Planificar tu dashboard: Qué mostrar y cómo

Un dashboard efectivo no comienza en Excel. Comienza con papel, lápiz y preguntas claras. En esta lección, aprenderás a planificar dashboards que realmente impacten las decisiones de tu organización.

Por qué la planificación importa

El 80% de los dashboards fallan no por problemas técnicos, sino por falta de planificación. Se convierten en colecciones de gráficos bonitos que nadie usa.

Síntomas de un dashboard sin planificación

❌ Demasiada información en una pantalla
❌ El usuario no sabe dónde mirar primero
❌ Métricas que nadie entiende
❌ Gráficos que no responden preguntas del negocio
❌ Actualización manual constante
❌ Nadie lo usa después de la primera semana

El dashboard planificado

✅ Responde 3-5 preguntas clave del negocio
✅ Jerarquía visual clara (lo importante destaca)
✅ KPIs con contexto (vs meta, vs período anterior)
✅ Interactividad que permite explorar
✅ Se actualiza con un clic
✅ Se convierte en herramienta diaria

Framework de planificación en 5 pasos

Paso 1: Define la audiencia

Antes de diseñar, pregunta: ¿Quién usará este dashboard?

Ejemplo práctico:

Proyecto: Dashboard de ventas

Audiencia: Gerente Comercial
- Revisa diariamente en 5 minutos
- Necesita ver ventas vs meta
- Quiere identificar problemas rápido
- Toma decisiones sobre reasignación de recursos

→ Diseño: KPIs prominentes, alertas visuales,
  gráficos de tendencia, top/bottom performers

Paso 2: Identifica las preguntas clave

Un buen dashboard responde preguntas específicas. No muestra "toda la información disponible".

Técnica de las 5 preguntas:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│     PREGUNTA PRINCIPAL (La más importante)              │
│                                                         │
│  "¿Estamos cumpliendo la meta de ventas este mes?"      │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│     PREGUNTAS DE SOPORTE (Explican el por qué)          │
│                                                         │
│  1. ¿Qué productos están sobre/bajo el objetivo?        │
│  2. ¿Qué regiones están mejor/peor?                     │
│  3. ¿Cuál es la tendencia vs meses anteriores?          │
│  4. ¿Qué vendedores necesitan atención?                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Ejercicio: Lista tus preguntas

Para el dashboard de: _________________

1. Pregunta principal:
   _____________________________________

2. Si la respuesta es NO, ¿qué necesito saber?
   _____________________________________

3. Si la respuesta es SÍ, ¿qué más importa?
   _____________________________________

4. ¿Qué tendencia debo monitorear?
   _____________________________________

5. ¿Qué alertas necesito?
   _____________________________________

Paso 3: Selecciona los KPIs correctos

No todos los datos merecen ser KPIs. Un KPI debe ser:

Criterios SMART para KPIs:

Estructura recomendada de KPIs:

┌────────────────────────────────────────────────┐
│  ESTRUCTURA DE UN KPI EFECTIVO                 │
├────────────────────────────────────────────────┤
│                                                │
│  Nombre claro: "Ventas del Mes"                │
│       Valor: $1,250,000                        │
│  Comparación: vs Meta: $1,200,000 (+4.2%)      │
│   Tendencia: ▲ vs Mes Anterior: +12%           │
│                                                │
└────────────────────────────────────────────────┘

KPIs comunes por área:

VENTAS:
- Ventas totales ($ y unidades)
- Ventas vs Meta (% cumplimiento)
- Ticket promedio
- Tasa de conversión
- Top productos/clientes

MARKETING:
- Leads generados
- Costo por lead (CPL)
- Tasa de conversión de leads
- ROI de campañas
- Tráfico web

OPERACIONES:
- Unidades producidas
- Eficiencia (OEE)
- Tiempo de entrega
- Nivel de inventario
- Tasa de defectos

FINANZAS:
- Ingresos vs Presupuesto
- Margen bruto/neto
- Flujo de caja
- Cuentas por cobrar
- EBITDA

Paso 4: Diseña el layout (boceto)

Antes de abrir Excel, dibuja tu dashboard en papel o pizarra.

