Tu primer Zap: Gmail a Google Sheets
Crea tu primera automatización conectando Gmail con Google Sheets.
Es momento de crear tu primera automatización real. Vamos a construir un Zap que automáticamente registra información de ciertos emails en una hoja de cálculo de Google Sheets.
El Escenario
Imagina que recibes emails de clientes potenciales con el asunto "Solicitud de información" y quieres:
- Guardar automáticamente los datos del email en un spreadsheet
- Tener un registro organizado para dar seguimiento
- No perder ninguna solicitud
Sin automatización: Revisas emails → Copias datos → Pegas en Sheet → Repites (5+ min cada uno)
Con automatización: Los datos se guardan solos. Tú solo revisas el spreadsheet.
Preparación
Paso 1: Crear el Google Sheet
Antes de construir el Zap, necesitamos el spreadsheet destino.
- Ve a sheets.google.com
- Crea un nuevo spreadsheet
- Nómbralo: "Solicitudes de Email"
- En la primera fila, crea estas columnas:
| A | B | C | D | E |
|---|---|---|---|---|
| Fecha | De | Asunto | Contenido | Procesado |
- Guarda el spreadsheet (se guarda automáticamente)
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Solicitudes de Email │
├───────┬────────────┬──────────┬────────────┬───────────────────┤
│ Fecha │ De │ Asunto │ Contenido │ Procesado │
├───────┼────────────┼──────────┼────────────┼───────────────────┤
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
└───────┴────────────┴──────────┴────────────┴───────────────────┘
Importante: Las columnas deben estar en la fila 1 (encabezados). Zapier las usará para mapear los datos.
Paso 2: Verificar Conexiones
Asegúrate de tener conectadas ambas apps en Zapier:
- Gmail (o Google Workspace)
- Google Sheets
Si no las tienes, conéctalas desde Apps → Add Connection.
Construir el Zap
Paso 1: Iniciar Nuevo Zap
- Ve a zapier.com y entra a tu cuenta
- Haz clic en el botón naranja "+ Create Zap"
- Se abrirá el editor de Zaps
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Create Zap [Publish] │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │
│ │ 1. Trigger │ │
│ │ │ │
│ │ Choose the event that starts your Zap │ │
│ │ │ │
│ │ [Search apps...] │ │
│ │ │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Paso 2: Configurar el Trigger (Gmail)
2.1 Seleccionar la App
- En el campo de búsqueda, escribe "Gmail"
- Haz clic en Gmail cuando aparezca
2.2 Elegir el Evento Trigger
Verás una lista de triggers disponibles para Gmail:
- New Email
- New Labeled Email
- New Attachment
- New Thread
- New Email Matching Search
Selecciona: "New Email Matching Search"
Por qué este trigger: Nos permite filtrar solo los emails que nos interesan (ej: con cierto asunto), en lugar de procesar todos los emails.
2.3 Conectar Cuenta de Gmail
- Haz clic en "Sign in" junto a Gmail
- Si ya tienes Gmail conectado, selecciona tu cuenta
- Si no, autoriza el acceso siguiendo las instrucciones
2.4 Configurar el Search String
En el campo "Search String", ingresa tu criterio de búsqueda.
