Emails y comunicación profesional

El email sigue siendo la herramienta de comunicación más importante en los negocios. Con ChatGPT, puedes escribir mejores emails en una fracción del tiempo.

Por qué usar ChatGPT para emails

Beneficios inmediatos:

Beneficio	Impacto
Velocidad	De 15 min a 2 min por email
Consistencia	Mismo nivel de calidad siempre
Tono	Ajustas fácilmente según audiencia
Bloqueo de escritor	Nunca te quedas viendo la pantalla en blanco

El framework para emails con ChatGPT

Información clave a incluir:

1. TIPO de email (respuesta, seguimiento, solicitud, etc.)
2. RELACIÓN con el destinatario (jefe, cliente, colega, etc.)
3. OBJETIVO del email (qué quieres lograr)
4. CONTEXTO relevante
5. TONO deseado (formal, casual, urgente, etc.)
6. LONGITUD aproximada

Plantillas por tipo de email

1. Email de seguimiento a prospecto

Prompt:

Escribe un email de seguimiento para un prospecto después de una
demo de producto.

Contexto:
- Prospecto: María González, Directora de Marketing en RetailCo
- Demo: Hace 3 días sobre nuestra plataforma de analytics
- En la demo mencionó preocupación por curva de aprendizaje
- Nuestro diferenciador: onboarding personalizado incluido

Objetivo: Agendar llamada para discutir siguiente paso

Tono: Profesional pero cálido, no pushy
Longitud: Máximo 150 palabras

Resultado típico:

Asunto: Tu camino hacia analytics simplificado - Siguiente paso

Hola María,

Fue un gusto mostrarte la plataforma el martes. Tu pregunta sobre la curva de aprendizaje me quedó dando vueltas.

Quería compartirte que incluimos onboarding personalizado con cada implementación—no te dejamos sola con un manual de 200 páginas. De hecho, nuestros clientes de retail típicamente están operando de forma independiente en 2-3 semanas.

¿Te funcionaría una llamada de 20 minutos esta semana para discutir cómo se vería esto específicamente para RetailCo?

Tengo disponibilidad jueves 10am o viernes 3pm.

Saludos, [Tu nombre]

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2. Email respondiendo a un cliente molesto

Prompt:

Escribe una respuesta a un cliente molesto por un error de facturación.

Situación:
- Cliente: Jorge Méndez, cuenta enterprise de 2 años
- Problema: Le cobramos doble en la última factura
- Ya lo reportó hace 5 días sin respuesta
- El error ya está identificado y corregido
- Reembolso en proceso (3-5 días hábiles)

Objetivo: Disculparse sinceramente, explicar solución, retener al cliente

Tono: Empático, profesional, toma responsabilidad
Incluye: Compensación como gesto (1 mes gratis)

NO hagas:
- No des excusas
- No culpes a sistemas o procesos
- No minimices su frustración

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3. Email solicitando algo a tu jefe

Prompt:

Escribe un email a mi jefe solicitando trabajo remoto 2 días por semana.

Contexto:
- Llevo 18 meses en la empresa con evaluaciones positivas
- Mi trabajo no requiere presencia física
- El commute es de 1.5 horas cada lado
- Otros en el equipo ya tienen arreglos híbridos

Objetivo: Obtener aprobación o al menos abrir la conversación

Tono: Profesional, proactivo, no demandante
Estructura: Propuesta clara con beneficios para ambos

Incluye:
- Propuesta de días específicos (martes y jueves)
- Cómo mantendré comunicación y productividad
- Disposición a un período de prueba

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4. Email de introducción en frío (cold email)

Prompt:

Escribe un cold email para generar interés en nuestro servicio.

