Anatomía de un business case

Todo lider, en algun momento, necesita convencer a otros de invertir tiempo, dinero o recursos en una iniciativa. El business case es tu herramienta para lograrlo. En esta leccion, descompondremos la anatomia de un business case efectivo y te daremos los frameworks para construir el tuyo.

Que es un business case (y que no es)

Un business case ES:

Un documento estructurado que justifica una inversion o decision
Una herramienta de comunicacion que traduce ideas a impacto de negocio
Un framework de pensamiento que fuerza rigor analitico
Un compromiso implicito: "si inviertes X, lograras Y"

Un business case NO ES:

Una lista de deseos o buenas intenciones
Un documento tecnico de especificaciones
Un plan de proyecto detallado (aunque puede incluir uno resumido)
Un ejercicio academico sin consecuencias

Perspectiva clave: Un business case es una promesa respaldada por datos. Tu credibilidad esta en juego cada vez que presentas uno.

Los 5 componentes de un business case efectivo

Un business case completo tiene cinco componentes. Omitir cualquiera debilita significativamente tu propuesta.

1. EL PROBLEMA - Por que debemos actuar
2. LA SOLUCION - Que proponemos hacer
3. EL IMPACTO FINANCIERO - Cuanto cuesta y cuanto genera
4. LOS RIESGOS - Que puede salir mal y como mitigarlo
5. EL PLAN - Como lo ejecutaremos

Veamos cada uno en detalle.

Componente 1: El Problema

Por que el problema es lo primero

Antes de que alguien invierta en tu solucion, debe sentir que el problema es real y urgente. El 80% de business cases rechazados fallan aqui: no logran establecer que el problema merece atencion.

Elementos de una definicion de problema efectiva

1. Cuantificacion del dolor: No solo describas el problema - ponle numeros.

Descripcion debil	Descripcion fuerte
"Perdemos clientes"	"Perdemos 127 clientes/mes, $1.2M anuales"
"El proceso es lento"	"El proceso toma 14 dias, cuesta $450/transaccion"
"El equipo esta frustrado"	"35% turnover, $180K en costos de reemplazo"

2. Tendencia: Muestra que el problema esta empeorando (o no mejorando solo).

"En Q1 perdimos 98 clientes. En Q2, 115. En Q3, 127.
Si la tendencia continua, Q4 sera 145."

3. Costo de inaccion: Que pasa si NO hacemos nada?

"Si no actuamos, en 12 meses habremos perdido:
- $14.4M en revenue
- 1,500 clientes
- 3 años de crecimiento"

4. Benchmarks: Como nos comparamos con otros?

"Nuestro churn es 8%. El promedio de industria es 4%.
Los lideres estan en 2.5%."

Template: Definicion del problema

## El Problema

### Situacion actual
[Descripcion de 2-3 frases del estado actual]

### Cuantificacion
| Metrica | Actual | Impacto anual |
|---------|--------|---------------|
| [Metrica 1] | [Valor] | [$XXX] |
| [Metrica 2] | [Valor] | [$XXX] |

### Tendencia
[Grafico o datos mostrando evolucion]

### Costo de inaccion
Si no actuamos en los proximos [timeframe]:
- [Consecuencia financiera]
- [Consecuencia operativa]
- [Consecuencia estrategica]

### Benchmark
| Metrica | Nosotros | Industria | Lideres |
|---------|----------|-----------|---------|
| [Metrica] | [X] | [Y] | [Z] |

Componente 2: La Solucion

Principios de una solucion bien presentada

1. Claridad: Cualquiera debe entender que propones en 30 segundos.

2. Especificidad: No "mejorar el proceso", sino "implementar sistema X con funcionalidad Y".

3. Alternativas consideradas: Muestra que evaluaste opciones y elegiste la mejor.

4. Diferenciacion: Por que esta solucion y no otra?

Estructura de presentacion de solucion

## La Solucion Propuesta

### Descripcion
[Que es y como funciona en 3-4 frases]

### Componentes clave
1. [Componente 1]: [Descripcion breve]
2. [Componente 2]: [Descripcion breve]
3. [Componente 3]: [Descripcion breve]

### Alternativas evaluadas
| Opcion | Pros | Contras | Por que no |
|--------|------|---------|------------|
| Opcion A (status quo) | Bajo costo | No resuelve problema | - |
| Opcion B | [Pros] | [Contras] | [Razon] |
| **Opcion C (propuesta)** | [Pros] | [Contras] | **Seleccionada** |

### Por que esta solucion
[2-3 razones especificas basadas en criterios objetivos]

Ejemplo de alternativas bien presentadas

Opcion	Inversion	Tiempo	Impacto esperado	Riesgo
No hacer nada	$0	-	-$1.2M/año	Continua deterioro
Solucion interna	$200K	8 meses	50% reduccion	Alto (equipo sin experiencia)
Vendor A	$350K	3 meses	70% reduccion	Bajo (track record probado)
Vendor B	$500K	2 meses	75% reduccion	Medio (nuevo en mercado)

Recomendacion: Vendor A - Balance optimo de costo, tiempo e impacto con riesgo manejable.