Zonas del dashboard:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  ZONA DE TÍTULO Y FILTROS                               │
│  - Nombre del dashboard, fecha de actualización         │
│  - Filtros principales (período, región, etc.)          │
├───────────────────────────┬─────────────────────────────┤
│                           │                             │
│  ZONA DE KPIs             │  ZONA SECUNDARIA            │
│  (Esquina superior        │  (Gráfico de tendencia      │
│   izquierda)              │   o comparativo)            │
│                           │                             │
│  Los números más          │                             │
│  importantes              │                             │
│                           │                             │
├───────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│                           │                             │
│  ZONA DE ANÁLISIS         │  ZONA DE DETALLE            │
│  (Gráficos principales)   │  (Tablas, listas,           │
│                           │   drill-down)               │
│                           │                             │
│                           │                             │
└───────────────────────────┴─────────────────────────────┘

Principio de la "F":

Los usuarios escanean en patrón de F:

1. Horizontal en la parte superior
2. Vertical por el lado izquierdo
3. Otra pasada horizontal más abajo

┌─────────────────────────────────┐
│ ███████████████████────────     │  ← Primera pasada
│ │                               │
│ █                               │  ← Escaneo vertical
│ │                               │
│ ██████████────────────          │  ← Segunda pasada
│ │                               │
│ █                               │
│ │                               │
└─────────────────────────────────┘

→ Coloca lo más importante arriba-izquierda

Ejemplo de boceto:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  DASHBOARD DE VENTAS - ENERO 2026      [▼ Región] [▼ Q]│
├─────────────┬─────────────┬─────────────┬───────────────┤
│   VENTAS    │   % META    │   MARGEN    │  TENDENCIA    │
│  $1.25M     │   104%      │   32%       │  ▲▲▲▲         │
│  ▲ +12%     │   ✓ OK      │   ▲ +2pp    │  (sparkline)  │
├─────────────┴─────────────┴─────────────┴───────────────┤
│                                                         │
│  [Gráfico: Ventas por Mes - Línea con meta]            │
│                                                         │
├───────────────────────────┬─────────────────────────────┤
│                           │                             │
│  [Gráfico: Top 5          │  [Tabla: Detalle por        │
│   Productos - Barras]     │   Vendedor]                 │
│                           │                             │
└───────────────────────────┴─────────────────────────────┘

Paso 5: Define las fuentes de datos

Documenta de dónde vendrán los datos y cómo se actualizarán.

Mapa de datos:

Checklist de datos:

□ ¿Los datos están en formato tabular?
□ ¿Hay una columna de fecha para filtrar?
□ ¿Los nombres de columna son consistentes?
□ ¿Hay datos históricos suficientes para tendencias?
□ ¿Cómo se actualizarán los datos?
□ ¿Quién tiene acceso a las fuentes?

Jerarquía visual: Guiando el ojo

No toda la información tiene la misma importancia. Usa jerarquía visual para guiar al usuario.

Técnicas de jerarquía

1. Tamaño

Más importante → MÁS GRANDE
Menos importante → más pequeño

KPI Principal: Fuente 28pt, negrita
KPI Secundario: Fuente 18pt
Detalle: Fuente 11pt

2. Posición

Arriba-Izquierda: Lo primero que se ve
Centro: Área de enfoque principal
Abajo-Derecha: Información de soporte

3. Color

Colores saturados: Destacan, úsalos con moderación
Colores neutros: Fondo, elementos secundarios
Rojo/Verde: Solo para alertas y estados

4. Espacio en blanco

Más espacio alrededor = Más importancia percibida
No llenes cada pixel - deja respirar

Consideraciones para Excel específicamente

Excel tiene limitaciones que debes considerar:

Limitaciones a planificar

TAMAÑO DE PANTALLA:
- Diseña para 1920x1080 (Full HD) máximo
- Considera que algunos verán en laptops más pequeñas
- Una página = Una pantalla (sin scroll)

