KPIs y tarjetas de resumen

Las tarjetas de KPI son el corazón de cualquier dashboard. Son lo primero que ve tu audiencia y deben comunicar el estado del negocio en segundos. En esta lección, aprenderás a crear tarjetas profesionales con contexto, tendencias y alertas visuales.

Anatomía de una tarjeta de KPI efectiva

Una tarjeta de KPI no es solo un número grande. Necesita contexto para ser útil.

Componentes esenciales

┌─────────────────────────────────────┐
│                                     │
│  TÍTULO CLARO                       │  ← Qué mide
│                                     │
│        $1,250,000                   │  ← Valor principal (grande)
│                                     │
│  ▲ +12.5% vs mes anterior           │  ← Comparación temporal
│  Meta: $1,200,000 ✓ +4.2%           │  ← Comparación vs objetivo
│                                     │
│  ▁▂▃▄▅▆▇█▇▆ (tendencia)             │  ← Sparkline (opcional)
│                                     │
└─────────────────────────────────────┘

Lo que cada componente comunica

Construyendo tarjetas paso a paso

Paso 1: Estructura la base de datos

Antes de crear tarjetas, necesitas datos organizados.

Tabla de KPIs (ejemplo):

Fórmulas para variaciones:

Variación vs Meta:
=(Valor_Actual - Meta) / Meta

Variación vs Mes Anterior:
=(Valor_Actual - Mes_Anterior) / Mes_Anterior

Paso 2: Crear la tarjeta visual

Estructura de celdas para una tarjeta:

     A              B              C
┌──────────────────────────────────────┐
│ 1  VENTAS DEL MES                    │  ← Título (combinar A1:C1)
├──────────────────────────────────────┤
│ 2                                    │  ← Espaciador
├──────────────────────────────────────┤
│ 3       $1,250,000                   │  ← Valor (combinar, fuente 28pt)
├──────────────────────────────────────┤
│ 4  ▲ +12.5%    vs mes anterior       │  ← Variación temporal
├──────────────────────────────────────┤
│ 5  Meta: $1.2M  ✓ +4.2%              │  ← vs Meta
├──────────────────────────────────────┤
│ 6  ▁▂▃▄▅▆▇█▇▆                        │  ← Sparkline
└──────────────────────────────────────┘

Configuración de formato:

Título (A1:C1):
- Fuente: 11pt, negrita
- Color: Gris oscuro (#333333)
- Alineación: Centro

Valor principal (A3:C3):
- Fuente: 28pt, negrita
- Color: Negro o color del KPI
- Alineación: Centro
- Formato: Moneda o número según KPI

Variaciones (A4, A5):
- Fuente: 10pt
- Color: Verde (positivo) / Rojo (negativo)
- Incluir flecha ▲ o ▼

Borde de tarjeta:
- Borde grueso alrededor (A1:C6)
- Opcional: Sombreado sutil de fondo

Paso 3: Fórmulas inteligentes para variaciones

Mostrar flecha y porcentaje dinámicamente:

=SI(B4>=0, "▲ +"&TEXTO(B4,"0.0%"), "▼ "&TEXTO(B4,"0.0%"))

Donde B4 contiene la variación como decimal (0.125 = 12.5%)

Mostrar estado con emoji/símbolo:

=SI(Valor>=Meta, "✓ Cumplido", "✗ Pendiente")

O con iconos de Excel:
=SI(Valor>=Meta, "●", "○")

Formato condicional para el color:

1. Selecciona la celda con la variación
2. Inicio > Formato condicional > Nueva regla
3. Regla: "Usar fórmula para determinar..."
4. Fórmula: =B4>=0
5. Formato: Fuente verde
6. Repetir para valores negativos (rojo)

Sparklines: Tendencia en miniatura

Los sparklines son mini-gráficos dentro de una celda que muestran tendencia.

