Probar, activar y monitorear

Crear un Zap es solo el primer paso. La diferencia entre una automatización amateur y una profesional está en cómo la pruebas, activas y monitoreas. En esta lección aprenderás las mejores prácticas.

El Ciclo de Vida de un Zap

┌─────────┐     ┌─────────┐     ┌─────────┐     ┌─────────┐
│  Crear  │ ──▶ │ Probar  │ ──▶ │ Activar │ ──▶ │Monitorear│
└─────────┘     └─────────┘     └─────────┘     └─────────┘
                     │                               │
                     │                               │
                     └──────────── Iterar ───────────┘

Un Zap pasa por estas fases:

1. Crear: Diseñar el flujo
2. Probar: Verificar que funciona correctamente
3. Activar: Ponerlo en producción
4. Monitorear: Observar y optimizar

Probar tus Zaps

Por qué probar es crítico

Sin pruebas adecuadas:

• Datos incorrectos pueden propagarse
• Clientes pueden recibir emails erróneos
• Sistemas pueden desincronizarse
• Perderás confianza en tus automatizaciones

Tipos de Pruebas

1. Prueba del Trigger

Verifica que el trigger detecta los eventos correctos.

Qué verificar:

• El trigger encuentra datos reales
• Los campos contienen la información esperada
• El filtro (si hay) funciona correctamente

Cómo probar:

1. En el editor, ve al paso del Trigger
2. Haz clic en "Test trigger"
3. Revisa los datos que Zapier encontró
4. Si no hay datos, genera un evento de prueba manualmente

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Test Trigger Results                                          │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  ✓ Found 3 records                                             │
│                                                                 │
│  Record A (most recent):                                       │
│  • From: cliente@empresa.com                                   │
│  • Subject: Solicitud de cotización                            │
│  • Date: Jan 27, 2024 2:30 PM                                  │
│                                                                 │
│  [Use this record] [Find another]                              │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

2. Prueba de Cada Action

Cada action debe probarse individualmente.

Qué verificar:

• La action se ejecuta sin errores
• Los datos se mapean correctamente
• El resultado es el esperado

Cómo probar:

1. Ve al paso de la Action
2. Haz clic en "Test action"
3. Verifica el resultado en la app destino
4. Confirma que los datos son correctos

Importante: La prueba de action crea datos reales. Si no quieres datos de prueba en tu sistema de producción, usa una hoja de cálculo o app de prueba.

3. Prueba End-to-End

Verifica el flujo completo antes de activar.

Cómo hacer una prueba end-to-end:

1. Genera un evento trigger real (envía un email, llena un formulario, etc.)
2. Espera a que Zapier lo procese
3. Verifica todas las apps destino
4. Confirma que todo el flujo funcionó correctamente

Crear Datos de Prueba

Para emails

• Envíate emails a ti mismo
• Usa el asunto exacto que el trigger espera
• Incluye contenido representativo

Para formularios

• Llena el formulario con datos de prueba
• Usa "TEST - " como prefijo para identificar fácilmente
• Ejemplo: "TEST - Juan Pérez", "test@ejemplo.com"

Para CRMs/bases de datos

• Crea contactos con nombres obviamente de prueba
• Usa emails como "test+001@tudominio.com"
• Marca como "Test" en algún campo

Checklist de Pruebas

Antes de activar cualquier Zap, verifica:

• Trigger detecta eventos correctos
• Filtros funcionan (prueban con casos que deben pasar y casos que deben filtrarse)
• Cada action se ejecuta sin error
• Los datos se mapean correctamente
• Los datos de prueba aparecen en apps destino
• Probé con al menos 2-3 eventos diferentes

Activar tus Zaps

Cuándo Activar

Activa tu Zap cuando:

• Todas las pruebas pasaron exitosamente
• Revisaste los datos de prueba en las apps destino
• Estás seguro de que el flujo es correcto
• Tienes tiempo para monitorear las primeras horas

Proceso de Activación

1. Revisa una última vez la configuración
2. Haz clic en "Publish" (o el toggle ON si ya está publicado)
3. Confirma la activación
4. El Zap comenzará a funcionar inmediatamente

