Construir chatbot con Zapier Interfaces

Zapier Interfaces te permite crear aplicaciones interactivas, incluyendo chatbots, sin escribir código. Combinado con Zapier Tables para almacenar datos y Zaps para la lógica, puedes construir un chatbot completamente funcional en menos de una hora.

Lo que aprenderás

Configurar Zapier Interfaces para chatbot
Crear una base de conocimiento en Zapier Tables
Conectar el chatbot con sistemas externos
Manejar diferentes tipos de consultas

Requisitos

Cuenta de Zapier (plan Team o superior para Interfaces)
Acceso a Zapier Tables
Conocimiento básico de Zaps

Paso 1: Crear tu Interface

Acceder a Zapier Interfaces

Ve a interfaces.zapier.com
Haz clic en Create → Interface
Selecciona Start from scratch

Configurar la página principal

Nombre: "Asistente Virtual de [Tu Empresa]"
URL personalizada: asistente-miempresa

Agregar el componente de chat

En el editor, haz clic en Add component
Selecciona Chatbot
Configura los ajustes iniciales:

Nombre del bot: Asistente
Mensaje de bienvenida: ¡Hola! Soy el asistente virtual de [Empresa].
¿En qué puedo ayudarte hoy?

Placeholder del input: Escribe tu pregunta aquí...

Personalizar la apariencia

En Style settings:

Primary color: #ae4291 (o tu color de marca)
Bot avatar: Sube tu logo o icono
Font: Inter (o tu fuente corporativa)

Paso 2: Crear la base de conocimiento

El chatbot necesita información para responder. Usaremos Zapier Tables como base de conocimiento.

Crear tabla de FAQs

Ve a tables.zapier.com
Crea una nueva tabla: "Base de Conocimiento Chatbot"
Configura las columnas:

Columna	Tipo	Descripción
ID	Auto-number	Identificador único
Categoria	Single select	ventas, soporte, general, producto
Pregunta	Long text	La pregunta o variantes
Respuesta	Long text	La respuesta completa
Palabras_clave	Text	Keywords para búsqueda
Activo	Checkbox	Si está disponible

Poblar con contenido inicial

Agrega al menos 10-15 FAQs para empezar:

Ejemplo 1:
Categoria: ventas
Pregunta: ¿Cuánto cuesta? ¿Cuál es el precio? ¿Precios?
Respuesta: Tenemos 3 planes:
• Starter: $29/mes - Para equipos pequeños
• Pro: $79/mes - Para empresas en crecimiento
• Enterprise: Personalizado - Para grandes organizaciones

Todos incluyen 14 días de prueba gratis.
Palabras_clave: precio, costo, cuanto, planes, tarifa

---

Ejemplo 2:
Categoria: soporte
Pregunta: No puedo iniciar sesión. Problemas de acceso.
Respuesta: Si tienes problemas para iniciar sesión:

1. Verifica que tu email sea correcto
2. Usa "Olvidé mi contraseña" para resetear
3. Limpia las cookies de tu navegador
4. Si persiste, contáctanos a soporte@empresa.com

Palabras_clave: login, contraseña, acceso, entrar, sesion

Paso 3: Conectar chatbot con la base de conocimiento

Crear el Zap de búsqueda

Este Zap recibe la pregunta del usuario y busca la respuesta en la tabla.

Trigger: Zapier Interfaces - New Chatbot Message

Interface: [Tu interface]
Chatbot: [Tu chatbot]

Action 1: Zapier Tables - Find Record

Table: Base de Conocimiento Chatbot
Search Field: Palabras_clave
Search Value: {{Message}}
Filter: Activo = true

Action 2: Paths

Path A: Respuesta encontrada

Condición: Tables Record exists = true
Action: Zapier Interfaces - Send Chatbot Message
- Message: {{Tables.Respuesta}}

Path B: Sin respuesta

Condición: Tables Record exists = false
Action: Zapier Interfaces - Send Chatbot Message
- Message: "No tengo información sobre eso. ¿Te gustaría hablar con un agente humano?"

Configurar el chatbot para usar el Zap

Vuelve a tu Interface
Selecciona el componente Chatbot
En Connected Zap, selecciona el Zap que creaste

Paso 4: Agregar opciones de botones

Los botones guían al usuario y facilitan la interacción.

Botones en mensaje de bienvenida

Edita el mensaje de bienvenida para incluir botones:

¡Hola! Soy el asistente virtual de [Empresa].

¿En qué puedo ayudarte?

[Botón: Precios y planes]
[Botón: Soporte técnico]
[Botón: Estado de mi pedido]
[Botón: Hablar con un agente]

Configurar acciones de botones

Para cada botón, configura la acción:

Botón "Precios y planes":

Action: Send message
Message: "Quiero información sobre precios"

Botón "Hablar con un agente":

Action: Trigger Zap
Zap: [Zap de escalación a humano]

Paso 5: Manejar diferentes tipos de consultas

Consulta de estado de pedido

Crea un flujo específico para consultas de pedidos:

Detección: Si el mensaje contiene "pedido", "orden", "envío", "tracking"

Flujo:

Bot: Para consultar tu pedido, necesito el número de orden.
     Por favor ingrésalo (ej: #12345)

Usuario: #12345

[Zap busca en sistema de pedidos]

