Reportes automáticos por email

La automatización de reportes elimina la tarea manual de enviar informes periódicamente. Looker Studio permite programar envíos de dashboards por correo electrónico, asegurando que los stakeholders reciban información actualizada sin que debas recordar hacerlo.

Por Qué Automatizar Reportes

Beneficios de la Automatización

Beneficio	Impacto
Ahorro de tiempo	Elimina envíos manuales repetitivos
Consistencia	Los reportes llegan siempre a tiempo
Profesionalismo	Demuestra organización y confiabilidad
Alcance	Múltiples stakeholders reciben información simultánea
Historial	Los correos crean un registro automático

Casos de Uso Comunes

• Reportes semanales de marketing: Cada lunes, el equipo recibe métricas de la semana anterior
• Dashboards mensuales para gerencia: Resumen ejecutivo el primer día del mes
• Alertas diarias de ventas: El equipo comercial inicia cada día con cifras actualizadas
• Reportes para clientes: Envíos automatizados de resultados de campañas

Configurar Envío Programado

Requisitos Previos

Antes de configurar el envío:

1. Permisos: Debes ser Editor o Propietario del dashboard
2. Acceso a datos: Los destinatarios necesitan permisos para ver los datos
3. Dashboard guardado: El dashboard debe estar guardado (no en borrador)

Paso 1: Acceder a la Configuración

1. Abre tu dashboard en Looker Studio
2. Ve a Compartir en la barra superior
3. Selecciona Programar envío de correo electrónico

También puedes acceder desde:

• Archivo > Programar envío de correo electrónico

Paso 2: Configurar Destinatarios

En el campo de destinatarios:

1. Ingresa las direcciones de correo electrónico
2. Separa múltiples direcciones con comas
3. Puedes usar grupos de Google si están disponibles

Ejemplo de destinatarios:
marketing@empresa.com, gerente@empresa.com, ceo@empresa.com

Límites:

• Máximo 50 destinatarios por programación
• Los destinatarios deben tener permisos de visualización

Paso 3: Definir Frecuencia

Looker Studio ofrece varias opciones de frecuencia:

Frecuencia	Configuración	Mejor Para
Diario	Todos los días a X hora	Métricas operativas
Semanal	Un día específico a X hora	Reportes de rendimiento
Mensual	Un día del mes a X hora	Resúmenes ejecutivos
Personalizado	Combinación de opciones	Necesidades específicas

Configuración semanal:

1. Selecciona "Semanal"
2. Elige el día de la semana (ej: Lunes)
3. Selecciona la hora de envío

Configuración mensual:

1. Selecciona "Mensual"
2. Elige el día del mes (1-28)
3. Selecciona la hora de envío

Nota: Evita seleccionar días 29-31 ya que no existen en todos los meses.

Paso 4: Configurar Zona Horaria

La hora de envío depende de la zona horaria configurada:

1. Haz clic en la zona horaria actual
2. Busca tu zona (ej: "America/Mexico_City")
3. Selecciona y confirma

Zonas horarias comunes para Latinoamérica:

• America/Mexico_City (UTC-6)
• America/Bogota (UTC-5)
• America/Lima (UTC-5)
• America/Santiago (UTC-3/-4)
• America/Buenos_Aires (UTC-3)
• America/Sao_Paulo (UTC-3)

Paso 5: Elegir Formato de Envío

Tienes dos opciones de formato:

Enlace al Dashboard:

• El correo contiene un enlace al dashboard en vivo
• Los destinatarios ven datos actualizados al hacer clic
• Requiere que tengan permisos de acceso

PDF Adjunto:

• El correo incluye un PDF con el estado actual del dashboard
• Los datos son una "foto" del momento del envío
• No requiere acceso a Looker Studio para ver
• Útil para destinatarios externos

Comparación de formatos:

Enlace:
+ Datos siempre actualizados
+ Interactividad completa
- Requiere permisos y login

