Compartir y automatizar reportes

Un dashboard no tiene valor si nadie lo ve. En esta lección aprenderás a compartir tus reportes de forma efectiva y automatizar la distribución para que tu equipo siempre tenga datos frescos.

Opciones de compartir en Looker Studio

Looker Studio ofrece varias formas de compartir:

OPCIONES DE COMPARTIR
├── 1. Compartir con usuarios específicos
│      └── Permisos: Ver o Editar
├── 2. Crear enlace público
│      └── Cualquiera con el link puede ver
├── 3. Incrustar en otro sitio
│      └── iframe en intranet o web
├── 4. Programar envío por email
│      └── Automático: diario, semanal, mensual
└── 5. Descargar como PDF
       └── Snapshot estático

Compartir con usuarios específicos

Paso a paso

1. Abre tu reporte en Looker Studio
2. Haz clic en Compartir (botón azul arriba a la derecha)
3. Ingresa los emails de los destinatarios
4. Selecciona el nivel de acceso:
   • Puede ver: Solo visualizar
   • Puede editar: Modificar el reporte

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  COMPARTIR REPORTE                                      │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                         │
│  Añadir personas:                                       │
│  ┌─────────────────────────────────────────────────┐   │
│  │ maria@empresa.com, carlos@empresa.com           │   │
│  └─────────────────────────────────────────────────┘   │
│                                                         │
│  Permisos: [Puede ver ▼]                               │
│                                                         │
│  ☐ Notificar a las personas                            │
│  Mensaje: "Nuevo dashboard de marketing disponible"    │
│                                                         │
│  [Enviar]                                               │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Mejores prácticas para permisos

Rol	Permiso recomendado	Por qué
Ejecutivos	Puede ver	Solo necesitan consumir
Marketing team	Puede ver	Evitar cambios accidentales
Analistas	Puede editar	Pueden mejorar el reporte
Agencia externa	Puede ver	Limitar acceso

Advertencia: "Puede editar" permite modificar estructura, gráficos y hasta eliminar el reporte. Úsalo con precaución.

Crear enlace público

Para compartir con personas sin cuenta de Google:

1. Ve a Compartir → Obtener enlace
2. Cambia a Cualquier persona con el enlace
3. Selecciona Puede ver
4. Copia el enlace

ENLACE GENERADO:
https://lookerstudio.google.com/reporting/abc123xyz/page/1

⚠️ Cualquiera con este enlace puede ver el reporte

Cuándo usar enlaces públicos

Buena idea:

• Dashboards para clientes externos
• Reportes de métricas no sensibles
• Presentaciones a stakeholders sin Google account

Mala idea:

• Datos financieros sensibles
• Información de clientes identificable
• Reportes con datos de RRHH

Incrustar en otro sitio

Puedes incrustar el dashboard en tu intranet o sitio web:

1. Ve a Archivo → Configuración del informe
2. Activa Habilitar la inserción
3. Ve a Archivo → Incrustar informe
4. Copia el código iframe

<iframe
  width="1200"
  height="900"
  src="https://lookerstudio.google.com/embed/reporting/abc123/page/1"
  frameborder="0"
  style="border:0"
  allowfullscreen>
</iframe>

Opciones de incrustación

PARÁMETROS DE URL:
├── /page/1          → Mostrar página específica
├── ?filter=...      → Aplicar filtros predefinidos
└── Dimensiones      → Controlar tamaño del iframe

Programar envíos automáticos por email

Esta es la función más poderosa para mantener a tu equipo informado.

Configurar envío programado

1. Abre el reporte
2. Ve a Compartir → Programar envío de correo electrónico
3. Configura:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  PROGRAMAR ENVÍO DE EMAIL                               │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                         │
│  Destinatarios:                                         │
│  ┌─────────────────────────────────────────────────┐   │
│  │ equipo-marketing@empresa.com                    │   │
│  │ director@empresa.com                            │   │
│  └─────────────────────────────────────────────────┘   │
│                                                         │
│  Asunto: Dashboard Marketing - Reporte Semanal         │
│                                                         │
│  Mensaje:                                               │
│  "Aquí está el reporte semanal de marketing.           │
│   Revisa las métricas clave y tendencias."             │
│                                                         │
│  Frecuencia: [Semanal ▼]                               │
│  Día: [Lunes ▼]                                        │
│  Hora: [8:00 AM ▼]                                     │
│                                                         │
│  Formato: [PDF ▼] [PNG ▼]                              │
│                                                         │
│  ☑ Incluir enlace al reporte interactivo               │
│                                                         │
│  [Guardar]                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Frecuencias recomendadas

