Adaptar el mensaje a la audiencia

El mismo analisis presentado de forma identica a un CEO y a un equipo tecnico fracasara con ambos. El secreto de la comunicacion efectiva con datos es adaptar el mensaje a quien lo recibe. En esta leccion, dominaras el arte de ajustar tu comunicacion para diferentes audiencias.

Por que la adaptacion es critica

Un estudio de Harvard Business Review encontro que:

El 70% de ejecutivos sienten que las presentaciones de datos "no van al grano"
El 65% de tecnicos sienten que las presentaciones ejecutivas "carecen de rigor"
El 80% de las presentaciones data-driven "no generan la accion esperada"

El problema no son los datos. Es el desajuste entre mensaje y audiencia.

Principio fundamental: No comunicas lo que dices, comunicas lo que el otro entiende.

Los 4 arquetipos de audiencia

En el contexto empresarial, existen cuatro arquetipos principales de audiencia. Cada uno tiene diferentes:

Prioridades
Nivel de detalle deseado
Tipo de preguntas
Criterios de decision

Arquetipo 1: El Ejecutivo

Quien es: C-level, VP, directores senior Que le importa: Impacto en resultados de negocio, riesgo, ROI Tiempo disponible: 5-15 minutos Profundidad deseada: Baja - quiere el "so what", no el "how"

Arquetipo 2: El Tecnico

Quien es: Analistas, ingenieros, cientificos de datos Que le importa: Metodologia, calidad de datos, validez estadistica Tiempo disponible: 30-60 minutos Profundidad deseada: Alta - quiere entender el proceso

Arquetipo 3: El Operativo

Quien es: Gerentes de area, supervisores, equipos de ejecucion Que le importa: Implicaciones practicas, como afecta su trabajo diario Tiempo disponible: 15-30 minutos Profundidad deseada: Media - quiere saber que hacer diferente

Arquetipo 4: El Externo

Quien es: Clientes, proveedores, inversionistas, board Que le importa: Credibilidad, confianza, narrativa estrategica Tiempo disponible: Variable Profundidad deseada: Contextual - depende de la relacion

Comunicar con Ejecutivos

Lo que los ejecutivos necesitan saber

El bottom line: Cual es la recomendacion y por que
El impacto financiero: Cuanto cuesta/ahorra/genera
El riesgo: Que puede salir mal
La decision requerida: Que necesitas de ellos

Lo que los ejecutivos NO necesitan

Metodologia detallada
Todos los datos analizados
Historia de como llegaste a la conclusion
Caveats tecnicos excesivos

Template de comunicacion ejecutiva

[HEADLINE - 1 frase con la conclusion]

EL PROBLEMA: [1-2 frases sobre el problema/oportunidad]

LA EVIDENCIA: [3 datos clave que sustentan]

LA RECOMENDACION: [Accion especifica]

EL IMPACTO: [Numeros en terminos de negocio]

LO QUE NECESITO: [Decision o aprobacion requerida]

Ejemplo: Mismo analisis, version ejecutiva

Contexto: Analisis de eficiencia de campañas de marketing

Version ejecutiva (2 minutos):

"Recomiendo reasignar el 40% del presupuesto de paid social a content marketing.

El problema: Estamos gastando $500K anuales en canales que generan leads de baja calidad.

La evidencia:

Paid social: $42 por lead, 2% conversion a cliente

Content marketing: $18 por lead, 8% conversion a cliente

Reasignando, proyectamos 3x mas clientes con el mismo presupuesto

El impacto: $1.2M adicionales en revenue anual.

Lo que necesito: Aprobacion para implementar en Q2."

Tecnicas especificas para ejecutivos

1. La regla del "newspaper test": Si tu mensaje no pudiera ser el headline de un articulo, es demasiado complejo.

2. El "so what" explicito: Despues de cada dato, responde: "Y esto significa que..."

3. Anticipar la pregunta del CFO: Siempre ten listo el impacto en $ o en metricas clave del negocio.

4. El backup silencioso: Ten slides de detalle en el apendice por si preguntan, pero no los muestres proactivamente.

Comunicar con Tecnicos

Lo que los tecnicos necesitan saber

La metodologia: Como llegaste a los resultados
La calidad de datos: Fuentes, limpieza, limitaciones
La validez estadistica: Significancia, intervalos de confianza
Los supuestos: Que asumiste y por que

Lo que los tecnicos NO necesitan

Analogias simplificadas que conocen
Explicaciones de conceptos basicos
"Venderte" la conclusion

Template de comunicacion tecnica

OBJETIVO DEL ANALISIS:
[Que pregunta intentabas responder]

METODOLOGIA:
- Fuentes de datos: [lista]
- Periodo: [rango]
- Metodo analitico: [descripcion tecnica]
- Validacion: [como verificaste]

HALLAZGOS:
[Con significancia estadistica, intervalos de confianza]

LIMITACIONES:
[Que NO puede concluir este analisis]

CODIGO/QUERIES:
[Disponible en X ubicacion para revision]

Ejemplo: Mismo analisis, version tecnica

Version tecnica (15 minutos):

"Objetivo: Evaluar eficiencia comparativa de canales de adquisicion.