Para buscar emails con asunto específico:
subject:"Solicitud de información"
Otros ejemplos de búsqueda:
# Emails de un remitente específico
from:cliente@empresa.com
# Emails con etiqueta
label:trabajo
# Emails con archivo adjunto
has:attachment
# Combinaciones
from:@empresa.com subject:"cotización"
Para este tutorial, usa:
subject:"Solicitud de información"
2.5 Probar el Trigger
- Haz clic en "Test trigger"
- Zapier buscará emails recientes que coincidan
- Si no hay emails de prueba, envíate uno a ti mismo con el asunto "Solicitud de información"
- Vuelve a probar hasta que encuentre un email
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Test trigger │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ✓ We found an email! │
│ │
│ Record A: │
│ ───────────────────────────────────────────────────────────── │
│ From: jorge@ejemplo.com │
│ Subject: Solicitud de información │
│ Date: January 27, 2024 10:30 AM │
│ Body Plain: Hola, me gustaría información sobre... │
│ │
│ [Continue with record A] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
- Haz clic en "Continue" para pasar al siguiente paso
Paso 3: Configurar la Action (Google Sheets)
3.1 Agregar Action
- Haz clic en el botón "+" debajo del trigger
- Busca "Google Sheets"
- Selecciona Google Sheets
3.2 Elegir el Evento Action
Verás opciones como:
- Create Spreadsheet Row
- Create Spreadsheet
- Update Spreadsheet Row
- Lookup Spreadsheet Row
Selecciona: "Create Spreadsheet Row"
Esto creará una nueva fila en tu spreadsheet cada vez que llegue un email.
3.3 Conectar Google Sheets
- Selecciona tu cuenta de Google Sheets conectada
- O conéctala si aún no lo has hecho
3.4 Configurar el Spreadsheet
Ahora mapearás los datos del email a las columnas del spreadsheet.
Drive: Selecciona "My Google Drive" (o donde esté tu archivo)
Spreadsheet: Busca y selecciona "Solicitudes de Email"
Worksheet: Selecciona la hoja (generalmente "Sheet1" o "Hoja 1")
3.5 Mapear los Campos
Ahora viene la parte importante: decirle a Zapier qué dato del email va en cada columna.
Verás los nombres de tus columnas. Haz clic en cada campo para insertar datos del trigger:
Fecha:
- Haz clic en el campo "Fecha"
- Aparecerá un menú con datos disponibles
- Busca y selecciona: "Date" (del paso de Gmail)
De:
- Haz clic en el campo "De"
- Selecciona: "From Email"
Asunto:
- Haz clic en el campo "Asunto"
- Selecciona: "Subject"
Contenido:
- Haz clic en el campo "Contenido"
- Selecciona: "Body Plain" (texto sin formato)
Procesado:
- Escribe manualmente: "Pendiente" (Este campo lo actualizarás manualmente cuando des seguimiento)
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Set up action │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Drive: My Google Drive │
│ Spreadsheet: Solicitudes de Email │
│ Worksheet: Sheet1 │
│ │
│ ───────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ Fecha: [1. Date] │
│ De: [1. From Email] │
│ Asunto: [1. Subject] │
│ Contenido: [1. Body Plain] │
│ Procesado: Pendiente │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
3.6 Probar la Action
- Haz clic en "Test action"
- Zapier creará una fila real en tu spreadsheet
- Ve a tu Google Sheet y verifica que los datos aparecieron correctamente
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Test action │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ✓ A row was created in Google Sheets │
│ │
│ Row Details: │
│ ───────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Fecha: Sat, 27 Jan 2024 10:30:45 -0600 │
│ De: jorge@ejemplo.com │
│ Asunto: Solicitud de información │
│ Contenido: Hola, me gustaría información sobre... │
│ Procesado: Pendiente │
│ │
│ [Publish Zap] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Paso 4: Nombrar y Publicar el Zap
4.1 Dar un Nombre Descriptivo
- Haz clic en "Untitled Zap" en la parte superior
- Escribe: "Gmail Solicitudes → Google Sheets"
Tip de naming: Usa el formato "AppOrigen Trigger → AppDestino Action" para que sea fácil identificar qué hace cada Zap.
4.2 Publicar el Zap
- Revisa que todo esté configurado correctamente
- Haz clic en el botón "Publish" (arriba a la derecha)
- Confirma que quieres activar el Zap
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 🎉 Your Zap is now published and running! │
│ │
│ "Gmail Solicitudes → Google Sheets" │
│ │
│ ───────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ • Checking for new emails every 15 minutes │
│ • Will create a row in Google Sheets for each match │
│ │
│ │
│ [Go to Dashboard] [Edit Zap] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Verificar que Funciona
Prueba Real
- Envía un email a tu cuenta con el asunto exacto: "Solicitud de información"
- Espera hasta 15 minutos (frecuencia del plan gratuito)
- Revisa tu Google Sheet
- Debería aparecer una nueva fila con los datos del email
Verificar en Task History
- Ve a Task History en Zapier
- Deberías ver una entrada reciente de tu Zap
- Haz clic en ella para ver los detalles de la ejecución
Errores Comunes y Soluciones
Error: "No emails found"
Causa: No hay emails que coincidan con tu búsqueda.