Tipo de reporte	Frecuencia	Día/Hora
Dashboard ejecutivo	Semanal	Lunes 8 AM
Métricas de campaña	Diario	Cada día 9 AM
Reporte mensual	Mensual	Día 1, 9 AM
Alertas de tráfico	Diario	Lunes-Viernes 7 AM

Tips para emails efectivos

1. Asunto descriptivo: "Dashboard Marketing - Semana del 15 Ene"
2. Mensaje con contexto: Qué deben revisar primero
3. Incluir enlace interactivo: Para explorar más
4. Hora apropiada: Cuando revisan email (no fin de semana)

Descargar como PDF

Para presentaciones o archivos estáticos:

1. Ve a Archivo → Descargar
2. Selecciona PDF
3. Configura:
   • Páginas: Todas o seleccionadas
   • Calidad: Alta (para imprimir)

Tip: Los PDFs son snapshots estáticos. Indica siempre la fecha del reporte para evitar confusiones.

Automatización avanzada

Crear alertas basadas en datos

Aunque Looker Studio no tiene alertas nativas, puedes:

1. En GA4: Configurar alertas de anomalías
2. Con Google Sheets: Script que revisa datos y envía email
3. Con Apps Script: Automatización personalizada

Ejemplo de alerta con Sheets + Apps Script

function checkTrafficDrop() {
  // Conectar a datos de GA4 via API
  // Si tráfico < umbral, enviar email

  var threshold = 1000; // usuarios mínimos esperados
  var currentUsers = getYesterdayUsers();

  if (currentUsers < threshold) {
    MailApp.sendEmail({
      to: "alertas@empresa.com",
      subject: "⚠️ Alerta: Tráfico bajo",
      body: "Ayer tuvimos " + currentUsers + " usuarios. Revisar."
    });
  }
}

Gestionar accesos y permisos

Ver quién tiene acceso

1. Abre el reporte
2. Ve a Compartir
3. Revisa la lista de personas con acceso

Revocar acceso

1. En la lista de compartir, encuentra el usuario
2. Cambia permisos a Eliminar
3. Confirma

Transferir propiedad

Si dejas la empresa o cambias de rol:

1. Ve a Compartir → Configuración avanzada
2. Haz clic en Cambiar propietario
3. Selecciona el nuevo propietario

Organizar reportes

Usar carpetas

1. En la página principal de Looker Studio
2. Haz clic en Nueva → Carpeta
3. Organiza por:
   • Cliente
   • Departamento
   • Proyecto
   • Frecuencia de uso

ESTRUCTURA DE CARPETAS SUGERIDA:
📁 Marketing
├── 📊 Dashboard Principal
├── 📊 Campañas Q1
└── 📊 SEO Mensual

📁 Ventas
├── 📊 Pipeline
└── 📊 Revenue

📁 Ejecutivos
└── 📊 KPIs Generales

📁 Clientes
├── 📁 Cliente A
│   └── 📊 Reporte Mensual
└── 📁 Cliente B
    └── 📊 Reporte Mensual

Nombrar reportes claramente

Bueno:

• "Marketing - Dashboard Principal - 2024"
• "Cliente ABC - Reporte Mensual"
• "Ventas - Pipeline Q1 2024"

Malo:

• "Reporte"
• "Dashboard nuevo"
• "Copia de Dashboard"

Checklist de distribución

Antes de compartir un reporte:

• El reporte tiene título claro
• Los datos son correctos (verificar vs GA4)
• Los filtros funcionan correctamente
• El selector de fechas tiene rango apropiado
• No hay información sensible expuesta
• Los permisos son los correctos
• El mensaje de email es claro
• La frecuencia de envío es apropiada

Métricas de uso del reporte

Looker Studio no tiene analytics de visualizaciones, pero puedes:

1. Preguntar a tu equipo: ¿Les es útil? ¿Qué falta?
2. Revisar engagement: ¿Responden a los emails?
3. Iterar: Mejorar basado en feedback

Puntos clave de esta lección

• Comparte con permisos mínimos necesarios
• Los envíos automáticos mantienen al equipo informado
• Los enlaces públicos son útiles pero riesgosos para datos sensibles
• Organiza tus reportes en carpetas claras
• Nombra los reportes de forma descriptiva

---

Quiz de comprensión

1. ¿Cuál es la diferencia entre "Puede ver" y "Puede editar"?
2. ¿Cuándo usarías un enlace público vs compartir con usuarios específicos?
3. ¿Qué frecuencia de envío automático recomendarías para un dashboard ejecutivo?
4. ¿Por qué es importante incluir la fecha en los reportes PDF?