Metodologia:

Datos de Hubspot y Google Analytics, ultimos 18 meses

N = 12,847 leads, 1,203 conversiones a cliente

Modelo de atribucion: first-touch con ventana de 30 dias

Significancia: p < 0.01 para diferencias entre canales

Hallazgos:

CAC paid social: $42 (CI 95%: $38-$46)

CAC content: $18 (CI 95%: $15-$21)

Conversion paid social: 2.1% ± 0.3%

Conversion content: 8.2% ± 0.8%

Diferencia estadisticamente significativa (t-test, p < 0.001)

Limitaciones:

No ajustado por estacionalidad (podria explicar parte de varianza)

Atribucion first-touch subestima canales de awareness

No incluye organic social (datos incompletos)

Queries disponibles en Github repo analytics/campaigns"

Tecnicas especificas para tecnicos

1. Muestra tu trabajo: Tecnicos respetan cuando pueden auditar tu proceso.

2. Anticipa el "pero...": Reconoce limitaciones antes de que las señalen.

3. Precision > Simplicidad: Prefieren $41.73 sobre "aproximadamente $40".

4. Invita al debate: "Esto es lo que encontre, que ven ustedes?" genera engagement.

Comunicar con Operativos

Lo que los operativos necesitan saber

El impacto en su trabajo: Que cambia para ellos mañana
Las acciones concretas: Que deben hacer diferente
El timeline: Cuando y en que secuencia
El soporte disponible: Donde obtener ayuda

Lo que los operativos NO necesitan

Justificacion estrategica extensa
Datos agregados a nivel empresa
Detalles tecnicos de metodologia

Template de comunicacion operativa

QUE ENCONTRAMOS:
[Hallazgo principal en terminos de su trabajo diario]

POR QUE IMPORTA PARA TU EQUIPO:
[Conexion directa con sus KPIs o responsabilidades]

QUE CAMBIA:
1. [Accion concreta 1]
2. [Accion concreta 2]
3. [Accion concreta 3]

CUANDO:
[Timeline especifico]

RECURSOS:
[Donde ir por ayuda, templates, guias]

Ejemplo: Mismo analisis, version operativa

Version para equipo de marketing (10 minutos):

"Que encontramos: Los leads de content marketing convierten 4 veces mejor que los de paid social.

Por que importa para el equipo: Vamos a cambiar donde enfocamos esfuerzos. Esto significa mas trabajo en contenido, menos en gestion de ads.

Que cambia:

Esta semana: Pausamos 3 de las 5 campañas de paid social

Proximo mes: Duplicamos el calendario de contenido (de 8 a 16 piezas)

Q2: Reasignamos 2 personas de paid a content

Cuando: Empezamos la transicion el lunes

Recursos: El playbook de content esta actualizado en Drive. Maria liderara las capacitaciones los miercoles a las 10am."

Tecnicas especificas para operativos

1. "En tu dia a dia": Traduce cada insight a acciones concretas de su trabajo.

2. Ejemplos especificos: "Por ejemplo, cuando recibas un lead de X, ahora haras Y en lugar de Z."

3. El "que pasa si no": Explica consecuencias de no seguir las recomendaciones en terminos que les importen.

4. Reconoce la carga: "Se que esto es mas trabajo. Aqui esta como lo haremos manejable..."

Comunicar con Externos

Consideraciones especiales

La comunicacion externa requiere:

Cuidado con confidencialidad: Que puedes y no puedes compartir
Enfoque en credibilidad: Por que deberian creer tus datos
Narrativa estrategica: Que historia quieres que cuenten de ti

Tipos de audiencia externa

Audiencia	Enfoque	Cuidados
Clientes	Valor para ellos	No parecer que vendes
Inversionistas	Growth y unit economics	Ser realista, no oversell
Board	Estrategia y gobernanza	Balancear optimismo con riesgos
Prensa	Narrativa simple y memorable	Evitar datos que puedan malinterpretarse
Partners	Oportunidad mutua	Proteger IP y ventajas competitivas

Template para comunicacion externa

LA OPORTUNIDAD/SITUACION:
[Contexto relevante para ellos]

LO QUE HEMOS APRENDIDO:
[Insights que puedes compartir]

LO QUE SIGNIFICA PARA [USTEDES]:
[Implicaciones desde su perspectiva]

EL CAMINO ADELANTE:
[Siguiente paso en la relacion]

Ejemplo: Comunicacion a cliente

"Hemos analizado el rendimiento de su cuenta en los ultimos 6 meses y encontramos oportunidades significativas.