Componente 3: El Impacto Financiero

Este es el corazon del business case. Aqui es donde traduces tu propuesta a numeros que importan.

Estructura del analisis financiero

1. Costos (Investment required):

### Inversion Requerida

| Categoria | Año 1 | Año 2 | Año 3 | Total |
|-----------|-------|-------|-------|-------|
| Implementacion | $X | - | - | $X |
| Licencias/Software | $X | $X | $X | $X |
| Personal adicional | $X | $X | $X | $X |
| Capacitacion | $X | $X | - | $X |
| Contingencia (10%) | $X | $X | $X | $X |
| **TOTAL** | **$X** | **$X** | **$X** | **$X** |

2. Beneficios (Expected returns):

Los beneficios pueden ser:

Hard savings: Costos que desaparecen (headcount, licencias, procesos)
Soft savings: Tiempo liberado para otras tareas
Revenue incremental: Ventas adicionales generadas
Cost avoidance: Costos futuros que no incurriremos

### Beneficios Esperados

| Categoria | Año 1 | Año 2 | Año 3 | Total |
|-----------|-------|-------|-------|-------|
| Reduccion churn | $X | $X | $X | $X |
| Eficiencia operativa | $X | $X | $X | $X |
| Revenue incremental | $X | $X | $X | $X |
| **TOTAL BENEFICIOS** | **$X** | **$X** | **$X** | **$X** |

3. Metricas de decision:

Metrica	Formula	Resultado
ROI	(Beneficios - Costos) / Costos	X%
Payback period	Inversion / Beneficio anual	X meses
NPV	Valor presente de flujos futuros	$X
Beneficio neto 3 años	Total beneficios - Total costos	$X

Ejemplo completo de analisis financiero

Caso: Sistema de retencion de clientes

Inversion:

Item	Año 1	Año 2	Año 3
Software	$150K	$50K	$50K
Implementacion	$80K	-	-
Capacitacion	$20K	$5K	$5K
FTE adicional	$75K	$75K	$75K
Contingencia	$32K	$13K	$13K
Total	$357K	$143K	$143K

Beneficios:

Item	Año 1	Año 2	Año 3
Reduccion churn (50%)	$600K	$720K	$864K
Eficiencia CS (20%)	$60K	$72K	$86K
Upsell habilitado	$100K	$150K	$200K
Total	$760K	$942K	$1.15M

Resultado:

ROI 3 años: 344%
Payback: 6 meses
Beneficio neto 3 años: $2.21M

Componente 4: Los Riesgos

Por que incluir riesgos fortalece tu caso

Contraintuitivamente, un business case con riesgos bien documentados es mas persuasivo que uno que los ignora:

Demuestra madurez y pensamiento critico
Previene que otros los planteen como objeciones
Muestra que tienes plan para manejarlos

Framework de analisis de riesgos

### Analisis de Riesgos

| Riesgo | Probabilidad | Impacto | Score | Mitigacion |
|--------|--------------|---------|-------|------------|
| [Riesgo 1] | Alta/Media/Baja | Alto/Medio/Bajo | [P×I] | [Accion] |
| [Riesgo 2] | ... | ... | ... | ... |

Scoring:

Probabilidad: Alta (3), Media (2), Baja (1)
Impacto: Alto (3), Medio (2), Bajo (1)
Score = Probabilidad × Impacto (1-9)

Enfocate en riesgos con score ≥ 4.

Ejemplo de matriz de riesgos

Riesgo	Prob	Impacto	Score	Mitigacion
Adopcion baja por usuarios	Media (2)	Alto (3)	6	Change management, champions, incentivos
Integracion con sistemas	Alta (3)	Medio (2)	6	POC tecnico, vendor support incluido
Atraso en timeline	Media (2)	Medio (2)	4	Buffer de 20% en cronograma
Costo excede presupuesto	Baja (1)	Alto (3)	3	Contrato precio fijo, contingencia 10%

Categorias comunes de riesgo

Riesgos tecnicos: Integracion, performance, seguridad
Riesgos de adopcion: Resistencia al cambio, curva de aprendizaje
Riesgos de ejecucion: Timeline, recursos, dependencias
Riesgos financieros: Costos ocultos, beneficios sobreestimados
Riesgos externos: Regulacion, mercado, competencia

Componente 5: El Plan de Implementacion

Elementos de un plan creible

1. Fases claras: Dividir en etapas manejables con entregables especificos.

2. Timeline realista: Con hitos y checkpoints.

3. Recursos requeridos: Quienes, cuando y cuanto.

4. Governance: Como se tomaran decisiones y se reportara progreso.

Template de plan de implementacion

### Plan de Implementacion

#### Fases y Timeline

| Fase | Actividades | Duracion | Entregable |
|------|-------------|----------|------------|
| 1. Preparacion | [Lista] | 4 semanas | [Entregable] |
| 2. Implementacion | [Lista] | 8 semanas | [Entregable] |
| 3. Piloto | [Lista] | 4 semanas | [Entregable] |
| 4. Rollout | [Lista] | 8 semanas | [Entregable] |

