Anatomía de una automatización: Triggers, Actions, Filtros
Entiende los componentes fundamentales que forman cualquier automatización.
Antes de construir automatizaciones, necesitas entender sus componentes fundamentales. En esta lección aprenderás los "bloques de construcción" que componen cualquier flujo automatizado.
Los 3 Componentes Fundamentales
Toda automatización se compone de tres elementos básicos:
┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐
│ TRIGGER │ ──▶ │ FILTER │ ──▶ │ ACTION │
│ (Inicio) │ │ (Condición) │ │ (Hacer) │
└─────────────┘ └─────────────┘ └─────────────┘
- Trigger: El evento que inicia la automatización
- Filter: Condiciones que determinan si continuar (opcional)
- Action: Las tareas que se ejecutan
Piensa en esto como una oración: "Cuando [trigger] ocurre, si [filter] se cumple, entonces [action]."
Triggers: El Punto de Inicio
Un trigger es el evento que dispara tu automatización. Sin trigger, la automatización nunca se ejecuta.
Tipos de Triggers
1. Triggers de Evento
Se activan cuando algo específico sucede en una aplicación.
Ejemplos:
- Nuevo email recibido en Gmail
- Nuevo contacto creado en HubSpot
- Nueva fila agregada en Google Sheets
- Nuevo pedido en Shopify
- Nuevo mensaje en un canal de Slack
┌──────────────────────────────────┐
│ TRIGGER: Nuevo email en Gmail │
│ │
│ Se activa cada vez que llega │
│ un email nuevo a tu bandeja │
└──────────────────────────────────┘
2. Triggers de Actualización
Se activan cuando algo existente cambia.
Ejemplos:
- Contacto actualizado en CRM
- Estado de tarea cambiado en Asana
- Fila modificada en spreadsheet
- Deal movido a nueva etapa
┌──────────────────────────────────┐
│ TRIGGER: Deal movido a "Ganado" │
│ │
│ Se activa cuando un deal │
│ cambia su estado a "Ganado" │
└──────────────────────────────────┘
3. Triggers Programados (Schedule)
Se activan en intervalos de tiempo definidos.
Ejemplos:
- Cada hora
- Todos los lunes a las 9am
- El primer día de cada mes
- Cada 15 minutos
┌──────────────────────────────────┐
│ TRIGGER: Cada lunes 9:00 AM │
│ │
│ Se activa semanalmente para │
│ generar reporte de la semana │
└──────────────────────────────────┘
4. Triggers de Webhook
Se activan cuando otra aplicación envía datos a una URL específica.
Ejemplos:
- Formulario externo envía datos
- Sistema interno notifica evento
- API de tercero envía información
┌──────────────────────────────────┐
│ TRIGGER: Webhook recibido │
│ │
│ Se activa cuando tu formulario │
│ personalizado envía datos │
└──────────────────────────────────┘
Propiedades de los Triggers
Cada trigger proporciona datos que puedes usar en los siguientes pasos:
| Trigger | Datos disponibles |
|---|---|
| Nuevo email | Remitente, asunto, cuerpo, adjuntos, fecha |
| Nuevo contacto | Nombre, email, teléfono, empresa, campos custom |
| Nueva fila | Valores de cada columna |
| Nuevo pedido | Productos, total, cliente, dirección |
Estos datos son los "ingredientes" que usarás en tus actions.
Actions: Las Tareas a Ejecutar
Un action es una tarea que la automatización realiza. Puedes tener múltiples actions en secuencia.
Tipos de Actions
1. Crear
Crea algo nuevo en una aplicación.
Ejemplos:
- Crear contacto en CRM
- Crear fila en spreadsheet
- Crear tarea en Asana
- Crear factura en QuickBooks
- Enviar email
┌──────────────────────────────────┐
│ ACTION: Crear contacto │
│ │
│ App: HubSpot │
│ Nombre: [dato del trigger] │
│ Email: [dato del trigger] │
│ Fuente: "Formulario web" │
└──────────────────────────────────┘
2. Actualizar
Modifica algo existente.
Ejemplos:
- Actualizar contacto en CRM
- Modificar fila en spreadsheet
- Cambiar estado de tarea
- Actualizar inventario
┌──────────────────────────────────┐
│ ACTION: Actualizar inventario │
│ │
│ App: Google Sheets │
│ Fila: [buscar por SKU] │
│ Columna Stock: [restar 1] │
└──────────────────────────────────┘
3. Buscar
Encuentra información en una aplicación.
