Permisos y compartir dashboards

Un dashboard solo tiene valor si llega a las personas correctas. Looker Studio ofrece un sistema de permisos robusto que te permite controlar exactamente quién puede ver, editar o compartir tus informes. Dominar estas opciones es fundamental para la colaboración efectiva en equipos.

Modelo de Permisos en Looker Studio

Looker Studio utiliza un modelo de permisos similar al de Google Drive, lo que facilita su adopción si ya trabajas con el ecosistema de Google.

Niveles de Acceso

Existen tres niveles principales de acceso:

Nivel	Puede Ver	Puede Editar	Puede Compartir	Puede Eliminar
Viewer (Visualizador)	Si	No	No	No
Editor	Si	Si	Si	No
Owner (Propietario)	Si	Si	Si	Si

Nota importante: El propietario original del dashboard siempre mantiene control total, incluso si transfiere la propiedad.

Acceder a las Opciones de Compartir

Paso 1: Abrir el Panel de Compartir

1. Abre tu dashboard en modo edición o visualización
2. Haz clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha
3. Se abrirá el panel de configuración de acceso

Paso 2: Entender la Interfaz

El panel de compartir muestra:

• Campo para agregar personas o grupos
• Lista de usuarios con acceso actual
• Selector de nivel de permisos
• Opciones avanzadas de configuración

Métodos para Compartir

Compartir con Personas Específicas

Esta es la opción más segura y controlada:

1. En el campo de búsqueda, ingresa el correo electrónico
2. Selecciona el nivel de acceso (Viewer o Editor)
3. Opcionalmente, agrega un mensaje personalizado
4. Haz clic en Enviar

El destinatario recibirá un correo electrónico con el enlace al dashboard.

Ventajas:

• Control granular sobre quién accede
• Registro de quién tiene acceso
• Fácil revocación de permisos

Compartir mediante Enlace

Looker Studio permite generar enlaces con diferentes niveles de restricción:

Enlace Restringido (por defecto):

• Solo personas agregadas explícitamente pueden acceder
• Tener el enlace no es suficiente para ver el dashboard

Enlace para cualquier persona en la organización:

• Cualquier miembro de tu dominio de Google Workspace puede acceder
• Útil para dashboards internos de empresa

Enlace público:

• Cualquier persona con el enlace puede ver el dashboard
• No requiere cuenta de Google
• Ideal para dashboards públicos o de clientes

Configurar Acceso por Enlace

1. En el panel de compartir, haz clic en Obtener enlace
2. Selecciona el nivel de acceso del enlace
3. Copia el enlace generado
4. Compártelo por el medio que prefieras

Opciones de enlace disponibles:
- Restringido: Solo usuarios autorizados
- [Tu organización]: Cualquiera en el dominio
- Público: Cualquier persona con el enlace

Integración con Google Workspace

Si tu organización utiliza Google Workspace (antes G Suite), tienes opciones adicionales de gestión.

Compartir con Grupos de Google

En lugar de agregar usuarios individuales, puedes compartir con grupos:

1. Crea un grupo en Google Groups (ej: equipo-marketing@tuempresa.com)
2. Agrega los miembros relevantes al grupo
3. En Looker Studio, comparte el dashboard con la dirección del grupo
4. Todos los miembros del grupo tendrán acceso automáticamente

Beneficios de usar grupos:

• Un solo punto de gestión para múltiples usuarios
• Los nuevos miembros obtienen acceso automáticamente
• Los miembros que salen pierden acceso inmediatamente

Unidades Compartidas (Shared Drives)

Para organizaciones que usan Shared Drives:

1. Los dashboards pueden guardarse en una unidad compartida
2. Los permisos de la unidad se heredan automáticamente
3. Facilita la colaboración en equipos grandes

Gestionar Lista de Acceso

Ver Quién Tiene Acceso

1. Abre el panel de compartir
2. Revisa la lista completa de usuarios y grupos
3. Identifica el nivel de acceso de cada uno

Modificar Permisos Existentes

Para cambiar el nivel de acceso de un usuario:

1. Localiza al usuario en la lista
2. Haz clic en el menú desplegable junto a su nombre
3. Selecciona el nuevo nivel (Viewer, Editor)
4. Los cambios se aplican inmediatamente

Revocar Acceso

Cuando necesites eliminar el acceso de alguien:

1. Encuentra al usuario en la lista de acceso
2. Haz clic en el icono de eliminar (X) junto a su nombre
3. Confirma la acción
4. El usuario pierde acceso inmediatamente

Consejo profesional: Realiza auditorías periódicas de acceso, especialmente después de cambios organizacionales o rotación de personal.

