Qué automatizar: Identifica tus oportunidades

La automatización no se trata de automatizar todo, sino de automatizar lo correcto. En esta lección aprenderás a identificar las tareas que te roban tiempo valioso y que son perfectas candidatas para automatización.

El problema: Tiempo perdido en tareas repetitivas

Según estudios de McKinsey, los profesionales pasan en promedio 28% de su tiempo en tareas repetitivas que podrían automatizarse. Eso equivale a más de 11 horas semanales.

Imagina recuperar aunque sea la mitad de ese tiempo para:

• Trabajo estratégico de alto impacto
• Proyectos creativos
• Desarrollo profesional
• Tiempo personal

El Framework de 5 Criterios para Automatización

No todas las tareas deben automatizarse. Usa estos 5 criterios para identificar las mejores candidatas:

1. Repetitiva

La tarea se repite con frecuencia (diaria, semanal, o por cada evento).

Ejemplos:

• Enviar el mismo email de bienvenida a cada nuevo cliente
• Actualizar un spreadsheet cada vez que llega un pedido
• Notificar al equipo cuando se cierra una venta

2. Basada en reglas claras

La tarea sigue un patrón predecible con reglas definidas (Si X, entonces Y).

Ejemplos:

• Si el lead viene de LinkedIn → asignar a vendedor A
• Si el monto es mayor a $5,000 → requiere aprobación del gerente
• Si el email contiene "urgente" → mover a carpeta prioritaria

3. Sin juicio complejo

La tarea no requiere creatividad, intuición o decisiones subjetivas.

Automatizable:

• Copiar datos de un formulario a un CRM
• Enviar recordatorios programados
• Crear carpetas para nuevos proyectos

No automatizable (por ahora):

• Negociar con un cliente difícil
• Diseñar una estrategia de marketing
• Resolver un conflicto en el equipo

4. Conecta 2+ aplicaciones

La tarea implica mover información entre diferentes herramientas.

Ejemplos:

• Gmail → Google Sheets
• Typeform → HubSpot
• Slack → Asana
• Shopify → QuickBooks

5. Consume más de 30 minutos por semana

Si la tarea te quita al menos 30 minutos semanales, vale la pena automatizarla.

Cálculo rápido:

• 5 min/día × 5 días = 25 min/semana (borderline)
• 10 min/día × 5 días = 50 min/semana (definitivamente automatizar)
• 2 horas cada vez × 2 veces/mes = 1 hora/semana (automatizar)

Ejemplos por Área de Trabajo

Marketing

Tarea	Tiempo semanal	Automatizable
Publicar leads de Facebook Ads en el CRM	45 min	Si
Enviar newsletter a nuevos suscriptores	30 min	Si
Crear reportes de métricas semanales	2 horas	Si
Diseñar creativos para campañas	Variable	No

Automatizaciones comunes en marketing:

• Lead de formulario → CRM → Email de bienvenida
• Nueva publicación de blog → Post en redes sociales
• Suscriptor nuevo → Secuencia de onboarding

Ventas

Tarea	Tiempo semanal	Automatizable
Registrar llamadas en el CRM	1 hora	Si
Enviar propuestas personalizadas	3 horas	Parcialmente
Seguimiento a leads sin respuesta	2 horas	Si
Cerrar una negociación compleja	Variable	No

Automatizaciones comunes en ventas:

• Lead caliente → Notificación instantánea al vendedor
• Propuesta enviada + 3 días sin respuesta → Email de seguimiento
• Deal cerrado → Notificación a finanzas + onboarding

Operaciones

Tarea	Tiempo semanal	Automatizable
Crear tickets de soporte desde emails	1 hora	Si
Actualizar inventario entre sistemas	2 horas	Si
Generar facturas de pedidos	1.5 horas	Si
Resolver disputas con proveedores	Variable	No

Automatizaciones comunes en operaciones:

• Pedido nuevo → Actualizar inventario → Notificar almacén
• Email de soporte → Crear ticket → Asignar agente
• Factura pagada → Actualizar contabilidad → Notificar cliente

Ejercicio Práctico: Auditoría de Tiempo

Realiza este ejercicio durante los próximos 3 días para identificar tus oportunidades de automatización.

