Presentar a stakeholders con confianza

Tienes un business case solido. Los numeros son buenos. La logica es impecable. Pero nada de eso importa si no puedes presentarlo efectivamente y conseguir la aprobacion. En esta leccion, dominaras las tecnicas para presentar con confianza y manejar cualquier objecion.

La psicologia de la aprobacion

Antes de las tecnicas, entendamos como deciden los stakeholders.

Lo que creen que hacen vs. lo que realmente hacen

Lo que creen: "Analizo los datos objetivamente y tomo la mejor decision."

Lo que realmente pasa:

1. Forman una impresion inicial en 30 segundos
2. Buscan datos que confirmen esa impresion
3. Racionalizan la decision despues

Implicacion practica: Los primeros 30 segundos determinan si tu propuesta tiene oportunidad. El resto es confirmacion o defensa.

Los tres filtros de decision

Todo stakeholder pasa tu propuesta por tres filtros:

Filtro	Pregunta que hacen	Lo que debes demostrar
Credibilidad	"Confio en esta persona?"	Competencia y preparacion
Relevancia	"Esto importa para mis prioridades?"	Alineacion con sus objetivos
Viabilidad	"Esto realmente funcionara?"	Evidencia y plan solido

Si fallas en cualquiera, la propuesta esta en riesgo.

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Preparacion pre-presentacion

Conoce a tu audiencia

Para cada stakeholder clave, responde:

Stakeholder: [Nombre y rol]

1. Cuales son sus prioridades actuales?
   _______________________________________________________

2. Que le preocupa de esta propuesta?
   _______________________________________________________

3. Que necesita escuchar para decir si?
   _______________________________________________________

4. Tiene poder de veto? De que depende su apoyo?
   _______________________________________________________

5. Que preguntas probablemente hara?
   _______________________________________________________

El mapa de stakeholders

Antes de presentar, mapea tu audiencia:

Stakeholder	Posicion esperada	Poder	Tu estrategia
CFO	Esceptico	Alto	Enfatizar ROI conservador
VP Ops	Positivo	Medio	Pedir que sea champion
CTO	Neutral	Alto	Resolver dudas tecnicas antes
CEO	Desconocido	Alto	Alinear con vision estrategica

Pre-venta: La tecnica del "no sorpresas"

Los mejores presentadores nunca presentan frio. Antes de la reunion formal:

1. One-on-ones informales: Cafe con stakeholders clave
2. Comparte borradores: "Estoy preparando esto, tu input seria valioso"
3. Identifica objeciones temprano: Mejor escucharlas en privado
4. Construye champions: Personas que defenderan tu propuesta

Regla de oro: Si no sabes como votara cada persona antes de entrar, no estas listo para presentar.

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La estructura de la presentacion

Formato recomendado: 15 minutos

Seccion	Tiempo	Contenido
Hook + Recomendacion	1 min	Captura atencion, declara posicion
El problema	2 min	Por que debemos actuar
La solucion	3 min	Que proponemos y por que
El impacto	4 min	Numeros, ROI, sensibilidad
Riesgos y mitigacion	2 min	Que puede salir mal y como
Plan y ask	2 min	Timeline y decision requerida
Buffer para Q&A	1 min	Transicion a discusion

El opening que captura atencion

Formula:

[Estadistica o hecho sorprendente]
+
[Conexion con prioridades de la audiencia]
+
[Tu recomendacion clara]

Ejemplo:

"En los ultimos 12 meses, perdimos $2.3 millones en clientes que podriamos haber retenido con intervencion temprana. Eso es el equivalente al presupuesto de todo el equipo de Customer Success. Mi recomendacion es implementar un sistema de alerta temprana que, segun nuestro piloto, reducira esta perdida en un 40% - es decir, $920,000 de regreso a nuestro bottom line. Dejame mostrarles como."

El cierre que impulsa accion

Elementos del cierre efectivo:

1. Recapitulacion en una frase
2. Lo que esta en juego (costo de inaccion)
3. La decision especifica que necesitas
4. El siguiente paso inmediato si dicen si

Ejemplo:

"En resumen: tenemos un problema de $2.3M con una solucion probada que cuesta $350K y retorna $920K anuales. Si no actuamos, seguiremos perdiendo clientes predeciblemente. Lo que necesito hoy es la aprobacion del presupuesto de implementacion. Si estan de acuerdo, agendamos el kickoff para la proxima semana y empezamos a salvar clientes para fin de mes."

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Tecnicas para manejar objeciones

Las objeciones no son enemigos - son oportunidades de profundizar la conversacion y demostrar preparacion.

El framework LAER

Para cualquier objecion, usa LAER:

L - Listen (Escucha): Deja que terminen, no interrumpas
A - Acknowledge (Reconoce): Valida la preocupacion
E - Explore (Explora): Entiende la raiz de la objecion
R - Respond (Responde): Ofrece tu perspectiva

Las 7 objeciones mas comunes y como manejarlas

Objecion 1: "No tenemos presupuesto"

Lo que realmente significa: No es prioridad suficiente.

