Conectar Excel y CSV

Los archivos Excel y CSV son las fuentes de datos más comunes en Power BI. En esta lección aprenderás a conectarlos correctamente, manejar diferentes formatos y evitar errores comunes.

Por qué Excel y CSV son tan importantes

Estadísticas de uso

Métrica	Valor
Reportes que inician con Excel/CSV	73%
Analistas que usan Excel como fuente principal	89%
Errores por formato incorrecto	34% de problemas iniciales

Excel y CSV son el punto de entrada natural para la mayoría de analistas porque:

• Son universales y fáciles de compartir
• No requieren infraestructura de base de datos
• Permiten validación rápida de datos
• Son el formato estándar de exportación de la mayoría de sistemas

Conectar un archivo Excel

Paso 1: Preparar tu archivo Excel

Antes de conectar, asegúrate de que tu Excel cumpla estas buenas prácticas:

Estructura correcta:

| Fecha      | Producto  | Ventas | Region  |
|------------|-----------|--------|---------|
| 2026-01-15 | Laptop    | 1200   | Norte   |
| 2026-01-16 | Mouse     | 25     | Sur     |
| 2026-01-17 | Teclado   | 80     | Este    |

Estructura incorrecta:

        REPORTE DE VENTAS 2026
        Generado: 27/01/2026

| Fecha      | Producto  | Ventas | Region  |
|------------|-----------|--------|---------|
| 2026-01-15 | Laptop    | 1200   | Norte   |
|            |           |        |         |  ← Filas vacías
| TOTAL      |           | 1305   |         |  ← Totales mezclados

Checklist de preparación

• La primera fila contiene los nombres de las columnas
• No hay filas vacías entre datos
• No hay totales o subtotales mezclados con datos
• Las fechas están en formato consistente
• Los números no tienen símbolos de moneda (usa formato numérico)
• Los datos están en una tabla o rango continuo

Paso 2: Conectar el archivo

1. Abre Power BI Desktop
2. Ve a Inicio → Obtener datos → Excel
3. Navega a tu archivo y haz clic en Abrir
4. Verás el Navegador con todas las hojas y tablas disponibles

Vista del Navegador:

☐ Hoja1
☐ Ventas (Tabla)
☐ Productos (Tabla)
☐ Regiones

Tip: Si tus datos están en una Tabla de Excel (Insertar → Tabla), Power BI los reconocerá automáticamente. Si no, verás el nombre de la hoja.

Paso 3: Seleccionar los datos correctos

En el Navegador:

• Marca las casillas de las hojas o tablas que necesitas
• Haz clic en Vista previa para ver los primeros 1000 registros
• Verifica que los tipos de datos sean correctos (números, fechas, texto)

Tipos de datos en la vista previa:

Ícono	Tipo	Ejemplo
ABC	Texto	"Laptop", "Norte"
123	Número entero	25, 100
1.2	Número decimal	1200.50
📅	Fecha	2026-01-15
🕐	Fecha/Hora	2026-01-15 14:30

Paso 4: Cargar o Transformar

Tienes dos opciones:

Botón	Cuándo usarlo
Cargar	Datos ya están limpios y listos
Transformar datos	Necesitas limpiar, filtrar o modificar

Usa "Transformar datos" si necesitas:

• Eliminar columnas innecesarias
• Cambiar tipos de datos
• Filtrar filas
• Dividir o combinar columnas
• Crear columnas calculadas

Cubriremos Power Query (Transformar datos) en detalle en el Módulo 3. Por ahora, si tus datos están limpios, usa Cargar.

Conectar un archivo CSV

¿CSV o Excel? Las diferencias

Característica	CSV	Excel
Tamaño archivo	Más ligero	Más pesado
Velocidad de carga	Más rápido	Más lento
Formato	Solo texto	Formatos, fórmulas
Múltiples hojas	No	Sí
Mejor para	Datos grandes	Datos complejos

Paso 1: Entender el formato CSV

Un archivo CSV (Comma-Separated Values) es texto plano:

Fecha,Producto,Ventas,Region
2026-01-15,Laptop,1200,Norte
2026-01-16,Mouse,25,Sur
2026-01-17,Teclado,80,Este

Variaciones comunes:

• Separador: coma (,), punto y coma (;), tabulador (\t)
• Codificación: UTF-8, Latin-1, Windows-1252
• Delimitador de texto: comillas dobles (")

Paso 2: Conectar CSV en Power BI

1. Ve a Inicio → Obtener datos → Texto/CSV
2. Selecciona tu archivo .csv
3. Power BI detectará automáticamente:
   • El separador (delimitador)
   • Si la primera fila es encabezado
   • Los tipos de datos