PDF:
+ No requiere cuenta de Google
+ Archivo para referencia histórica
- Datos del momento de generación
- Sin interactividad

Paso 6: Personalizar el Mensaje

Puedes agregar contexto al correo:

1. Asunto personalizado: Modifica el asunto del correo
2. Mensaje adicional: Agrega texto explicativo

Ejemplo de asunto:

Reporte Semanal de Marketing - Semana del {fecha}

Ejemplo de mensaje:

Hola equipo,

Aquí está el reporte semanal de métricas de marketing.
Los puntos destacados de esta semana incluyen:
- Tráfico y conversiones
- Rendimiento por canal
- Comparativo vs semana anterior

Cualquier duda, no duden en contactarme.

Saludos,
Equipo de Analytics

Paso 7: Seleccionar Páginas

Si tu dashboard tiene múltiples páginas:

1. Haz clic en "Seleccionar páginas"
2. Marca las páginas que deseas incluir
3. Desmarca las que no son relevantes para este envío

Consejo: Crea versiones del dashboard con páginas específicas para diferentes audiencias.

Paso 8: Guardar y Activar

1. Revisa toda la configuración
2. Haz clic en Programar
3. La programación queda activa inmediatamente

Gestionar Programaciones Existentes

Ver Programaciones Activas

1. Abre el dashboard
2. Ve a Archivo > Programar envío de correo electrónico
3. Verás la lista de programaciones existentes

Modificar una Programación

1. Localiza la programación en la lista
2. Haz clic en el icono de editar
3. Modifica los parámetros necesarios
4. Guarda los cambios

Pausar o Eliminar

Para pausar temporalmente:

1. Edita la programación
2. Desactiva el toggle de "Activo"
3. La programación se conserva pero no envía

Para eliminar permanentemente:

1. Localiza la programación
2. Haz clic en el icono de eliminar
3. Confirma la acción

Consideraciones de Gestión de Destinatarios

Agregar Nuevos Destinatarios

1. Edita la programación existente
2. Agrega las nuevas direcciones
3. Guarda los cambios

Eliminar Destinatarios

1. Edita la programación
2. Elimina la dirección del campo
3. Guarda los cambios

Usar Grupos de Google

Para listas dinámicas de destinatarios:

1. Crea un grupo en Google Groups
2. Agrega miembros al grupo
3. Usa la dirección del grupo como destinatario
4. Los cambios en el grupo se reflejan automáticamente

Filtros y Datos en Reportes Programados

Estado de los Filtros

Los reportes programados capturan el estado actual de los filtros:

• Los filtros aplicados en el dashboard se respetan
• Los destinatarios ven datos filtrados según la configuración

Rangos de Fechas

Si usas rangos de fechas dinámicos:

• "Últimos 7 días" siempre mostrará los últimos 7 días relativos al envío
• "Este mes" mostrará el mes en curso al momento del envío

Ejemplo con "Última semana":
- Envío programado: Lunes 8:00 AM
- Datos mostrados: Lunes anterior a domingo
- Cada semana muestra la semana más reciente

Fechas Fijas vs Dinámicas

Tipo de Fecha	Comportamiento	Uso Recomendado
Fija (ej: Enero 2026)	Siempre muestra ese período	Reportes históricos específicos
Dinámica (ej: Última semana)	Se actualiza automáticamente	Reportes recurrentes

Solución de Problemas

Los Correos No Llegan

Causas posibles:

1. Spam/Junk: Revisa la carpeta de spam
2. Filtros de correo: El correo puede estar siendo filtrado
3. Permisos: El destinatario no tiene acceso al dashboard
4. Zona horaria: El envío está programado pero aún no es la hora

Soluciones:

• Pide a los destinatarios que agreguen lookerstudio@google.com a contactos
• Verifica que los permisos estén correctamente configurados
• Confirma la zona horaria

El PDF Está Vacío o Incompleto

Causas posibles:

1. Errores de conexión: La fuente de datos falló al momento del envío
2. Permisos de datos: Credenciales expiradas
3. Gráficos complejos: Algunos elementos no renderizan correctamente

Soluciones:

• Verifica que las fuentes de datos estén funcionando
• Renueva las credenciales si es necesario
• Simplifica gráficos problemáticos

Datos Desactualizados

Causas posibles:

1. Cache: Los datos no se refrescaron antes del envío
2. Fuente de datos: La actualización de la fuente es posterior al envío

Soluciones:

• Programa el envío después de que la fuente se actualice
• Si usas Google Sheets, asegúrate de que los datos estén listos

Error "No tienes permiso"

Causa:

• Perdiste permisos de edición del dashboard

Solución:

• Contacta al propietario para restaurar tus permisos

Mejores Prácticas

1. Programar en Horarios Apropiados

• Reportes matutinos: Programa entre 7-8 AM hora local
• Cierres semanales: Viernes por la tarde o lunes por la mañana
• Reportes mensuales: Primeros días del mes (día 1-3)

2. Segmentar por Audiencia

Crea programaciones diferentes para diferentes grupos:

Ejemplo de segmentación:

CEO/Directores:
- Frecuencia: Mensual
- Contenido: Resumen ejecutivo (1 página)
- Formato: PDF

Gerentes:
- Frecuencia: Semanal
- Contenido: Dashboard completo
- Formato: Enlace

Equipo Operativo:
- Frecuencia: Diario
- Contenido: Métricas del día
- Formato: Enlace

3. Incluir Contexto

No envíes solo el dashboard:

• Agrega un mensaje con highlights
• Menciona qué deben observar
• Incluye call to action si hay decisiones pendientes

4. Mantener Actualizada la Lista

• Revisa periódicamente los destinatarios
• Elimina personas que ya no necesitan el reporte
• Agrega nuevos miembros del equipo

5. Documentar las Programaciones

Mantén un registro de:

• Qué dashboards tienen envíos programados
• Quién los recibe
• Con qué frecuencia
• Quién es responsable de mantenerlos

Ejercicio Práctico

Configurar un Reporte Semanal de Marketing

Escenario: Necesitas enviar un reporte semanal al equipo de marketing cada lunes a las 8:00 AM.

Pasos:

1. Abre tu dashboard de marketing
2. Ve a Compartir > Programar envío de correo electrónico
3. Configura:
   • Destinatarios: direcciones del equipo de marketing
   • Frecuencia: Semanal, Lunes
   • Hora: 8:00 AM
   • Zona horaria: Tu zona local
   • Formato: Enlace al dashboard
   • Asunto: "Reporte Semanal de Marketing"
   • Mensaje:

     Buenos días equipo,
     
     Aquí está el reporte de la semana pasada.
     Por favor revisen los KPIs principales y
     vengan preparados para la reunión del martes.
     
     Saludos,
     Analytics
     

4. Selecciona las páginas relevantes
5. Haz clic en Programar
6. Verifica que la programación aparezca activa

Verificación:

• Espera al próximo lunes para confirmar el envío
• O haz clic en "Enviar ahora" para probar inmediatamente

Puntos Clave

• La automatización de reportes ahorra tiempo y asegura consistencia en los envíos
• Puedes programar envíos diarios, semanales o mensuales
• Los destinatarios pueden recibir enlaces interactivos o PDFs adjuntos
• La zona horaria determina cuándo se envían los correos
• Los filtros y rangos de fechas dinámicos se respetan en cada envío
• Usa grupos de Google para gestionar listas de destinatarios dinámicas
• Segmenta las programaciones según la audiencia y sus necesidades
• Documenta tus programaciones para facilitar el mantenimiento

Próxima Lección

En el siguiente módulo comenzaremos el proyecto final del curso: la construcción de un Dashboard de Marketing completo. Empezaremos con la fase de planificación, definiendo objetivos, stakeholders y métricas clave.