Conectar ChatGPT a tus Zaps

La integración de ChatGPT con Zapier abre un mundo de posibilidades para automatizar tareas que antes requerían intervención humana. En esta lección aprenderás a configurar la conexión entre OpenAI y Zapier, crear tus primeros prompts automatizados y gestionar el uso de tokens de manera eficiente.

Lo que aprenderás

Configurar la integración de OpenAI en Zapier
Crear y gestionar tu API key de forma segura
Escribir prompts efectivos para automatizaciones
Entender y optimizar el uso de tokens

Requisitos previos

Cuenta de Zapier (plan gratuito o superior)
Cuenta de OpenAI con acceso a la API
Conocimientos básicos de Zaps (triggers y acciones)

Configurar la integración de OpenAI en Zapier

Paso 1: Obtener tu API Key de OpenAI

Antes de conectar OpenAI con Zapier, necesitas generar una clave de API:

Visita platform.openai.com
Inicia sesión con tu cuenta de OpenAI
Ve a Settings → API Keys
Haz clic en Create new secret key
Dale un nombre descriptivo: "Zapier Integration"
Copia la clave inmediatamente (solo se muestra una vez)

Importante: Guarda tu API key en un lugar seguro. Nunca la compartas ni la incluyas en código público. Si la pierdes, deberás generar una nueva.

Paso 2: Agregar créditos a tu cuenta OpenAI

La API de OpenAI es de pago por uso:

En OpenAI Platform, ve a Billing
Haz clic en Add payment method
Agrega tu tarjeta de crédito o débito
Establece un límite mensual de gasto (recomendado: $10-20 para comenzar)

Paso 3: Conectar OpenAI en Zapier

En Zapier, crea un nuevo Zap o edita uno existente
Agrega una acción y busca OpenAI (GPT-4o, o1, GPT-4, DALL-E, Whisper)
Selecciona la acción Conversation
Haz clic en Sign in to OpenAI
Pega tu API key cuando se solicite
Haz clic en Yes, Continue

Tu conexión quedará guardada para futuros Zaps.

Tu primer prompt automatizado

Vamos a crear un Zap simple que resume emails automáticamente.

Configuración del Zap

Trigger: Gmail - New Email Action: OpenAI - Conversation

Configurar la acción de OpenAI

En la acción de OpenAI, configura los siguientes campos:

Model:

gpt-4o-mini

User Message:

Resume el siguiente email en 3 puntos clave. Mantén un tono profesional y conciso.

Asunto: {{Trigger.Subject}}

Contenido:
{{Trigger.Body Plain}}

Responde únicamente con los 3 puntos, sin introducción ni despedida.

System Instructions (opcional):

Eres un asistente ejecutivo experto en comunicación empresarial. Tu trabajo es extraer la información más relevante de los emails de forma clara y accionable.

Parámetros adicionales recomendados

Parámetro	Valor	Explicación
Temperature	0.3	Respuestas más consistentes y predecibles
Max Tokens	300	Limita el largo de la respuesta

Anatomía de un buen prompt para automatizaciones

Los prompts en automatizaciones deben ser diferentes a los que usas en chat. Aquí está la estructura recomendada:

Plantilla de prompt efectivo

[CONTEXTO]: Describe brevemente la situación o fuente de datos

[TAREA]: Instrucción clara y específica de qué hacer

[FORMATO]: Cómo debe estructurarse la respuesta

[RESTRICCIONES]: Qué NO debe hacer o incluir

---
DATOS DE ENTRADA:
{{Variable del trigger}}
---

[INSTRUCCIÓN FINAL]: Recordatorio breve de la tarea

Ejemplo aplicado: Clasificar leads

CONTEXTO: Recibes información de un formulario de contacto de un sitio web B2B.

TAREA: Clasifica este lead según su potencial de conversión.

