Excel Online: Sincronizar datos entre apps

Excel Online combinado con Zapier se convierte en una poderosa herramienta para centralizar y sincronizar datos entre múltiples aplicaciones. A diferencia de Google Sheets, Excel Online se integra nativamente con el ecosistema Microsoft 365, lo que lo hace ideal para entornos empresariales. En esta lección aprenderás a usar Excel como hub de datos para tus automatizaciones.

Excel Online vs Google Sheets en Zapier

Característica	Excel Online	Google Sheets
Triggers	2	3
Actions	5	7
Fórmulas vía Zapier	No	No
Tablas estructuradas	Sí (Tables)	No
Integración nativa	Microsoft 365	Google Workspace
Límite de filas	1M por hoja	10M celdas

Requisitos previos

Para usar Excel Online con Zapier necesitas:

1. Cuenta Microsoft 365 (Business o Personal)
2. Archivo Excel en OneDrive o SharePoint
3. Tabla formateada (no solo rango de celdas)

Crear una tabla en Excel

Para que Zapier funcione correctamente, tus datos deben estar en una "Tabla" de Excel:

1. Selecciona tus datos incluyendo encabezados
2. Ve a Insertar → Tabla
3. Marca "La tabla tiene encabezados"
4. Nombra la tabla (ej: "Leads", "Ventas")

Importante: Sin una tabla formateada, Zapier no podrá detectar las columnas.

Triggers de Excel Online

New Row

Se activa cuando se agrega una nueva fila a una tabla.

Uso: Procesar nuevos registros
Nueva fila en tabla "Pedidos" → Enviar confirmación

New Row in Table (específico)

Similar pero permite especificar la tabla exacta.

Uso: Cuando tienes múltiples tablas en un archivo
Nueva fila en "Tabla_Clientes" → Crear contacto en CRM

Acciones de Excel Online

Acción	Descripción
Add Row	Agregar nueva fila a tabla
Update Row	Actualizar fila existente
Find Row	Buscar fila por criterio
Get Row	Obtener fila por número
Delete Row	Eliminar fila

Automatización 1: CRM simple en Excel

Construye un sistema de seguimiento de clientes usando Excel como base de datos.

Estructura de la tabla "Clientes"

ID	Nombre	Email	Empresa	Estado	Fecha_Contacto	Origen	Valor_Potencial

Zap 1: Capturar leads desde formulario

Trigger: Microsoft Forms - New Response

Action: Excel Online - Add Row to Table
Workbook: CRM_Ventas.xlsx
Table: Clientes

Mapping:
- ID: {{response_id}}
- Nombre: {{pregunta_nombre}}
- Email: {{pregunta_email}}
- Empresa: {{pregunta_empresa}}
- Estado: "Nuevo"
- Fecha_Contacto: {{submission_date}}
- Origen: "Microsoft Forms"

Zap 2: Actualizar estado desde email

Trigger: Outlook - New Email Matching Search
Search: from:{{client_email}} subject:interesado

Action 1: Excel Online - Find Row
Table: Clientes
Lookup Column: Email
Lookup Value: {{from_email}}

Action 2: Excel Online - Update Row
Row ID: {{found_row_id}}
Estado: "Interesado"
Fecha_Contacto: {{email_date}}

Zap 3: Notificar cambios de estado

Trigger: Excel Online - New Row (con polling frecuente)
Filter: Estado = "Calificado"

Action: Microsoft Teams - Post Message
Channel: #ventas
Message: "Nuevo lead calificado: {{Nombre}} de {{Empresa}}"

Automatización 2: Sincronización bidireccional

Mantén datos sincronizados entre Excel y otras plataformas.

Excel → Salesforce

Trigger: Excel Online - New Row
Table: Nuevos_Contactos

Action: Salesforce - Create Lead
Company: {{Empresa}}
Name: {{Nombre}}
Email: {{Email}}
Lead Source: "Excel Import"

Salesforce → Excel

Trigger: Salesforce - New Lead

Action: Excel Online - Add Row
Table: Leads_Salesforce

Mapping:
- SF_ID: {{lead_id}}
- Nombre: {{name}}
- Email: {{email}}
- Estado_SF: {{status}}
- Fecha_Sync: {{now}}

Evitar loops infinitos

Cuando sincronizas bidireccionalmente:

1. Agrega columna "Origen": Identifica de dónde vino el registro
2. Filtra por origen: Solo procesa registros del origen contrario
3. Usa timestamps: Compara fechas de última modificación

Automatización 3: Control de inventario

Gestiona stock con actualizaciones automáticas desde múltiples fuentes.