Respuesta LAER:

"Entiendo que el presupuesto es limitado [A]. Ayudame a entender - si tuvieramos presupuesto ilimitado, estarias de acuerdo con la propuesta? [E] Si es asi, lo que propongo es [alternativa: fase piloto mas pequeña, reasignacion de presupuesto existente, iniciar en Q2] [R]."

Objecion 2: "El ROI parece demasiado optimista"

Lo que realmente significa: No confio en los numeros.

Respuesta LAER:

"Aprecio el escepticismo - yo tambien lo tuve inicialmente [A]. Que parte del calculo te genera mas dudas? [E] [Segun respuesta] Dejame mostrarte el escenario pesimista donde asumimos 30% menos beneficios - aun asi el ROI es 95%. Y estos son los supuestos detras de cada numero [compartir documento de supuestos] [R]."

Objecion 3: "Ya intentamos algo similar y no funciono"

Lo que realmente significa: Trauma organizacional de fracaso previo.

Respuesta LAER:

"Eso es importante contexto - no lo sabia [A]. Que paso especificamente y por que crees que fallo? [E] [Segun respuesta] Lo que propongo es diferente en [X, Y, Z aspectos] y hemos incorporado [safeguards especificos] para evitar repetir esos errores [R]."

Objecion 4: "No es el momento adecuado"

Lo que realmente significa: Hay otras prioridades o miedo a comprometerse.

Respuesta LAER:

"El timing es critico [A]. Cuando seria el momento adecuado y que necesitaria cambiar? [E] [Segun respuesta] Entiendo, pero considera esto: cada mes que esperamos representa $X en perdidas continuadas. Propongo [alternativa: comenzar preparacion ahora, piloto limitado, decision con implementacion diferida] [R]."

Objecion 5: "El equipo ya esta sobrecargado"

Lo que realmente significa: Preocupacion por ejecucion y capacidad.

Respuesta LAER:

"La capacidad del equipo es una preocupacion valida [A]. Que especificamente te preocupa - el esfuerzo de implementacion o el mantenimiento continuo? [E] [Segun respuesta] Hemos diseñado el plan para minimizar carga interna [mostrar detalles]. Tambien podemos [traer recursos externos, hacer phased rollout, simplificar alcance inicial] [R]."

Objecion 6: "Necesito mas datos / analisis"

Lo que realmente significa: No estoy convencido o no quiero decidir ahora.

Respuesta LAER:

"Quiero asegurarme de darte lo que necesitas [A]. Que datos especificos ayudarian a tomar la decision? [E] [Si es razonable] Puedo conseguir eso para [fecha]. [Si parece indefinido] Entiendo el deseo de mas datos, pero en algun punto debemos decidir con informacion imperfecta. Que nivel de certeza necesitas y cual es el costo de esperar? [R]."

Objecion 7: "Que pasa si falla?"

Lo que realmente significa: Miedo al riesgo o a verse mal.

Respuesta LAER:

"Es una pregunta justa que yo tambien me hice [A]. Que escenario de falla te preocupa mas? [E] [Segun respuesta] Hemos identificado ese riesgo y la mitigacion es [explicar]. Ademas, estamos proponiendo [checkpoints, piloto, rollback plan] que nos permite pivotar si vemos señales tempranas de problema [R]."

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Preguntas dificiles y como responderlas

Pregunta 1: "Cual es tu nivel de confianza en estos numeros?"

Respuesta:

"En el escenario base, mi confianza es 70-80%. Los numeros estan basados en [fuentes] y validados con [metodo]. Dicho eso, el analisis de sensibilidad muestra que incluso con 30% menos beneficios, el proyecto sigue siendo viable. Me siento comodo defendiendo el rango, no un numero exacto."

Pregunta 2: "Por que deberiamos hacer esto ahora vs. esperar?"

Respuesta:

"Tres razones: Primero, el costo de inaccion - cada mes perdemos $X. Segundo, [ventana de oportunidad especifica: contrato por vencer, competidor moviendose, ventana presupuestal]. Tercero, el timeline de beneficios - si empezamos ahora, veremos impacto en [fecha]; si esperamos, se retrasa proporcionalmente."

Pregunta 3: "Que alternativas consideraste?"

Respuesta:

"Evaluamos [numero] alternativas: [listar brevemente]. No hacer nada tiene un costo de $X. [Alternativa 2] fue descartada por [razon]. [Alternativa 3] era viable pero inferior en [dimension]. Esta opcion optimiza [criterio principal] mientras mantiene [otros criterios] aceptables."

Pregunta 4: "Quien mas deberia opinar sobre esto?"

Respuesta:

"Buena pregunta. Ya he conversado con [nombres] quienes estan alineados. Recomendaria tambien incluir a [nombre] dado su conocimiento de [area]. Estoy feliz de presentar a quien consideres necesario antes de una decision final."

Pregunta 5: "Y si los supuestos cambian?"

Respuesta:

"Depende de cuales. Los supuestos mas criticos son [1, 2, 3]. Si [supuesto 1] cambia mas de 30%, recomendaria revisar. Propongo un checkpoint en [fecha] donde evaluamos contra realidad y ajustamos si es necesario. El plan tiene [flexibilidad especifica] incorporada."