Paso 1: Registra tus tareas

Durante 3 días laborales, anota cada tarea que realizas. Usa esta plantilla:

Hora	Tarea	Tiempo	Apps usadas	Frecuencia
9:00	Revisar emails y responder	30 min	Gmail, CRM	Diaria
9:30	Actualizar pipeline de ventas	20 min	Sheets, CRM	Diaria
10:00	...	...	...	...

Paso 2: Evalúa cada tarea

Para cada tarea registrada, responde:

1. Es repetitiva? (Si/No)
2. Sigue reglas claras? (Si/No)
3. Requiere juicio complejo? (Si/No)
4. Conecta 2+ apps? (Si/No)
5. Tiempo semanal estimado: ___ minutos

Paso 3: Calcula el puntaje de automatización

Criterio	Puntos si cumple
Repetitiva	+2
Basada en reglas	+2
Sin juicio complejo	+2
Conecta 2+ apps	+3
Más de 30 min/semana	+1
Más de 60 min/semana	+2
Más de 2 horas/semana	+3

Interpretación:

• 8-12 puntos: Candidata perfecta para automatización
• 5-7 puntos: Buena candidata, vale la pena explorar
• 0-4 puntos: Probablemente no vale la pena automatizar

Paso 4: Prioriza tu lista

Ordena tus tareas automatizables por:

1. Tiempo recuperado (mayor impacto primero)
2. Complejidad (más fácil primero para ganar momentum)
3. Frecuencia de errores (más errores = mayor beneficio)

Tu Lista de Automatización Inicial

Basándote en el ejercicio, completa esta lista con tus 3 principales candidatas:

Automatización #1: ________________________

• Tiempo semanal actual: ___ min
• Apps involucradas: ___________
• Beneficio esperado: ___________

Automatización #2: ________________________

• Tiempo semanal actual: ___ min
• Apps involucradas: ___________
• Beneficio esperado: ___________

Automatización #3: ________________________

• Tiempo semanal actual: ___ min
• Apps involucradas: ___________
• Beneficio esperado: ___________

Errores Comunes al Identificar Qué Automatizar

Error 1: Automatizar todo

No todas las tareas deben automatizarse. Algunas requieren el toque humano o son tan infrecuentes que no vale la pena el esfuerzo.

Error 2: Empezar por lo más complejo

Comienza con automatizaciones simples de 2-3 pasos. Gana confianza antes de construir flujos complejos.

Error 3: Ignorar el factor humano

Algunas tareas "automatizables" en teoría benefician de revisión humana. Por ejemplo, un email de disculpa a un cliente enojado.

Error 4: No medir el antes y después

Registra cuánto tiempo te toma la tarea antes de automatizar para poder medir el impacto real.

Tips Profesionales

Tip 1: Empieza automatizando tareas que te frustran. La motivación de eliminar algo molesto te ayudará a completar el proyecto.

Tip 2: Busca los "copy-paste" en tu día. Cada vez que copias datos de una app a otra, hay una oportunidad de automatización.

Tip 3: Pregunta a tu equipo qué tareas repetitivas les quitan más tiempo. A veces otros ven oportunidades que tú no notas.

Resumen

Para identificar qué automatizar, busca tareas que:

1. Se repiten frecuentemente
2. Siguen reglas claras y predecibles
3. No requieren juicio complejo
4. Conectan 2 o más aplicaciones
5. Te quitan más de 30 minutos por semana

Realiza la auditoría de tiempo para crear tu lista priorizada de automatizaciones. En las siguientes lecciones, aprenderás a construir estas automatizaciones paso a paso.

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Siguiente paso

En la próxima lección, compararemos Zapier vs Make para que elijas la herramienta adecuada para tus necesidades. Ambas son excelentes, pero cada una tiene sus fortalezas.