Ejemplos:
- Buscar contacto por email
- Encontrar fila por ID
- Buscar producto por SKU
┌──────────────────────────────────┐
│ ACTION: Buscar contacto │
│ │
│ App: Salesforce │
│ Buscar por: Email │
│ Valor: [email del trigger] │
└──────────────────────────────────┘
4. Notificar
Envía notificaciones o mensajes.
Ejemplos:
- Enviar email
- Enviar mensaje de Slack
- Enviar SMS
- Crear notificación push
┌──────────────────────────────────┐
│ ACTION: Notificar por Slack │
│ │
│ Canal: #ventas │
│ Mensaje: "Nuevo lead: [nombre]" │
└──────────────────────────────────┘
Encadenando Actions
Las actions se ejecutan en secuencia. Los datos de actions anteriores pueden usarse en actions posteriores.
Trigger: Nuevo pedido
│
▼
Action 1: Crear factura ──────┐
│ │
▼ │ Número de factura
Action 2: Enviar email ◀──────┘ disponible aquí
│
▼
Action 3: Notificar equipo
Filtros: Control del Flujo
Los filtros determinan si la automatización debe continuar o detenerse. Son el "si" condicional.
Anatomía de un Filtro
Un filtro evalúa una condición y solo continúa si es verdadera.
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ FILTER: Solo continuar si... │
│ │
│ [Campo] [Operador] [Valor] │
│ Monto es mayor que 1000 │
│ │
│ Resultado: TRUE → continuar │
│ FALSE → detener │
└─────────────────────────────────────────────────┘
Operadores Comunes
| Operador | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Igual a | El valor es exactamente igual | Estado = "Activo" |
| No igual a | El valor es diferente | País ≠ "Argentina" |
| Contiene | El texto incluye una palabra | Asunto contiene "urgente" |
| No contiene | El texto no incluye | Email no contiene "noreply" |
| Mayor que | Número es mayor | Monto > 5000 |
| Menor que | Número es menor | Cantidad < 10 |
| Está vacío | El campo no tiene valor | Teléfono está vacío |
| No está vacío | El campo tiene valor | Email no está vacío |
| Empieza con | El texto comienza con | Email empieza con "admin" |
| Termina con | El texto termina con | Email termina con "@empresa.com" |
Condiciones Múltiples
Puedes combinar condiciones con AND u OR:
AND (todas deben cumplirse):
País = "México"
AND
Monto > 1000
AND
Tipo = "Nuevo cliente"
OR (al menos una debe cumplirse):
Prioridad = "Alta"
OR
Monto > 10000
OR
Cliente = "VIP"
Ejemplo Visual de Filtro
┌─────────────┐
│ Trigger │ Nuevo lead en formulario
└─────┬───────┘
│
▼
┌─────────────────────────────────┐
│ FILTER │
│ Email no contiene "test" │
│ AND │
│ País = "México" o "Colombia" │
└─────────┬───────────────────────┘
│
┌─────┴─────┐
│ │
TRUE FALSE
│ │
▼ ▼
┌─────────┐ ┌─────────┐
│ Action │ │ STOP │
│ Crear │ │ │
│contacto │ └─────────┘
└─────────┘
Flujos Multi-Paso
Las automatizaciones reales combinan múltiples triggers, actions y filtros.
Ejemplo: Flujo de Lead Scoring
┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ TRIGGER: Nuevo lead en Typeform │
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Datos: nombre, email, empresa, cargo, │ │
│ │ tamaño empresa, presupuesto │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │ │
│ ▼ │
│ ACTION 1: Crear contacto en HubSpot │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Mapear todos los campos del formulario │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │ │
│ ▼ │
│ FILTER: Tamaño empresa > 50 empleados │
│ ┌───────────┬───────────────────────────┐ │
│ │ TRUE │ FALSE │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ ▼ │ ▼ │ │
│ │ ACTION 2 │ ACTION 2-ALT │ │
│ │ Asignar a │ Agregar a │ │
│ │ vendedor │ nurturing │ │
│ └───────────┴───────────────────────────┘ │
│ │ │
│ ▼ │
│ ACTION 3: Enviar email de bienvenida personalizado │
│ │ │
│ ▼ │
│ ACTION 4: Notificar en Slack canal #nuevos-leads │
│ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────┘
Ejemplo: Flujo de E-commerce
TRIGGER: Nuevo pedido en Shopify
│
▼
ACTION 1: Crear cliente en CRM (si no existe)
│
▼
FILTER: Monto > $500?
┌────┴────┐
SI NO
│ │
▼ │
ACTION 2a: │
Notificar │
gerente │
│ │
└────┬────┘
│
▼
ACTION 3: Actualizar inventario
│
▼
FILTER: Stock < 10 unidades?