IMPRESIÓN:
- Si se imprimirá, diseña para A4/Carta
- Los colores cambian en papel (negro vs color)
- Prueba la impresión antes de finalizar

INTERACTIVIDAD:
- Los controles de formulario son limitados
- No hay drill-down automático como Power BI
- Los slicers requieren tablas

Plantilla de planificación

Antes de construir, completa esta plantilla:

PLANIFICACIÓN DE DASHBOARD

Nombre: _______________________________
Audiencia: ____________________________
Frecuencia de uso: ____________________
Fecha objetivo: _______________________

PREGUNTAS QUE RESPONDE:
1. ________________________________
2. ________________________________
3. ________________________________

KPIs PRINCIPALES (máx 4-6):
□ _____________ | Fuente: ____________
□ _____________ | Fuente: ____________
□ _____________ | Fuente: ____________
□ _____________ | Fuente: ____________

VISUALIZACIONES:
- Gráfico 1: _________ | Propósito: _________
- Gráfico 2: _________ | Propósito: _________
- Tabla: _____________ | Propósito: _________

INTERACTIVIDAD:
- Filtro 1: ___________________________
- Filtro 2: ___________________________

BOCETO: (dibujar en papel)

DATOS REQUERIDOS:
□ Tengo acceso a todas las fuentes
□ Los datos están en formato correcto
□ Definí proceso de actualización

Errores comunes en la planificación

Error 1: Empezar por los gráficos

❌ "Voy a poner un gráfico de pastel porque se ve bonito"

✅ "Necesito mostrar composición de 4 categorías,
    un gráfico de dona comunicará esto mejor"

Error 2: Demasiados KPIs

❌ 15 KPIs en una pantalla = Ninguno destaca

✅ 4-6 KPIs máximo, priorizados por importancia

Error 3: No considerar la actualización

❌ Dashboard hermoso que toma 4 horas actualizar

✅ Diseñar pensando en automatización desde el inicio

Error 4: Ignorar a la audiencia

❌ Dashboard técnico para ejecutivos
❌ Dashboard ejecutivo para analistas

✅ Adaptar complejidad y detalle a quien lo usará

Puntos clave de esta lección

1. Planifica antes de construir - El 80% del éxito está en la planificación
2. Conoce a tu audiencia - Un dashboard para CEO es diferente que para analistas
3. Máximo 5 preguntas clave - Un dashboard no debe responder todo
4. KPIs con contexto - El número solo no basta, necesita comparación
5. Boceta en papel primero - Es más rápido iterar sin Excel
6. Jerarquía visual - Guía el ojo hacia lo importante
7. Considera las limitaciones de Excel - Diseña para una pantalla

Próxima lección

Con tu planificación completa, es momento de construir. En la siguiente lección, crearemos KPIs y tarjetas de resumen con sparklines, formato condicional e indicadores de variación.

Ejercicio práctico

Tu turno: Planifica un dashboard

Elige uno de estos escenarios y completa la planificación:

Opción A: Dashboard de RRHH

• Audiencia: Director de Recursos Humanos
• Tema: Rotación y satisfacción de empleados

Opción B: Dashboard de Inventario

• Audiencia: Gerente de Operaciones
• Tema: Niveles de stock y rotación

Opción C: Dashboard de tu trabajo

• Usa un caso real de tu organización

Para cada opción, completa:

1. 5 preguntas que debe responder
2. 4-6 KPIs con sus fuentes
3. Boceto del layout (en papel)
4. Lista de datos necesarios

┌──────────────────────────────────────────┐
│  DASHBOARD RRHH          [▼ Área] [▼ Q]  │
├─────────┬─────────┬─────────┬────────────┤
│ Rotación│Headcount│Abiertas │ Engagement │
│   8.5%  │  245    │   12    │   7.8/10   │
├─────────┴─────────┴─────────┴────────────┤
│  [Tendencia rotación por mes - Línea]    │
├────────────────────┬─────────────────────┤
│ [Rotación por área]│ [Posiciones abiertas│
│    - Barras        │    por tiempo]      │
└────────────────────┴─────────────────────┘