Conectar Google Sheets

Google Sheets es una de las fuentes de datos mas versatiles para Looker Studio. Te permite visualizar cualquier dato que puedas poner en una hoja de calculo: desde exportaciones de CRM hasta datos manuales de equipos. En esta leccion aprenderemos a conectar Sheets correctamente y las mejores practicas para preparar tus datos.

Por que usar Sheets como fuente de datos

Casos de uso ideales

Caso	Ejemplo
Datos manuales	Presupuestos, metas, forecasts
Exportaciones de sistemas	Datos de CRM, ERP, herramientas varias
Datos consolidados	Combinar multiples fuentes en una hoja
Prototipado rapido	Probar visualizaciones antes de conectar fuente real
Datos que cambian frecuentemente	Trackers actualizados por equipos

Ventajas de Sheets

• Flexibilidad total: Cualquier estructura de datos
• Actualizacion en tiempo real: Cambios reflejados automaticamente
• Colaboracion: Multiples personas pueden actualizar datos
• Sin costos adicionales: Incluido en Google Workspace
• Facil de mantener: No requiere conocimientos tecnicos

Preparar tu hoja de calculo

Antes de conectar, asegurate de que tus datos esten bien estructurados.

Estructura correcta

Tu hoja debe tener formato de tabla:

| Fecha      | Producto  | Region   | Ventas  | Unidades |
|------------|-----------|----------|---------|----------|
| 2026-01-01 | Widget A  | Norte    | 1500.00 | 25       |
| 2026-01-01 | Widget B  | Sur      | 2300.00 | 42       |
| 2026-01-02 | Widget A  | Norte    | 1200.00 | 20       |

Reglas de oro para datos en Sheets

1. Primera fila = Encabezados

Los nombres de columna deben estar en la fila 1:

Correcto:
Fila 1: Fecha | Producto | Ventas
Fila 2: 2026-01-01 | Widget A | 1500

Incorrecto:
Fila 1: Reporte de Ventas Enero (titulo)
Fila 2: (vacia)
Fila 3: Fecha | Producto | Ventas

2. Sin filas ni columnas vacias intermedias

Looker Studio puede tener problemas con espacios:

Correcto:
| Fecha | Producto | Ventas |
| 01/01 | A        | 100    |
| 02/01 | B        | 200    |

Incorrecto:
| Fecha | Producto | Ventas |
| 01/01 | A        | 100    |
|       |          |        |  <- Fila vacia
| 02/01 | B        | 200    |

3. Formato de datos consistente

Cada columna debe tener un solo tipo de dato:

Tipo	Formato correcto	Formato incorrecto
Fechas	2026-01-15	15/Ene/2026, Enero 15
Numeros	1500.00	$1,500, 1.500,00
Texto	Norte, Sur	NORTE, norte (inconsistente)

4. Nombres de columnas descriptivos

Buenos nombres ayudan en Looker Studio:

Bien: Fecha_Venta, Monto_USD, Region_Ventas
Mal: F, Col1, x

5. Sin formulas complejas que dependan de otras hojas

Si usas formulas, asegurate de que los datos resultantes sean valores simples.

Conectar Sheets a Looker Studio

Paso 1: Preparar la hoja

1. Abre tu Google Sheet
2. Verifica que cumpla las reglas anteriores
3. Anota el nombre de la hoja (pestana) que contiene los datos

Paso 2: Iniciar la conexion

1. En Looker Studio, ve a Crear > Fuente de datos
2. O desde un reporte: Recurso > Administrar fuentes de datos agregadas > Agregar una fuente
3. Busca y selecciona "Google Sheets"

Paso 3: Autorizar (si es necesario)

1. Clic en "Autorizar"
2. Permite acceso a tus Google Sheets

Paso 4: Seleccionar el archivo

Veras tus archivos de Sheets organizados:

Mis archivos
  └── Ventas 2026.gsheet
  └── Marketing Tracker.gsheet
Compartidos conmigo
  └── Reporte Equipo.gsheet

1. Selecciona el archivo
2. Selecciona la hoja especifica (pestana)
3. Configura las opciones (ver siguiente seccion)

Paso 5: Configurar opciones de conexion

Opcion	Descripcion	Recomendacion
Usar primera fila como encabezados	Toma fila 1 como nombres de campo	Siempre activado
Incluir celdas ocultas	Incluye filas/columnas ocultas	Generalmente desactivado
Incluir celdas filtradas	Incluye datos de filtros activos	Segun el caso
Rango	Especifica un rango (ej: A1:F100)	Dejar vacio para toda la hoja

Paso 6: Confirmar y conectar

1. Clic en "Conectar"
2. Revisa los campos detectados
3. Ajusta tipos de datos si es necesario (ver siguiente seccion)
4. Clic en "Agregar al informe"

Configurar tipos de datos

Looker Studio intenta detectar automaticamente el tipo de cada columna, pero no siempre acierta.

Tipos disponibles

Tipo	Icono	Uso
Texto	ABC	Categorias, nombres
Numero	123	Valores numericos
Fecha	Calendario	Fechas
Fecha y hora	Reloj	Timestamps
Booleano	Check	Verdadero/Falso
URL	Enlace	Links
Imagen	Cuadro	URLs de imagenes
Geo	Pin	Ciudades, paises

Cambiar tipo de dato

1. En la pantalla de campos, clic en el tipo actual
2. Selecciona el tipo correcto
3. Para fechas, especifica el formato si es necesario

Formatos de fecha comunes

Tu formato en Sheets	Configurar como
2026-01-15	YYYY-MM-DD
15/01/2026	DD/MM/YYYY
01/15/2026	MM/DD/YYYY
15-Ene-2026	DD-MMM-YYYY

Actualizacion automatica de datos

Una de las mayores ventajas de Sheets es la actualizacion automatica.