┌────┴────┐
SI NO
│ │
▼ │
ACTION 4a: │
Alerta de │
restock │
│ │
└────┬────┘
│
▼
ACTION 5: Enviar confirmación al cliente
│
▼
ACTION 6: Crear tarea de seguimiento (3 días)
Paths: Flujos con Múltiples Caminos
Zapier permite crear "Paths" que dividen el flujo en múltiples caminos basados en condiciones.
┌─────────────────────┐
│ TRIGGER │
│ Nuevo ticket │
└──────────┬──────────┘
│
┌──────────┴──────────┐
│ PATHS │
└──────────┬──────────┘
│
┌───────────────┼───────────────┐
│ │ │
▼ ▼ ▼
┌───────┐ ┌───────┐ ┌───────┐
│Path A │ │Path B │ │Path C │
│Urgente│ │Normal │ │Bajo │
└───┬───┘ └───┬───┘ └───┬───┘
│ │ │
▼ ▼ ▼
Asignar a Agregar a Agregar a
senior + cola normal FAQ auto-
llamar respuesta
Datos y Variables
Usar Datos del Trigger en Actions
Cuando configuras una action, puedes insertar datos de pasos anteriores:
┌────────────────────────────────────────────────┐
│ ACTION: Enviar email │
│ │
│ Para: {{Trigger.Email}} │
│ Asunto: Hola {{Trigger.Nombre}}, bienvenido │
│ Cuerpo: │
│ Gracias por registrarte, {{Trigger.Nombre}}!│
│ Tu empresa {{Trigger.Empresa}} ahora tiene │
│ acceso a... │
└────────────────────────────────────────────────┘
Transformar Datos
Zapier incluye funciones para transformar datos:
| Función | Entrada | Salida |
|---|---|---|
| Uppercase | "hola mundo" | "HOLA MUNDO" |
| Lowercase | "HOLA MUNDO" | "hola mundo" |
| Capitalize | "hola mundo" | "Hola Mundo" |
| Trim | " texto " | "texto" |
| Split | "a,b,c" | ["a", "b", "c"] |
| Replace | "2024-01-15" → "-" por "/" | "2024/01/15" |
Resumen Visual
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ANATOMÍA DE UN ZAP │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ╔═══════════════╗ │
│ ║ TRIGGER ║ "Cuando esto pase..." │
│ ║ (1 por Zap) ║ • Evento en app │
│ ╚═══════╤═══════╝ • Programado │
│ │ • Webhook │
│ ▼ │
│ ╔═══════════════╗ │
│ ║ FILTER ║ "Si esto se cumple..." │
│ ║ (Opcional) ║ • Condiciones │
│ ╚═══════╤═══════╝ • AND / OR │
│ │ │
│ ▼ │
│ ╔═══════════════╗ │
│ ║ ACTION 1 ║ "Hacer esto..." │
│ ╚═══════╤═══════╝ • Crear / Actualizar │
│ │ • Buscar / Notificar │
│ ▼ │
│ ╔═══════════════╗ │
│ ║ ACTION 2 ║ "Y luego esto..." │
│ ╚═══════╤═══════╝ │
│ │ │
│ ▼ │
│ ╔═══════════════╗ │
│ ║ ACTION N ║ "Y finalmente esto." │
│ ╚═══════════════╝ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Tips Importantes
Tip 1: Empieza simple. Tu primer Zap debería tener 1 trigger y 1-2 actions. Agrega complejidad gradualmente.
Tip 2: Usa filtros para evitar errores. Es mejor filtrar demasiado que procesar datos incorrectos.
Tip 3: Nombra tus Zaps descriptivamente. "Gmail-Sheets-Lead-Tracking" es mejor que "Mi Zap 1".
Tip 4: Documenta la lógica de filtros complejos. Futuro tú te lo agradecerá.
Resumen
Los tres componentes fundamentales de cualquier automatización son:
- Trigger: El evento que inicia todo (nuevo email, nuevo contacto, etc.)
- Filter: Condiciones que determinan si continuar (opcional pero muy útil)
- Action: Las tareas que se ejecutan (crear, actualizar, notificar, etc.)
Estos componentes se combinan en flujos que pueden ser simples (1 trigger → 1 action) o complejos (múltiples pasos, condiciones y paths).
Siguiente paso
Ahora que entiendes la anatomía de una automatización, es hora de poner las manos en la masa. En la próxima lección, crearás tu cuenta de Zapier y conocerás el dashboard donde construirás tus automatizaciones.
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