Tipos de sparklines

Línea:    ▁▂▃▄▅▆▇█▇▆   → Ideal para tendencias
Columnas: ▁▃▅▇▅▃▁▅▇▅   → Comparar períodos
Win/Loss: ▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄   → Positivo/negativo binario

Crear un sparkline

Paso a paso:

1. Selecciona la celda donde irá el sparkline
2. Insertar > Sparklines > Línea (o Columna)
3. Rango de datos: Los últimos 6-12 valores
4. Ubicación: La celda seleccionada
5. Aceptar

Ejemplo con datos:

Datos mensuales de ventas (fila oculta o en otra hoja):
| Ene | Feb | Mar | Abr | May | Jun |
|1.0M |1.1M |0.9M |1.15M|1.2M |1.25M|

Sparkline en celda de tarjeta:
Rango de datos: Datos!B2:G2
Resultado: ▁▃▂▄▅▆ (línea ascendente)

Personalizar sparklines

Selecciona el sparkline y ve a Diseño de Sparkline:

COLOR DE SPARKLINE:
- Elige un color que contraste con el fondo
- Usa el mismo color que el KPI representa

MARCADORES:
- Punto alto: Resalta el máximo
- Punto bajo: Resalta el mínimo
- Primer/Último punto: Muestra inicio y fin
- Puntos negativos: Diferente color

EJE:
- Mismo para todos: Compara sparklines entre sí
- Automático: Cada uno con su escala

Configuración recomendada:

Para dashboards:
✅ Mostrar punto alto (verde)
✅ Mostrar punto bajo (rojo)
✅ Mostrar último punto (color del KPI)
✅ Línea en color del KPI

Formato condicional avanzado para KPIs

Semáforos con formato condicional

Indicador de estado (rojo/amarillo/verde):

Crear celda con el indicador:
=SI(Cumplimiento>=1, "●", SI(Cumplimiento>=0.9, "●", "●"))

Luego aplicar formato condicional por valor:
- Si texto = "●" y cumplimiento >= 100%: Verde
- Si texto = "●" y cumplimiento >= 90%: Amarillo
- Si texto = "●" y cumplimiento < 90%: Rojo

Método alternativo con conjuntos de iconos:

1. Selecciona la celda con el porcentaje de cumplimiento
2. Formato condicional > Conjuntos de iconos
3. Elige semáforo (3 colores)
4. Personalizar reglas:
   • Verde: >= 100%
   • Amarillo: >= 90% y < 100%
   • Rojo: < 90%
5. Marcar "Mostrar solo icono" si no quieres el número

Barras de datos para contexto

Para mostrar progreso hacia meta:

1. Selecciona celda con % de cumplimiento (ej: 87%)
2. Formato condicional > Barras de datos
3. Elegir color (usar color del KPI)
4. Más reglas > Configurar mínimo=0, máximo=1 (100%)

Resultado: Celda muestra 87% con barra parcial
[████████░░] 87%

Escalas de color para tablas de detalle

Para tabla de vendedores o productos:

1. Selecciona columna de valores
2. Formato condicional > Escalas de color
3. Elegir: Verde-Amarillo-Rojo o similar
4. Personalizar puntos: Mínimo, Medio, Máximo

Resultado: Los valores altos son verdes,
          los bajos son rojos, transición suave

Indicadores de variación profesionales

Diseño de variación vs meta

Estructura recomendada:

┌─────────────────────────────────┐
│  Meta: $1,200,000               │
│  Actual: $1,250,000             │
│  Variación: +$50,000 (+4.2%)    │
│  Estado: ✓ Superado             │
└─────────────────────────────────┘

Fórmula para texto dinámico completo:

="Meta: "&TEXTO(Meta,"$#,##0")&" | "&
SI(Actual>=Meta,
   "✓ +"&TEXTO(Actual-Meta,"$#,##0")&" ("&TEXTO((Actual-Meta)/Meta,"+0.0%")&")",
   "✗ "&TEXTO(Actual-Meta,"$#,##0")&" ("&TEXTO((Actual-Meta)/Meta,"0.0%")&")"
)

Diseño de variación vs período anterior

Estructura:

┌─────────────────────────────────┐
│  vs Mes Anterior                │
│  ▲ +12.5% (+$138,889)           │
│                                 │
│  vs Año Anterior                │
│  ▲ +23.1% (+$234,567)           │
└─────────────────────────────────┘