Bot: Tu pedido #12345:
📦 Estado: En camino
🚚 Transportista: DHL
📅 Llegada estimada: 20 de enero
🔗 Tracking: [link]

Implementación técnica

Zap para estado de pedido:

Trigger: Chatbot message contains "#"
    ↓
Action: Extract order number (Formatter)
    ↓
Action: Lookup in Shopify/WooCommerce/Tu sistema
    ↓
Action: Send formatted response to chatbot

Calificación de leads

Si el chatbot detecta interés de compra:

Bot: ¡Excelente que te interese nuestro producto!
     Para darte la mejor recomendación, ¿podrías decirme:

     ¿Cuántas personas usarían la herramienta?
     [1-5] [6-20] [21-50] [50+]

Usuario: [6-20]

Bot: ¿Cuál es el principal problema que buscas resolver?
     [Automatizar tareas] [Mejorar reportes] [Integrar sistemas] [Otro]

Usuario: [Automatizar tareas]

Bot: Perfecto. Basado en tu equipo de 6-20 personas enfocado
     en automatización, te recomiendo el Plan Pro.

     ¿Te gustaría:
     [Ver demo de 15 min] [Recibir info por email] [Hablar con ventas]

Paso 6: Conectar con sistemas externos

Integración con CRM (HubSpot/Salesforce)

Zap: Crear/Actualizar contacto

Trigger: Chatbot - Usuario proporciona email
    ↓
Action: HubSpot - Create/Update Contact
    - Email: {{User Email}}
    - Fuente: Chatbot
    - Última interacción: {{Timestamp}}
    - Resumen: {{Conversation Summary}}

Integración con Slack para escalación

Zap: Notificar a equipo humano

Trigger: Chatbot - Usuario solicita agente humano
    ↓
Action: Slack - Send Channel Message
    - Channel: #soporte-chat
    - Message:
      "🔔 Nueva solicitud de chat en vivo
       Usuario: {{User Name}}
       Email: {{User Email}}
       Consulta: {{Last Message}}
       Historial: {{Conversation Link}}"

Integración con sistema de tickets

Zap: Crear ticket automático

Trigger: Chatbot - Problema no resuelto
    ↓
Action: Zendesk/Freshdesk - Create Ticket
    - Subject: "Chat: {{First Message Summary}}"
    - Description: {{Full Conversation}}
    - Priority: {{Detected Priority}}
    - Tags: chatbot, sin-resolver

Paso 7: Testing y refinamiento

Checklist de pruebas

Mensaje de bienvenida se muestra correctamente
Botones funcionan y envían el mensaje correcto
FAQs básicas obtienen respuesta correcta
Preguntas no encontradas muestran mensaje alternativo
Escalación a humano funciona
Datos se guardan en CRM
Notificaciones de Slack llegan

Pruebas de conversación

Prueba estos escenarios:

Escenario 1: FAQ simple
Usuario: "¿Cuánto cuesta?"
Esperado: Muestra tabla de precios

Escenario 2: Pregunta no encontrada
Usuario: "¿Hacen descuentos para ONGs?"
Esperado: Mensaje de "no tengo info" + opción de agente

Escenario 3: Consulta de pedido
Usuario: "¿Dónde está mi pedido #12345?"
Esperado: Muestra estado del pedido

Escenario 4: Lead calificado
Usuario: "Me interesa para mi empresa de 50 personas"
Esperado: Flujo de calificación + recomendación de plan

Métricas a monitorear

Tasa de resolución: % de conversaciones sin escalación
Preguntas sin respuesta: Lista de queries que fallaron
Tiempo de conversación: Promedio de duración
Satisfacción: Rating al final del chat
Conversiones: Leads generados, demos agendadas

Estructura final del proyecto

📁 Interfaces
├── Asistente Virtual de [Empresa]
│   ├── Página principal (chatbot)
│   └── Configuración de estilo

📁 Tables
├── Base de Conocimiento Chatbot
├── Conversaciones Log
└── Leads del Chatbot

📁 Zaps
├── Chatbot - Buscar respuesta en FAQs
├── Chatbot - Consultar estado de pedido
├── Chatbot - Calificar lead
├── Chatbot - Escalar a Slack
├── Chatbot - Crear ticket
└── Chatbot - Actualizar CRM

Ejercicio práctico

Construye un chatbot de FAQ para tu negocio:

Paso 1: Crea tu tabla de FAQs (15 minutos)

Agrega mínimo 10 preguntas frecuentes de tu negocio.

Paso 2: Configura la Interface (10 minutos)

Crea el chatbot con mensaje de bienvenida y 3-4 botones.

Paso 3: Conecta el Zap (15 minutos)

Implementa el flujo de búsqueda en tabla.

Paso 4: Prueba y ajusta (10 minutos)

Prueba los 4 escenarios de la checklist.

Puntos clave

Zapier Interfaces permite crear chatbots sin código
Zapier Tables funciona como base de conocimiento
Los Zaps conectan el chatbot con la lógica de negocio
Los botones guían al usuario y reducen errores
Siempre incluye opción de escalación a humano
Monitorea las preguntas sin respuesta para mejorar

Próximos pasos

En la siguiente lección llevaremos tu chatbot al siguiente nivel: agregaremos inteligencia artificial para que pueda entender preguntas en lenguaje natural y generar respuestas contextuales, no solo buscar en una base de datos.