Como funciona

1. Modificas datos en Google Sheets
2. Looker Studio detecta el cambio
3. El reporte muestra los nuevos datos

Configurar frecuencia de actualizacion

1. Ve a Recurso > Administrar fuentes de datos agregadas
2. Clic en "Editar" en tu fuente de Sheets
3. En "Actualizacion de datos", configura:

Opcion	Comportamiento
15 minutos	Datos casi en tiempo real
1 hora	Balance entre actualizacion y performance
4 horas	Reportes que no requieren inmediatez
12 horas	Reportes diarios

Tip: Para datos que cambian poco, usa intervalos largos. Esto mejora la velocidad del reporte.

Forzar actualizacion manual

Si necesitas datos inmediatos:

1. Ve al modo Vista del reporte
2. Clic en los tres puntos (menu)
3. Selecciona "Actualizar datos"

Ejemplo practico: Dashboard de ventas

Vamos a crear un ejemplo completo.

Paso 1: Crear la hoja de datos

En Google Sheets, crea una hoja llamada "Ventas" con esta estructura:

| Fecha      | Vendedor    | Producto    | Region | Monto   | Unidades |
|------------|-------------|-------------|--------|---------|----------|
| 2026-01-01 | Ana Garcia  | Producto A  | Norte  | 5000    | 10       |
| 2026-01-01 | Luis Perez  | Producto B  | Sur    | 3500    | 7        |
| 2026-01-02 | Ana Garcia  | Producto A  | Norte  | 4200    | 8        |
| 2026-01-02 | Maria Lopez | Producto C  | Centro | 6100    | 12       |

Paso 2: Conectar a Looker Studio

1. Crea un nuevo reporte
2. Conecta el Google Sheet
3. Verifica los tipos de datos:
   • Fecha: Tipo Fecha
   • Vendedor, Producto, Region: Tipo Texto
   • Monto, Unidades: Tipo Numero

Paso 3: Crear visualizaciones

Grafico de barras: Ventas por vendedor

• Dimension: Vendedor
• Metrica: SUM(Monto)

Grafico circular: Ventas por region

• Dimension: Region
• Metrica: SUM(Monto)

Tabla resumen

• Dimensiones: Vendedor, Producto
• Metricas: SUM(Monto), SUM(Unidades)

Mejores practicas avanzadas

1. Usa rangos nombrados

En lugar de conectar toda la hoja, define un rango nombrado:

1. En Sheets, selecciona tus datos
2. Ve a Datos > Rangos con nombre
3. Nombra el rango (ej: "datos_ventas")
4. En Looker Studio, especifica el rango nombrado

Beneficio: Si agregas columnas fuera del rango, no afectan tu reporte.

2. Crea una hoja de "datos limpios"

Si tus datos originales son complejos:

1. Hoja 1: Datos crudos (importaciones, formulas)
2. Hoja 2: Datos limpios (solo valores, estructura correcta)
3. Conecta Looker Studio a la Hoja 2

3. Usa IMPORTRANGE para consolidar

Si tienes datos en multiples archivos:

=IMPORTRANGE("URL_del_otro_sheet", "Hoja1!A1:F100")

Luego conecta el Sheet consolidado a Looker Studio.

4. Automatiza con Google Apps Script

Para actualizaciones programadas de datos externos:

function actualizarDatos() {
  // Tu logica para importar datos
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  // Actualizar celdas...
}

// Configurar trigger diario

Solucionar problemas comunes

Problema: "Columna no encontrada"

Causa: Cambiaste el nombre de una columna en Sheets.

Solucion:

1. Ve a la fuente de datos en Looker Studio
2. Edita y reconecta
3. O usa nombres de columna consistentes

Problema: Datos no se actualizan

Causa: Cache de Looker Studio.

Solucion:

1. Fuerza actualizacion manual
2. Verifica configuracion de cache
3. Revisa que el archivo de Sheets no tenga errores

Problema: Fechas aparecen como numeros

Causa: Formato de fecha no reconocido.

Solucion:

1. En Sheets, formatea las fechas consistentemente
2. En Looker Studio, cambia el tipo de dato a Fecha
3. Especifica el formato correcto

Problema: Numeros con comas no funcionan

Causa: Formato regional diferente.

Solucion:

1. En Sheets, usa formato numerico sin separadores
2. O usa punto como decimal (1500.00, no 1.500,00)

Puntos clave de esta leccion

• Google Sheets es ideal para datos manuales, exportaciones y prototipos
• La estructura correcta es clave: encabezados en fila 1, sin filas vacias
• Looker Studio actualiza datos de Sheets automaticamente
• Configura el tipo de dato correcto para cada columna, especialmente fechas
• Usa rangos nombrados para mayor control
• La actualizacion de datos se puede configurar desde 15 minutos hasta 12 horas

Proxima leccion

En la siguiente leccion, aprenderemos a conectar BigQuery y bases de datos SQL para manejar grandes volumenes de datos con mejor rendimiento.

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Quiz de comprension

1. Cual debe ser el contenido de la primera fila en tu Google Sheet?
2. Que pasa si tienes una fila vacia en medio de tus datos?
3. Como fuerzas una actualizacion manual de datos en Looker Studio?
4. Que es un rango nombrado y por que es util?