FORMATO: Responde ÚNICAMENTE con una de estas categorías:
- HOT: Listo para comprar, necesidad urgente
- WARM: Interesado pero sin urgencia
- COLD: Solo explorando, sin intención clara

RESTRICCIONES:
- No incluyas explicaciones
- No agregues texto adicional
- Solo la palabra de la categoría

---
DATOS DEL LEAD:
Nombre: {{Nombre}}
Empresa: {{Empresa}}
Cargo: {{Cargo}}
Mensaje: {{Mensaje}}
Presupuesto indicado: {{Presupuesto}}
---

Clasifica este lead:

Entendiendo tokens y costos

¿Qué es un token?

Un token es aproximadamente 4 caracteres en inglés o 3 caracteres en español. OpenAI cobra por el total de tokens procesados (entrada + salida).

Ejemplos de conteo:

"Hola, ¿cómo estás?" = ~7 tokens
Un email de 500 palabras = ~700-800 tokens
Este párrafo completo = ~50 tokens

Costos por modelo (aproximados, enero 2025)

Modelo	Input (por 1M tokens)	Output (por 1M tokens)
gpt-4o-mini	$0.15	$0.60
gpt-4o	$2.50	$10.00
gpt-4-turbo	$10.00	$30.00

Calculadora rápida de costos

Para un Zap que procesa emails:

Prompt template: ~200 tokens
Email promedio: ~500 tokens
Respuesta esperada: ~100 tokens
Total por ejecución: ~800 tokens

Con gpt-4o-mini:

100 emails/día = ~80,000 tokens/día
Costo diario ≈ $0.06
Costo mensual ≈ $1.80

Optimizar el uso de tokens

Estrategias para reducir costos

Usa el modelo adecuado
- gpt-4o-mini para tareas simples (clasificación, resumen corto)
- gpt-4o solo cuando necesites razonamiento complejo

Limita la entrada

# En lugar de enviar todo el email
{{Trigger.Body Plain | truncate: 1000}}

Sé específico en el formato de salida
```
Responde con máximo 50 palabras.
```

Usa prompts concisos

# Evita
Por favor, podrías amablemente resumir el siguiente texto...

# Prefiere
Resume en 3 puntos:

Configurar límites de uso en OpenAI

Ve a Settings → Limits en OpenAI Platform
Establece un Monthly budget limit
Configura alertas de uso al 50% y 80%

Ejercicio práctico

Crea un Zap que:

Trigger: Recibe un mensaje de un formulario de contacto (Typeform, Google Forms, etc.)
Acción OpenAI: Genera una respuesta personalizada de agradecimiento
Acción final: Envía el email de respuesta automáticamente

Prompt sugerido para el ejercicio

Genera un email de agradecimiento breve y profesional para alguien que completó nuestro formulario de contacto.

DATOS:
Nombre: {{Nombre}}
Consulta: {{Mensaje}}
Producto de interés: {{Producto}}

INSTRUCCIONES:
- Máximo 100 palabras
- Menciona que revisaremos su consulta en 24 horas
- Tono amigable pero profesional
- Firma como "Equipo de [Tu Empresa]"
- NO incluyas asunto, solo el cuerpo del email

Errores comunes y soluciones

Error	Causa	Solución
"Invalid API key"	Key incorrecta o expirada	Genera una nueva key en OpenAI
"Rate limit exceeded"	Demasiadas solicitudes	Agrega un delay o upgrade de plan
"Context length exceeded"	Input muy largo	Trunca el texto de entrada
Respuestas inconsistentes	Temperature muy alta	Baja temperature a 0.2-0.4
Respuestas cortadas	Max tokens muy bajo	Aumenta el límite de tokens

Puntos clave

La integración OpenAI-Zapier requiere una API key y créditos activos
Usa gpt-4o-mini para la mayoría de automatizaciones (mejor relación costo-beneficio)
Estructura tus prompts con contexto, tarea, formato y restricciones
Monitorea tu uso de tokens y establece límites de presupuesto
Temperature baja (0.2-0.4) = respuestas más predecibles y consistentes

Próximos pasos

En la siguiente lección aprenderás a usar IA para clasificar automáticamente emails, tickets y leads, creando flujos de trabajo inteligentes que enrutan información al equipo correcto sin intervención manual.