Tabla "Inventario"

SKU	Producto	Stock	Stock_Minimo	Ultima_Venta	Proveedor

Actualizar por ventas

Trigger: Shopify - New Order

For each line item:
  Action 1: Excel Online - Find Row
  Lookup: SKU = {{item.sku}}

  Action 2: Excel Online - Update Row
  Stock: {{current_stock}} - {{quantity_sold}}
  Ultima_Venta: {{order_date}}

Alerta de stock bajo

Trigger: Schedule - Every day at 8am

Action 1: Excel Online - Find Rows
Filter: Stock < Stock_Minimo

Action 2: Outlook - Send Email
To: compras@empresa.com
Subject: "Alerta: Productos con stock bajo"
Body: Lista de productos encontrados

Automatización 4: Reportes automatizados

Genera y distribuye reportes basados en datos de Excel.

Reporte semanal de ventas

Trigger: Schedule - Every Monday at 9am

Action 1: Excel Online - Get Many Rows
Table: Ventas
Filter: Fecha >= {{last_monday}}

Action 2: Formatter - Calculate Sum
Field: Monto

Action 3: Outlook - Send Email
To: gerencia@empresa.com
Subject: "Reporte Semanal de Ventas"
Body: "Total de ventas esta semana: ${{sum}}
       Número de transacciones: {{row_count}}

       Detalles adjuntos."

Action 4: OneDrive - Copy File
From: Reporte_Plantilla.xlsx
To: Reportes/Semana_{{week_number}}.xlsx

Trabajando con múltiples tablas

Excel permite tener varias tablas en un mismo archivo. Esto es útil para datos relacionados.

Estructura de ejemplo

Archivo: CRM_Completo.xlsx

Tabla "Empresas": | ID_Empresa | Nombre | Industria | Tamaño |

Tabla "Contactos": | ID_Contacto | Nombre | Email | ID_Empresa |

Tabla "Oportunidades": | ID_Oportunidad | Nombre_Deal | Valor | ID_Empresa | Estado |

Lookup entre tablas

Trigger: Excel Online - New Row (Oportunidades)

Action 1: Excel Online - Find Row
Table: Empresas
Lookup: ID_Empresa

Action 2: Microsoft Teams - Post Message
Message: "Nueva oportunidad: {{Deal_Name}}
         Empresa: {{Empresa.Nombre}}
         Industria: {{Empresa.Industria}}
         Valor: ${{Valor}}"

Mejores prácticas

1. Siempre usa tablas

Nunca trabajes con rangos de celdas simples. Las tablas permiten:

• Columnas con nombres
• Expansión automática
• Mejor rendimiento

2. Nombra tus tablas descriptivamente

Tabla1 → Clientes_2024
Tabla2 → Ventas_Mensuales
Tabla3 → Inventario_Almacen

3. Mantén IDs únicos

Agrega siempre una columna ID para poder actualizar registros específicos.

4. Usa validación de datos

En Excel, configura listas desplegables para campos como "Estado" para mantener consistencia.

5. Guarda en SharePoint para colaboración

Para equipos, usa SharePoint en lugar de OneDrive personal.

6. Documenta la estructura

Crea una hoja "README" con descripción de cada columna y tabla.

Solución de problemas

"No tables found"

• Verifica que los datos están en formato Tabla (no solo celdas)
• Reconecta la cuenta y vuelve a seleccionar el archivo

Row not updating

• Asegúrate de tener el Row ID correcto
• Verifica que la columna lookup tenga valores únicos
• Revisa permisos del archivo

Datos aparecen en columnas incorrectas

• Los encabezados pueden haber cambiado
• Reconecta el Zap después de modificar estructura

Límites de API

• Microsoft tiene límites de llamadas
• Para alto volumen, considera usar Power Automate

Excel vs Power Automate

Escenario	Recomendación
Conectar Excel con apps externas	Zapier
Automatización interna M365	Power Automate
Alto volumen de operaciones	Power Automate
Múltiples integraciones	Zapier
Solo Microsoft 365	Power Automate

Ejercicio práctico

Crea un sistema de gestión de proyectos:

1. Tabla "Proyectos": ID, Nombre, Cliente, Estado, Fecha_Inicio, Fecha_Entrega
2. Tabla "Tareas": ID, Proyecto_ID, Tarea, Responsable, Estado
3. Zap 1: Nuevo proyecto en Forms → Crear fila en Proyectos → Notificar en Teams
4. Zap 2: Tarea completada → Actualizar estado → Verificar si proyecto completo
5. Zap 3: Proyecto atrasado → Alerta automática

Resumen

En esta lección aprendiste a:

• Configurar Excel Online correctamente para Zapier (usando Tablas)
• Crear, actualizar y buscar filas en tablas de Excel
• Implementar sincronización bidireccional con otras apps
• Construir sistemas de CRM e inventario
• Generar reportes automatizados

Próximos pasos

En la siguiente lección exploraremos cómo automatizar Microsoft Teams para enviar notificaciones y crear flujos de colaboración en equipo, completando tu dominio del ecosistema Microsoft 365.

---

Tip avanzado: Combina Excel Online con Power BI para crear dashboards que se actualicen automáticamente cuando Zapier agrega nuevos datos, proporcionando visualizaciones en tiempo real de tus métricas de negocio.