#### Recursos Requeridos

| Rol | Dedicacion | Periodo | Fuente |
|-----|------------|---------|--------|
| Project Manager | 100% | 6 meses | Interno |
| Technical Lead | 50% | 4 meses | Interno |
| Consultores | 2 FTE | 3 meses | Vendor |

#### Governance

- **Sponsor ejecutivo**: [Nombre/Rol]
- **Steering committee**: [Composicion]
- **Reportes de progreso**: [Frecuencia y formato]
- **Decision gates**: [Cuando y que criterios]

Ejemplo visual de timeline

Q1 2026                    Q2 2026                    Q3 2026
|--------------------------|--------------------------|
[Fase 1: Prep]
   4 sem     [Fase 2: Implementacion]
                     8 sem          [Fase 3: Piloto]
                                        4 sem    [Fase 4: Rollout]
                                                     8 sem
                                                           ↓
                                                      Go-Live
                                                      Full

Template completo de business case

# Business Case: [Nombre del Proyecto]

**Fecha**: [Fecha]
**Autor**: [Nombre]
**Version**: [1.0]
**Estado**: [Draft/Final]

---

## Executive Summary
[1 parrafo con el problema, solucion, costo, beneficio y recomendacion]

---

## 1. El Problema

### 1.1 Situacion actual
[Descripcion]

### 1.2 Cuantificacion del impacto
[Tabla con metricas]

### 1.3 Costo de inaccion
[Proyeccion si no actuamos]

---

## 2. Solucion Propuesta

### 2.1 Descripcion
[Que proponemos]

### 2.2 Alternativas evaluadas
[Tabla comparativa]

### 2.3 Justificacion de seleccion
[Por que esta opcion]

---

## 3. Analisis Financiero

### 3.1 Inversion requerida
[Tabla de costos]

### 3.2 Beneficios esperados
[Tabla de beneficios]

### 3.3 Metricas de decision
- ROI: X%
- Payback: X meses
- NPV: $X
- Beneficio neto 3 años: $X

### 3.4 Analisis de sensibilidad
[Que pasa si los beneficios son 20% menores]

---

## 4. Riesgos y Mitigacion

### 4.1 Matriz de riesgos
[Tabla]

### 4.2 Planes de contingencia
[Descripcion]

---

## 5. Plan de Implementacion

### 5.1 Fases y timeline
[Tabla/Diagrama]

### 5.2 Recursos requeridos
[Tabla]

### 5.3 Governance
[Estructura]

---

## 6. Recomendacion

[Declaracion clara de que se recomienda y que decision se necesita]

---

## Apendices
- A: Datos de soporte
- B: Analisis detallado
- C: CVs de equipo propuesto

Errores comunes en business cases

Error 1: El problema invisible

Sintoma: Saltar directo a la solucion Solucion: Dedica 30%+ del documento al problema

Error 2: Beneficios magicos

Sintoma: "Aumentara eficiencia" sin cuantificar Solucion: Todo beneficio debe tener un numero con logica explicada

Error 3: El proyecto sin fin

Sintoma: Plan de implementacion vago o inexistente Solucion: Fases especificas, fechas concretas, hitos medibles

Error 4: El optimista ciego

Sintoma: Ningun riesgo documentado Solucion: Incluir 3-5 riesgos reales con mitigaciones

Error 5: El documento interminable

Sintoma: 50+ paginas que nadie leera Solucion: Executive summary de 1 pagina + documento de 10-15 paginas

Ejercicio practico: Esqueleto de tu business case

Piensa en una iniciativa que quieras proponer en tu organizacion.

Define el problema:

El problema es: _______________________________________________________

Costo anual del problema: $_______________________

Tendencia (mejorando/empeorando): _______________________

Costo de inaccion en 12 meses: $_______________________

Describe la solucion:

Propongo: _______________________________________________________

Alternativas consideradas:
1. _______________________________________________________
2. _______________________________________________________

Por que esta opcion: _______________________________________________________

Estima el impacto:

Inversion requerida: $_______________________

Beneficio anual esperado: $_______________________

ROI estimado: _______%

Payback esperado: _______ meses

Identifica riesgos:

Riesgo principal: _______________________________________________________
Mitigacion: _______________________________________________________

Riesgo secundario: _______________________________________________________
Mitigacion: _______________________________________________________

Puntos clave de esta leccion

Un business case tiene 5 componentes: problema, solucion, impacto financiero, riesgos, plan
El problema debe cuantificarse - sin numeros no hay urgencia
Siempre presenta alternativas y justifica tu eleccion
Los beneficios deben ser especificos y trazables
Incluir riesgos fortalece tu caso, no lo debilita
El plan debe tener fases, fechas y responsables concretos

Proxima leccion

En la siguiente leccion, aprenderemos como cuantificar impacto y ROI - incluyendo como poner numeros a beneficios intangibles y como hacer analisis de sensibilidad.

Reflexion

Piensa en el ultimo business case que viste (propio o de otro):

Tenia los 5 componentes completos?
El problema estaba cuantificado?
Los riesgos estaban documentados?
Que le faltaba para ser mas convincente?