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Lenguaje corporal y presencia

Tu presencia fisica comunica tanto como tus palabras.

Antes de hablar

• Postura: Hombros atras, pies firmes
• Respiracion: 3 respiraciones profundas antes de empezar
• Contacto visual: Establecer con la persona mas senior
• Pausa: 2-3 segundos de silencio antes de la primera palabra

Durante la presentacion

Hacer	Evitar
Mantener contacto visual rotativo	Mirar solo la pantalla o notas
Gestos abiertos con manos	Brazos cruzados o manos en bolsillos
Movimiento con proposito	Caminar nerviosamente
Pausas para enfasis	Hablar sin parar
Variar tono y velocidad	Monotono

Al recibir preguntas dificiles

• No reaccionar defensivamente: Mantener expresion neutral
• Pausa antes de responder: Muestra que piensas
• Inclinarse hacia adelante: Indica engagement, no amenaza
• Asentir mientras escuchas: Valida al otro

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Escenarios especiales

Cuando la decision se pospone

Respuesta:

"Entiendo que necesitan mas tiempo. Para ayudar, propongo: 1) Resumir esta discusion y los open items por escrito, 2) Agendar una sesion de follow-up para [fecha especifica], 3) [Si aplica] Mientras tanto, podriamos avanzar [elemento de bajo riesgo] para no perder momentum?"

Cuando hay un detractor vocal

Estrategias:

1. Preguntar directamente: "Juan, que necesitarias ver para sentirte comodo con esto?"
2. Involucrar a otros: "Maria, tu conoces el area - cual es tu perspectiva?"
3. Ofrecer compromiso: "Y si hicieramos un piloto limitado primero para validar?"
4. Escalar offline: "Parece que tenemos perspectivas diferentes. Podemos discutirlo despues de la reunion?"

Cuando te piden reducir alcance/presupuesto

Respuesta:

"Puedo trabajar con un presupuesto de $X, pero quiero ser transparente sobre los trade-offs. Con ese monto, tendriamos que [eliminar componente o reducir alcance]. Eso significa [impacto en beneficios o timeline]. Otra opcion seria [alternativa: fases, diferir elementos]. Cual prefieren?"

Cuando el tiempo se acaba antes de terminar

Respuesta:

"Veo que nos acercamos al limite de tiempo. Dejame ir directo al ask: Mi recomendacion es [X]. Necesito [decision/aprobacion] para [fecha]. Estoy disponible para discutir detalles cuando les convenga. Puedo enviar el resumen por escrito?"

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Checklist de preparacion

Una semana antes:

• Mapa de stakeholders completo
• Pre-venta con stakeholders clave
• Anticipar 10 objeciones probables y preparar respuestas
• Documento completo listo para compartir

Un dia antes:

• Confirmar quienes asisten
• Practicar presentacion completa (con timer)
• Preparar version corta (por si hay menos tiempo)
• Backup del material

Antes de entrar:

• Revisar notas de stakeholders
• Respiracion y postura
• Objetivos claros (que es exito para esta reunion?)

Despues de la reunion:

• Enviar resumen por escrito en 24 horas
• Follow up con open items
• Agradecer a quienes apoyaron

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Ejercicio practico: Prepara tu pitch

Piensa en un business case que necesites presentar.

Define tu audiencia:

Stakeholder principal: _______________________
Su mayor preocupacion: _______________________
Lo que necesita escuchar: _______________________

Escribe tu opening (30 segundos):

[Estadistica/hecho]:
_______________________________________________________

[Conexion con sus prioridades]:
_______________________________________________________

[Tu recomendacion]:
_______________________________________________________

Anticipa objeciones:

Objecion 1: _______________________
Mi respuesta LAER: _______________________

Objecion 2: _______________________
Mi respuesta LAER: _______________________

Objecion 3: _______________________
Mi respuesta LAER: _______________________

Define tu ask:

La decision que necesito: _______________________
Para cuando: _______________________
El siguiente paso si dicen si: _______________________

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Puntos clave de esta leccion

• La decision se toma en los primeros 30 segundos - empieza fuerte
• Conoce a tu audiencia: prioridades, preocupaciones, poder de decision
• Haz pre-venta - nunca presentes frio a stakeholders clave
• Usa LAER para manejar objeciones: Listen, Acknowledge, Explore, Respond
• Tu presencia fisica comunica confianza (o la falta de ella)
• Siempre ten claro tu "ask" y siguiente paso

Proxima leccion

En el Modulo 9, exploraremos como liderar equipos de analytics - el rol del lider en una cultura de datos, como trabajar efectivamente con analistas, y como evaluar y priorizar proyectos de datos.

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Reflexion

Piensa en la ultima vez que presentaste a stakeholders:

1. Hiciste pre-venta o fuiste "en frio"?
2. Cual fue la objecion principal y como la manejaste?
3. Conseguiste la decision que buscabas? Por que si o por que no?
4. Que harias diferente la proxima vez?