Solución:
- Verifica que el search string sea exacto (incluyendo mayúsculas)
- Envía un email de prueba a ti mismo
- Espera unos minutos y vuelve a probar
Error: "Could not create row"
Causa: Problema con el spreadsheet o permisos.
Solución:
- Verifica que el spreadsheet no esté eliminado
- Asegúrate de que Zapier tenga permisos de edición
- Reconecta Google Sheets si es necesario
Error: "Spreadsheet not found"
Causa: El spreadsheet cambió de nombre o ubicación.
Solución:
- Ve a la configuración del Zap
- Selecciona nuevamente el spreadsheet correcto
- Guarda los cambios
Error: "Authentication failed"
Causa: Los permisos de la app expiraron o fueron revocados.
Solución:
- Ve a Apps en Zapier
- Reconecta la app afectada
- Vuelve a autorizar los permisos
Los datos aparecen en columnas incorrectas
Causa: Las columnas del spreadsheet cambiaron después de configurar el Zap.
Solución:
- Edita el Zap
- Ve al paso de Google Sheets
- Refresca los campos y mapea de nuevo
- Vuelve a publicar
Mejoras Opcionales
Una vez que tu Zap básico funcione, considera estas mejoras:
Agregar más datos
Puedes capturar información adicional del email:
- CC
- Número de adjuntos
- Hora exacta
- Thread ID
Formatear la fecha
El formato de fecha por defecto puede ser largo. Puedes usar Formatter by Zapier para personalizarlo.
Filtrar mejor
Agrega un filtro para excluir:
- Emails de ciertas direcciones
- Respuestas automáticas (asunto con "RE:")
- Emails vacíos
Notificarte
Agrega una segunda action para recibir una notificación en Slack o por email cuando llegue una nueva solicitud.
Resumen del Zap Creado
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Gmail Solicitudes → Google Sheets │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ TRIGGER: Gmail - New Email Matching Search │
│ Search: subject:"Solicitud de información" │
│ │
│ │ │
│ ▼ │
│ │
│ ACTION: Google Sheets - Create Spreadsheet Row │
│ Spreadsheet: Solicitudes de Email │
│ Mapping: │
│ • Fecha ← Email Date │
│ • De ← From Email │
│ • Asunto ← Subject │
│ • Contenido ← Body Plain │
│ • Procesado ← "Pendiente" │
│ │
│ Status: ✓ Active │
│ Frecuencia: Cada 15 minutos │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Tips Profesionales
Tip 1: Crea una copia de seguridad de tu spreadsheet antes de experimentar. Así siempre puedes volver atrás.
Tip 2: Usa el email de prueba que te enviaste a ti mismo para verificar el formato antes de recibir emails reales.
Tip 3: Revisa Task History después de las primeras 24 horas para asegurarte de que todo funciona correctamente.
Tip 4: Si necesitas procesar emails históricos (no solo nuevos), puedes usar el botón "Replay" en Task History para reprocesar manualmente.
Lo que Aprendiste
En esta lección:
- Creaste tu primer Zap funcional de inicio a fin
- Configuraste un trigger con filtro de búsqueda
- Mapeaste datos de una app a otra
- Probaste y publicaste la automatización
- Aprendiste a diagnosticar errores comunes
Siguiente paso
En la próxima lección aprenderás a probar, activar y monitorear tus Zaps de forma profesional, incluyendo cómo diagnosticar errores y optimizar el rendimiento.
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