Información del prospecto:
- Nombre: Ana Rodríguez
- Cargo: VP de Operaciones
- Empresa: LogisticaPro (empresa de logística mediana)
- Posible pain point: Eficiencia en última milla

Nuestro servicio:
- Software de optimización de rutas
- Ahorra 20-30% en costos de combustible
- Implementación en 2 semanas

Tono: Directo, value-focused, sin fluff
Longitud: Máximo 100 palabras
CTA: Pregunta simple, no reunión directamente

NO hagas:
- No empieces con "Mi nombre es..."
- No hables de nosotros, habla de ellos
- No uses lenguaje de ventas agresivo

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5. Email interno anunciando un cambio

Prompt:

Escribe un email para anunciar al equipo un cambio de proceso.

Cambio: Migración de Slack a Microsoft Teams
Razón: Estandarización corporativa, mejor integración con Office
Timeline: Migración completa en 30 días
Impacto: Necesitan aprender nueva herramienta

Audiencia: Equipo de 25 personas, algunos resistentes al cambio

Objetivo: Informar y motivar adopción

Incluye:
- Por qué el cambio (sin culpar a Slack)
- Timeline claro
- Recursos de capacitación disponibles
- Quién contactar para dudas

Tono: Positivo pero realista, no ignore que habrá ajuste

Técnicas avanzadas para emails

1. Múltiples versiones

Dame 3 versiones de este email:

1. Versión directa (para relaciones establecidas)
2. Versión formal (para nuevos contactos)
3. Versión persuasiva (si necesito convencer)

[Tu contexto y contenido]

2. Ajuste de tono

Aquí está mi borrador de email:

[Tu borrador]

Reescríbelo manteniendo el mensaje pero:
- Más empático en el primer párrafo
- Más asertivo en la solicitud
- Más conciso en general (reduce 30%)

3. Anticipar objeciones

Voy a enviar este email:

[Tu email]

Antes de enviarlo:
1. ¿Qué objeciones podría tener el lector?
2. ¿Hay algo que pueda malinterpretarse?
3. ¿El CTA es claro y fácil de actuar?

Sugiere mejoras basadas en tu análisis.

4. Email + Subject line

Escribe un email de [tipo] para [objetivo].

[Contexto]

Incluye 3 opciones de subject line:
1. Directa
2. Con curiosidad
3. Con urgencia (si aplica)

Recomienda cuál usar y por qué.

Errores comunes en emails con ChatGPT

Error 1: Emails genéricos

❌ No incluir contexto específico ✅ Siempre dar nombres, situación, historia

Error 2: Tono incorrecto

❌ Aceptar el tono que da por defecto ✅ Especificar tono y dar ejemplos si es necesario

Error 3: Demasiado largo

❌ Emails de 400+ palabras ✅ Pedir límite específico (100-150 palabras para mayoría de casos)

Error 4: Sin CTA claro

❌ Terminar con "quedo atento" ✅ Pedir acción específica con opciones

Ejercicio práctico

Elige un email que tengas pendiente y usa esta estructura:

TIPO DE EMAIL: [seguimiento/solicitud/respuesta/anuncio/otro]

DESTINATARIO:
- Nombre:
- Cargo/relación:
- Conocimiento previo del tema:

CONTEXTO:
[2-3 oraciones de situación]

OBJETIVO:
[Qué quieres lograr específicamente]

TONO:
[Formal/casual/urgente/empático/otro]

RESTRICCIONES:
- Longitud máxima:
- Lo que NO debe incluir:

RESULTADO ESPERADO:
[Acción que quieres que tome el lector]

Puntos clave de esta lección

• Incluye siempre: tipo, destinatario, objetivo, contexto, tono
• Pide múltiples versiones para comparar
• Especifica límites de longitud (emails cortos = mejor tasa de respuesta)
• Usa anti-instrucciones para evitar clichés y errores
• Siempre pide subject line junto con el email

Próxima lección

Aprenderás a usar ChatGPT para resumir y analizar documentos—una habilidad que puede ahorrarte horas cada semana.

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Quiz de comprensión

1. ¿Qué elementos mínimos debes incluir al pedir un email a ChatGPT?
2. ¿Por qué es importante especificar un límite de palabras?
3. ¿Cómo puedes mejorar un email antes de enviarlo usando ChatGPT?