Lo que aprendimos: Su segmento de clientes enterprise esta 40% sub-penetrado comparado con benchmarks de la industria.

Lo que significa para ustedes: Hay un upside de $2M en revenue que no estan capturando, sin necesidad de adquirir nuevos clientes.

El camino adelante: Me gustaria agendar una sesion para mostrarles la estrategia especifica. Podemos la proxima semana?"

Matriz de adaptacion rapida

Usa esta matriz para ajustar rapidamente segun audiencia:

Dimension	Ejecutivo	Tecnico	Operativo	Externo
Tiempo	5-10 min	30-60 min	15-20 min	Variable
Apertura	Conclusion	Metodologia	Impacto en ellos	Oportunidad
Datos	3 max	Todos relevantes	Solo actionables	Curated/aprobados
Detalle	Minimo	Maximo	Practico	Contextual
Cierre	Decision needed	Peer review	Acciones + timeline	Relacion
Tono	Confiado	Preciso	Empatico	Estrategico

Audiencias mixtas: El desafio real

En la realidad, muchas veces presentas a audiencias mixtas. Aqui esta como manejarlo.

Estrategia 1: El sandwich

Capa 1: Executive summary (todos)
Capa 2: Implicaciones por area (cada quien escucha la suya)
Capa 3: Cierre y decisiones (todos)

Estrategia 2: El modular

Prepara secciones independientes:

"Para quienes quieren el detalle tecnico, slide 15-20"
"Para quienes necesitan el plan de implementacion, slide 21-25"

Permite que cada audiencia "entre y salga" segun necesidad.

Estrategia 3: El pre-work

Para temas complejos:

Envia documento detallado antes
Presentacion enfocada en discusion
Asume que leyeron (y ten backup por si no)

Estrategia 4: Reuniones separadas

A veces, la mejor estrategia es:

Sesion 1: Alineacion ejecutiva (decision)
Sesion 2: Profundizacion tecnica (validacion)
Sesion 3: Bajada operativa (implementacion)

Ejercicio practico: Adapta tu mensaje

Toma un analisis o insight que necesites comunicar y adaptalo para diferentes audiencias.

El insight base:

Mi analisis/hallazgo principal:
_______________________________________________________
_______________________________________________________

Version ejecutiva (2 minutos):

Headline: _______________________________________________________

Problema: _______________________________________________________

3 datos clave:
1. _______________________________________________________
2. _______________________________________________________
3. _______________________________________________________

Recomendacion: _______________________________________________________

Impacto en $: _______________________________________________________

Decision needed: _______________________________________________________

Version operativa (5 minutos):

Que encontramos: _______________________________________________________

Por que importa para ellos: _______________________________________________________

Que cambia en su trabajo:
1. _______________________________________________________
2. _______________________________________________________
3. _______________________________________________________

Cuando: _______________________________________________________

Recursos disponibles: _______________________________________________________

Version tecnica (key points):

Metodologia en 1 frase: _______________________________________________________

Validez estadistica: _______________________________________________________

Principal limitacion: _______________________________________________________

Donde pueden revisar: _______________________________________________________

Señales de desajuste con la audiencia

Aprende a leer cuando tu mensaje no esta conectando:

Con ejecutivos:

Preguntan "pero entonces que debemos hacer?"
Interrumpen con "vamos al grano"
Miran el reloj frecuentemente

Con tecnicos:

Preguntan "como llegaste a eso?"
Expresan escepticismo: "no estoy seguro de esa metodologia"
Quieren ver los datos crudos

Con operativos:

Preguntan "pero en la practica como funciona?"
Expresan preocupacion: "eso suena a mas trabajo"
Silencio y falta de engagement

Ajuste en tiempo real

Cuando detectas desajuste:

"Percibo que [observacion]. Dejame ajustar.
[Cambio de enfoque segun audiencia]
Eso es mas util?"

Puntos clave de esta leccion

Existen 4 arquetipos de audiencia: ejecutivo, tecnico, operativo, externo
Cada arquetipo tiene diferentes prioridades, tiempo y profundidad deseada
Ejecutivos necesitan el "so what", tecnicos el "how", operativos el "que hago"
Para audiencias mixtas, usa estrategias de sandwich, modular o reuniones separadas
Lee las señales de desajuste y ajusta en tiempo real

Proxima leccion

En el Modulo 8, aprenderemos como construir casos de negocio - la anatomia de un business case efectivo, como cuantificar impacto y ROI, y como presentar a stakeholders con confianza.

Reflexion

Piensa en tu proxima comunicacion con datos:

Cual es el arquetipo principal de tu audiencia?
Que les importa mas?
Que nivel de detalle esperan?
Como adaptaras tu mensaje?