Vista previa de conexión CSV:

Origen del archivo: C:\Datos\ventas.csv
Delimitador: Coma
Codificación: 65001 (UTF-8)
☑ Primera fila como encabezados

Paso 3: Ajustar configuración si es necesario

Si la vista previa se ve mal:

Problema: Columnas mal separadas

| Fecha,Producto,Ventas,Region |
|------------------------------|
| 2026-01-15,Laptop,1200,Norte |

Solución: Cambia el delimitador

• Haz clic en Transformar datos
• En Power Query, ve a Inicio → Dividir columna → Por delimitador
• Selecciona el separador correcto (punto y coma, tabulador, etc.)

Problema: Caracteres extraños (é, ñ)

| Región |
|--------|
| España |

Solución: Cambia la codificación

• En Power Query, ve a Inicio → Origen
• Cambia "Codificación" a 1252: Europeo occidental (Windows)

Paso 4: Cargar los datos

Una vez que la vista previa se vea correcta:

• Haz clic en Cargar para importar
• O Transformar datos si necesitas limpieza adicional

Import vs DirectQuery: ¿Cuál elegir?

¿Qué es el modo de almacenamiento?

Cuando conectas datos, Power BI te permite elegir cómo manejarlos:

Modo	Cómo funciona
Import	Copia los datos a Power BI
DirectQuery	Consulta los datos cada vez
Dual	Híbrido (Import + DirectQuery)

Import (Importación)

Cómo funciona:

Excel/CSV → [Copia] → Power BI Desktop → Dashboards rápidos

Ventajas:

• Velocidad: Los dashboards son instantáneos
• Funcionalidad completa: Todas las fórmulas DAX disponibles
• Sin conexión: Trabajas offline

Desventajas:

• Datos pueden quedar obsoletos
• Límite de tamaño: 1GB en Desktop, 10GB en Premium
• Requiere refrescar manualmente

Cuándo usar Import:

• Archivos Excel/CSV (siempre es Import para estos)
• Datasets menores a 1GB
• Los datos no cambian cada minuto
• Necesitas máximo rendimiento

DirectQuery (Solo para bases de datos)

Importante: Excel y CSV solo soportan Import. DirectQuery solo está disponible para bases de datos SQL, Azure, etc.

Cómo funciona:

SQL Server → [Consulta en tiempo real] → Power BI → Datos siempre actuales

Ventajas:

• Datos siempre actualizados
• Sin límite de tamaño
• Seguridad a nivel de base de datos

Desventajas:

• Más lento (depende de la red y el servidor)
• Funcionalidad DAX limitada
• Requiere conexión constante

Tabla comparativa completa

Característica	Import	DirectQuery
Velocidad dashboard	Instantánea	Variable
Tamaño máximo	1-10GB	Ilimitado
Actualización	Manual/programada	Tiempo real
DAX completo	Sí	Limitado
Offline	Sí	No
Excel/CSV	Sí	No
SQL Server	Sí	Sí

Actualizar datos importados

Actualización manual

Cuando tus datos Excel/CSV cambian:

1. Abre Power BI Desktop
2. Haz clic en Inicio → Actualizar
3. Power BI lee de nuevo los archivos originales
4. Tus dashboards se actualizan automáticamente

Atajo: Presiona F5

Actualización programada (Power BI Service)

Para automatizar:

1. Publica tu reporte a Power BI Service
2. Ve a Configuración → Conjuntos de datos
3. Configura Actualización programada
4. Opciones:
   • Diaria, semanal, mensual
   • Hasta 8 veces al día (gratis) o 48 veces (Pro)

Requisito: Para actualización programada de archivos locales necesitas instalar Power BI Gateway (lo veremos en el Módulo 10).

Errores comunes y soluciones

Error 1: "No se puede encontrar el archivo"

Síntoma:

No pudimos encontrar el archivo C:\Datos\ventas.xlsx

Causa: Moviste o renombraste el archivo original

Solución:

1. Ve a Inicio → Transformar datos
2. Click en el engranaje junto a "Origen" en Pasos aplicados
3. Actualiza la ruta del archivo
4. Haz clic en Cerrar y aplicar

Error 2: "Los tipos de datos cambiaron"

Síntoma:

La columna "Ventas" cambió de Número a Texto

Causa: Hay valores no numéricos en una columna numérica

Solución:

1. Abre Power Query (Transformar datos)
2. Busca el paso "Tipo cambiado"
3. Corrige los datos en el Excel original
4. Refresca en Power BI

