal, mensual, anomalías, forecast
- Implementar mejores prácticas - Contexto, comparación, validación
Próximos Pasos
En la siguiente lección aprenderemos a distribuir estos reportes automáticamente:
- Envío por email personalizado
- Posts automáticos en Slack
- Distribución condicional (solo si hay cambios importantes)
- Scheduling inteligente
Tu tarea antes de continuar:
- Crea un prompt para el reporte que más necesita tu equipo
- Pruébalo manualmente en ChatGPT con datos reales
- Ajusta hasta que el output sea útil
- Ese será tu template para automatizar
Los datos cuentan historias. La IA te ayuda a escribirlas. Pero tú eres quien decide qué historia vale la pena contar.
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