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                                 │
│  Ready to turn on "Gmail → Google Sheets"?                     │
│                                                                 │
│  This Zap will:                                                │
│  • Check for new emails every 15 minutes                       │
│  • Create a row in Google Sheets for each match                │
│                                                                 │
│  Estimated tasks per month: ~20-50 (based on your test data)   │
│                                                                 │
│              [Cancel]                  [Turn on]               │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Estados del Zap

Estado	Significado	Icono
ON	Funcionando activamente	Verde
OFF	Pausado, no se ejecuta	Gris
Error	Tiene errores que necesitan atención	Rojo
Draft	En edición, nunca publicado	Amarillo

Pausar vs Eliminar

Pausar (OFF):

• El Zap se detiene pero mantiene toda su configuración
• Puedes reactivarlo en cualquier momento
• Útil para mantenimiento o pruebas

Eliminar:

• El Zap se borra permanentemente
• No se puede recuperar
• Solo hazlo si estás seguro de que no lo necesitarás

Monitorear tus Zaps

Task History: Tu Centro de Control

Task History es donde ves todo lo que tus Zaps han hecho.

Acceder: Menu principal → Task History

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Task History                                                   │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  Filter: [All Zaps ▼]  [All Status ▼]  [Last 7 days ▼]        │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  TIME          ZAP                    STATUS    TASKS           │
│  ─────────────────────────────────────────────────────────────  │
│  2:45 PM       Gmail → Sheets         ✓ Success   1            │
│  2:30 PM       Gmail → Sheets         ✓ Success   1            │
│  2:15 PM       Form → HubSpot         ✗ Error     0            │
│  2:00 PM       Gmail → Sheets         ◐ Filtered  0            │
│  1:45 PM       Shopify → Slack        ✓ Success   2            │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Estados en Task History

Estado	Significado	Acción
Success	El Zap se ejecutó correctamente	Ninguna necesaria
Filtered	El evento no pasó los filtros	Normal si el filtro es correcto
Stopped	El Zap estaba pausado	Activa si debería estar funcionando
Error	Algo falló	Investigar y corregir

Investigar una Ejecución

Haz clic en cualquier fila para ver los detalles:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Task Details                                         [Replay] │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  Zap: Gmail → Sheets                                           │
│  Time: January 27, 2024 2:45 PM                                │
│  Status: ✓ Success                                             │
│                                                                 │
│  ─────────────────────────────────────────────────────────────  │
│                                                                 │
│  Step 1: Gmail - New Email Matching Search                     │
│  Status: ✓ Found email                                         │
│  Data:                                                         │
│    From: cliente@empresa.com                                   │
│    Subject: Solicitud de información                            │
│    Date: Jan 27, 2024 2:44 PM                                  │
│                                                                 │
│  Step 2: Google Sheets - Create Row                            │
│  Status: ✓ Row created                                         │
│  Data:                                                         │
│    Row Number: 15                                              │
│    Spreadsheet: Solicitudes de Email                           │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Métricas a Monitorear

Diariamente (primera semana)

• Número de ejecuciones exitosas
• Cualquier error nuevo
• Datos inesperados

Semanalmente

• Total de tasks consumidas
• Tendencias de errores
• Zaps que no se han ejecutado (posible problema)

Mensualmente

• Uso de tasks vs límite del plan
• Zaps que ya no son necesarios
• Oportunidades de optimización

Troubleshooting: Solucionar Errores

Tipos de Errores Comunes

1. Authentication Error

Síntomas:

• "Could not authenticate"
• "Token expired"
• "Permission denied"

Causas:

• Contraseña de la app cambió
• Permisos fueron revocados
• Token de acceso expiró

Solución:

1. Ve a Apps en Zapier
2. Encuentra la app con error
3. Haz clic en "Reconnect"
4. Autoriza nuevamente

2. Resource Not Found

Síntomas:

• "Spreadsheet not found"
• "Contact does not exist"
• "File was deleted"

Causas:

• El recurso fue eliminado
• El recurso fue renombrado
• El recurso se movió de ubicación

Solución:

1. Edita el Zap
2. Actualiza la referencia al recurso correcto
3. Vuelve a publicar

3. Rate Limit Exceeded

Síntomas:

• "Too many requests"
• "Rate limit exceeded"
• Errores 429

Causas:

• Demasiadas ejecuciones en poco tiempo
• La app destino tiene límites

Solución:

• Reduce la frecuencia del trigger
• Agrupa acciones si es posible
• Contacta al soporte de la app si el límite es muy bajo

4. Invalid Data

Síntomas:

• "Invalid email format"
• "Required field missing"
• "Value out of range"

Causas:

• El dato de entrada tiene formato incorrecto
• Campos requeridos vacíos
• Valores fuera de los permitidos

Solución:

1. Revisa los datos del trigger
2. Agrega validación con filtros
3. Usa Formatter para limpiar datos

Usar el Replay Feature

Si una tarea falló, puedes re-ejecutarla después de corregir el problema:

1. Ve a Task History
2. Encuentra la tarea fallida
3. Haz clic en "Replay"
4. Zapier re-ejecutará con los mismos datos

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Replay Task                                                    │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  This will re-run the task with the original trigger data.     │
│                                                                 │
│  Original run: January 27, 2024 2:15 PM                        │
│  Status: ✗ Error (Authentication failed)                       │
│                                                                 │
│  Before replaying:                                             │
│  • Make sure you've fixed the underlying issue                 │
│  • This will count as a new task                               │
│                                                                 │
│              [Cancel]                  [Replay]                │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Importante: Replay cuenta como una nueva task en tu límite mensual.

Configurar Alertas

Configura notificaciones para enterarte de errores:

1. Ve a Settings → Notifications
2. Activa "Zap error notifications"
3. Elige: Email, Slack, o SMS

Recomendación: Activa notificaciones por email para errores. Es mejor enterarte rápido que descubrir días después que un Zap no funcionaba.

Mejores Prácticas

Naming Convention

Usa nombres descriptivos para tus Zaps:

✓ Gmail Cotizaciones → HubSpot Deals
✓ Shopify Pedidos → Slack #ventas
✓ Typeform Leads → Sheets + Email Bienvenida

✗ Zap 1
✗ Mi automatización
✗ Test

Organizar con Carpetas

Crea carpetas para organizar tus Zaps:

📁 Marketing
   ├── Lead Forms → CRM
   ├── Newsletter Signups
   └── Social Media Posts

📁 Ventas
   ├── New Deals → Slack
   ├── Deal Won → Invoice
   └── Follow-up Reminders

📁 Operaciones
   ├── Order Processing
   ├── Inventory Updates
   └── Support Tickets

📁 _Tests (carpeta para pruebas)

Documentar tus Zaps

Agrega notas a tus Zaps:

1. Abre el Zap en el editor
2. Haz clic en "Notes" en la barra lateral
3. Documenta:
   • Qué hace el Zap
   • Por qué fue creado
   • Contacto del owner
   • Fecha de creación

Revisión Periódica

Cada mes, revisa tus Zaps:

• Eliminar Zaps que ya no se usan
• Actualizar Zaps con errores frecuentes
• Optimizar Zaps que consumen muchas tasks
• Verificar que las apps conectadas siguen autorizadas

Resumen

El ciclo de prueba, activación y monitoreo es fundamental:

1. Probar: Verifica trigger, cada action, y flujo completo antes de activar
2. Activar: Solo cuando todas las pruebas pasaron y tienes tiempo para monitorear
3. Monitorear: Revisa Task History regularmente, configura alertas, investiga errores
4. Iterar: Mejora tus Zaps basándote en lo que aprendes del monitoreo

Una automatización bien mantenida es una automatización confiable.

Tips Finales

Tip 1: Los primeros días después de activar un Zap, revisa Task History al menos dos veces al día.

Tip 2: Si un Zap tiene errores frecuentes, pausálo mientras investigas. Es mejor pausar que propagar errores.

Tip 3: Guarda una copia de la configuración de Zaps críticos (screenshot o notas). Zapier no tiene "historial de versiones".

Tip 4: Antes de modificar un Zap en producción, considera clonarlo y probar los cambios en la copia primero.

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Siguiente paso

Completaste el módulo "Tu Primer Zap". Ahora tienes las habilidades fundamentales para crear, probar y mantener automatizaciones en Zapier.

En el próximo módulo, aprenderás a integrar Google Workspace con automatizaciones más avanzadas: Google Drive, Calendar, y más combinaciones poderosas.