Error 3: "Columnas duplicadas"

Síntoma: Ves columnas como "Ventas.1", "Ventas.2"

Causa: Múltiples columnas con el mismo nombre en Excel

Solución:

• Renombra las columnas en Excel para que sean únicas
• O renombra en Power Query

Error 4: "Caracteres extraños en texto"

Síntoma: Ves "México" en lugar de "México"

Causa: Problema de codificación

Solución:

1. En Power Query, click en el origen
2. Cambia la codificación a UTF-8 o Windows-1252
3. Si es CSV, guárdalo con codificación UTF-8 desde Excel

Error 5: "El archivo está en uso"

Síntoma:

No se puede acceder al archivo porque está siendo utilizado

Causa: El Excel está abierto

Solución:

• Cierra el archivo Excel
• O haz una copia del archivo y conéctate a la copia

Mejores prácticas

1. Estructura tus datos correctamente

Formato correcto (tabular):

| Fecha      | Categoria | Subcategoria | Ventas |
|------------|-----------|--------------|--------|
| 2026-01-15 | Electro   | Laptops      | 1200   |
| 2026-01-15 | Electro   | Mouse        | 25     |

Formato incorrecto (cruzado):

|            | Enero | Febrero | Marzo |
|------------|-------|---------|-------|
| Laptops    | 1200  | 1400    | 1100  |
| Mouse      | 25    | 30      | 28    |

2. Usa Tablas de Excel

Convierte tus rangos a Tablas:

1. Selecciona tus datos en Excel
2. Insertar → Tabla (Ctrl + T)
3. Dale un nombre descriptivo a la tabla

Ventajas:

• Power BI detecta automáticamente los datos
• Cuando agregas filas, se incluyen automáticamente
• Fórmulas más fáciles de mantener

3. Mantén archivos fuente en ubicación fija

Buena práctica:

C:\Datos\PowerBI\Fuentes\ventas.xlsx

Mala práctica:

C:\Users\Juan\Desktop\Nueva carpeta (2)\ventas_v3_final.xlsx

4. Documenta tus fuentes

Agrega un cuadro de texto en tu reporte con:

• Ruta de los archivos fuente
• Fecha de última actualización
• Responsable de mantener los datos

5. Valida después de conectar

Antes de crear gráficos, verifica:

• Las fechas se importaron como Fecha (no texto)
• Los números son numéricos (no texto)
• No hay columnas duplicadas
• El conteo de filas es correcto
• No hay valores nulos inesperados

Ejercicio práctico

Parte 1: Conectar un Excel

1. Crea un archivo Excel con estos datos:

Fecha	Producto	Cantidad	Precio
2026-01-15	Laptop	5	1200
2026-01-16	Mouse	20	25
2026-01-17	Teclado	15	80
2026-01-18	Monitor	8	300

2. Conviértelo a Tabla de Excel (Ctrl + T)
3. Nómbralo "Ventas"
4. Guárdalo en C:\Datos\ventas.xlsx
5. Conéctalo en Power BI usando Obtener datos → Excel

Parte 2: Conectar un CSV

1. Exporta los mismos datos a CSV desde Excel
2. Guárdalo como ventas.csv
3. Conéctalo en Power BI usando Obtener datos → Texto/CSV
4. Compara la velocidad de carga vs Excel

Parte 3: Practicar actualización

1. Agrega una fila nueva a tu Excel
2. En Power BI, presiona F5 para actualizar
3. Verifica que aparezca la nueva fila

Puntos clave de esta lección

• Excel y CSV son las fuentes más comunes (73% de reportes)
• Prepara tus datos: primera fila con encabezados, sin filas vacías, sin totales mezclados
• Excel soporta múltiples hojas y tablas; CSV es más rápido para datos grandes
• Excel y CSV siempre usan modo Import (DirectQuery no disponible)
• Actualiza datos manualmente con F5 o programa actualizaciones en Power BI Service
• Usa Tablas de Excel para detectar automáticamente cambios

Próxima lección

En la siguiente lección aprenderás a conectar bases de datos SQL Server y MySQL, configurar credenciales y decidir entre Import y DirectQuery según tus necesidades.

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Quiz de comprensión

1. ¿Cuál es la diferencia principal entre Import y DirectQuery?
2. ¿Qué modo de almacenamiento soportan los archivos Excel y CSV?
3. Menciona tres características de un Excel bien preparado para Power BI
4. ¿Cuál es el atajo para actualizar datos manualmente en Power BI Desktop?
5. ¿Qué tipo de archivo (CSV o Excel) es más rápido para cargar grandes volúmenes de datos?