Tabla de referencia de símbolos

Ejemplo completo: Dashboard de 4 KPIs

Estructura del dashboard

┌─────────────────┬─────────────────┬─────────────────┬─────────────────┐
│                 │                 │                 │                 │
│  VENTAS         │  MARGEN         │  CLIENTES       │  NPS            │
│                 │                 │                 │                 │
│  $1,250,000     │     32%         │    1,847        │      72         │
│                 │                 │                 │                 │
│  ▲ +12.5%       │  ▲ +2 pp        │  ▲ +5.2%        │  ▲ +4 pts       │
│  Meta: ✓ +4.2%  │  Meta: ✓ +6.7%  │  Meta: ✓ +2.6%  │  Meta: ✓ +2.9%  │
│                 │                 │                 │                 │
│  ▁▂▃▄▅▆▇█▇▆     │  ▅▅▅▆▆▆▇▇▇█     │  ▁▂▃▄▄▅▆▇▇█     │  ▄▅▅▆▆▆▇▇██     │
│                 │                 │                 │                 │
└─────────────────┴─────────────────┴─────────────────┴─────────────────┘

Datos de soporte (en hoja separada)

Hoja "Datos":

Fórmulas del dashboard

Tarjeta de Ventas (ejemplo):

Título (A1): ="VENTAS"

Valor (A3): =Datos!B2
Formato: $#,##0

Variación vs anterior (A4):
=SI((Datos!B2-Datos!D2)/Datos!D2>=0,"▲ +","▼ ")&
 TEXTO(ABS((Datos!B2-Datos!D2)/Datos!D2),"0.0%")&" vs mes anterior"

Variación vs meta (A5):
="Meta: "&SI(Datos!B2>=Datos!C2,"✓ +","✗ ")&
 TEXTO(ABS((Datos!B2-Datos!C2)/Datos!C2),"0.0%")

Sparkline (A6): Insertar > Sparkline > Rango: Datos!E2:P2

Mejores prácticas para tarjetas de KPI

Hacer

✅ Usar fuente grande para el valor principal (24-32pt)
✅ Incluir siempre contexto (vs meta o vs anterior)
✅ Usar color consistente (verde=bueno, rojo=malo)
✅ Mantener títulos cortos y claros
✅ Alinear tarjetas en grid uniforme
✅ Usar el mismo formato entre tarjetas similares

Evitar

❌ Mostrar decimales innecesarios ($1,234,567.89)
❌ Usar colores sin significado
❌ Poner demasiado texto en la tarjeta
❌ Mezclar unidades (% y $ en misma tarjeta)
❌ Olvidar actualizar la fecha de datos
❌ Hacer tarjetas de tamaños diferentes

Formato de números recomendado

Puntos clave de esta lección

1. Una tarjeta necesita contexto - El número solo no basta
2. Comparación dual - vs meta Y vs período anterior
3. Sparklines cuentan la historia - Tendencia en un vistazo
4. Formato condicional automatiza - Colores cambian con los datos
5. Símbolos comunican rápido - ▲▼✓✗ se entienden sin leer
6. Consistencia es clave - Mismo formato entre tarjetas
7. Menos es más - 4-6 KPIs máximo en prominencia

Próxima lección

Las tarjetas muestran el estado actual, pero los usuarios necesitan explorar. En la siguiente lección, agregaremos controles de formulario para interactividad - filtros, selectores y botones que transforman un reporte estático en una herramienta de análisis.

Ejercicio práctico

Crea un panel de 4 KPIs

Datos de práctica:

Metas:

• Ventas: $1,200,000
• Margen: 30%
• Clientes nuevos: 200
• Satisfacción: 7.5

Tu tarea:

1. Crea 4 tarjetas con el valor de diciembre
2. Agrega variación vs noviembre (mes anterior)
3. Agrega variación vs meta
4. Inserta sparklines con datos Jul-Dic
5. Aplica formato condicional para colorear variaciones

Valor: =1250000
Formato: $#,##0,"K"
Muestra: $1,250K

vs Anterior:
=(1250000-1180000)/1180000 = 5.9%
Texto: "▲ +5.9% vs mes anterior"

vs Meta:
=(1250000-1200000)/1200000 = 4.2%
Texto: "Meta: ✓ +4.2%"

Sparkline: Rango con 980000,1020000,1050000,1100000,1180000,1250000

Valor: =210
Formato: #,##0

vs Anterior:
=(210-192)/192 = 9.4%
Texto: "▲ +9.4% vs mes anterior"

vs Meta:
=(210-200)/200 = 5.0%
Texto: "Meta: ✓ +5.0%"