Transferir Propiedad

En ocasiones necesitarás transferir la propiedad de un dashboard:

Cuándo Transferir

• El creador original deja la organización
• Cambio de responsable del proyecto
• Reorganización de equipos

Cómo Transferir

1. Abre el panel de compartir
2. Agrega al nuevo propietario como Editor (si no lo es ya)
3. Haz clic en el menú junto a su nombre
4. Selecciona Hacer propietario
5. Confirma la transferencia

El propietario anterior se convierte automáticamente en Editor.

Permisos sobre las Fuentes de Datos

Los dashboards y las fuentes de datos tienen permisos separados. Esto es fundamental para la seguridad.

Credenciales del Propietario vs Credenciales del Visualizador

Configuración	Descripción	Uso Recomendado
Credenciales del propietario	Todos ven los mismos datos usando el acceso del propietario	Dashboards de equipo con datos sensibles
Credenciales del visualizador	Cada usuario ve datos según sus propios permisos	Dashboards que conectan a sistemas con Row Level Security

Configurar Credenciales de Datos

1. En el dashboard, ve a Recurso > Gestionar fuentes de datos
2. Selecciona la fuente que deseas configurar
3. Haz clic en el icono de editar credenciales
4. Elige el tipo de credenciales
5. Guarda los cambios

Mejores Prácticas de Seguridad

1. Principio de Mínimo Privilegio

Otorga siempre el nivel de acceso más bajo necesario:

• Si alguien solo necesita ver, dale acceso de Viewer
• Reserva el acceso de Editor para quienes realmente modificarán el dashboard
• Limita los propietarios al mínimo indispensable

2. Usar Grupos en Lugar de Individuos

• Facilita la gestión a largo plazo
• Reduce errores al agregar/eliminar personas
• Mejora la auditoría de accesos

3. Auditorías Regulares

Programa revisiones periódicas:

• Mensual: Verifica la lista de acceso
• Trimestral: Revisa si los permisos siguen siendo apropiados
• Anual: Evalúa si el dashboard aún es necesario

4. Documentar Decisiones de Acceso

Mantén un registro de:

• Quién aprobó el acceso
• Razón del acceso
• Fecha de otorgamiento
• Fecha esperada de revocación (si aplica)

5. Cuidado con los Enlaces Públicos

Antes de hacer público un dashboard:

• Verifica que no contenga datos sensibles
• Revisa todas las páginas y gráficos
• Considera si los filtros pueden exponer información privada
• Consulta con el área legal o de cumplimiento si es necesario

Solución de Problemas Comunes

"No tengo acceso a este informe"

Causas posibles:

• El enlace es restringido y el usuario no está en la lista
• El usuario está usando una cuenta de Google diferente
• Los permisos expiraron o fueron revocados

Solución:

• Verifica la lista de acceso
• Pide al usuario confirmar qué cuenta está usando
• Agrega el correo correcto con los permisos apropiados

"Puedo ver pero no editar"

Causa:

• El usuario tiene permisos de Viewer, no de Editor

Solución:

• El propietario o un editor debe cambiar el nivel de acceso

"Los datos no se muestran"

Causa posible:

• Permisos de datos separados de permisos del dashboard
• Credenciales del visualizador sin acceso a la fuente

Solución:

• Verificar configuración de credenciales de la fuente de datos
• Asegurar que el usuario tenga acceso a los datos subyacentes

Ejercicio Práctico

Configurar Permisos para un Equipo

Escenario: Tienes un dashboard de ventas que debe ser:

• Visible para todo el equipo comercial
• Editable por los managers
• Administrado por ti como propietario

Pasos:

1. Crea o identifica los grupos de Google necesarios:

   • equipo-comercial@tuempresa.com (todos los vendedores)
   • managers-ventas@tuempresa.com (solo managers)

2. Configura los permisos:

   • Agrega equipo-comercial@tuempresa.com como Viewer
   • Agrega managers-ventas@tuempresa.com como Editor
   • Mantén tu cuenta como Propietario

3. Configura las credenciales de datos:

   • Usa "Credenciales del propietario" para que todos vean los mismos datos
   • Esto evita que vendedores vean datos de otros territorios

4. Verifica el acceso:

   • Pide a un miembro de cada grupo que confirme su acceso
   • Verifica que puedan ver pero no editar (equipo comercial)
   • Verifica que managers puedan editar

Puntos Clave

• Looker Studio ofrece tres niveles de acceso: Viewer, Editor y Owner
• Puedes compartir por correo electrónico o mediante enlaces con diferentes restricciones
• Los permisos del dashboard y las fuentes de datos son independientes
• Usa grupos de Google para gestionar accesos de manera escalable
• Aplica el principio de mínimo privilegio para mantener la seguridad
• Realiza auditorías periódicas de acceso para mantener el control
• Las credenciales del propietario vs visualizador afectan qué datos puede ver cada usuario

Próxima Lección

En la siguiente lección aprenderás a embeber dashboards en sitios web y plataformas externas, ampliando el alcance de tus visualizaciones más allá de la interfaz de Looker Studio.