Servicios en la nube: Google Sheets, SharePoint

La nube ha transformado cómo colaboramos con datos. En esta lección aprenderás a conectar Power BI a Google Sheets y SharePoint, dos de las plataformas colaborativas más usadas en el mundo empresarial.

Por qué conectar servicios en la nube

El problema con archivos locales

Cuando usas archivos Excel/CSV en tu computadora:

Problema	Impacto
Una sola versión	Solo tú puedes actualizar
Sin colaboración	Enviar archivos por email
No portable	Solo funciona en tu máquina
Difícil actualización	Requiere Power BI Gateway

Las ventajas de la nube

Ventaja	Google Sheets	SharePoint
Colaboración en tiempo real	Sí	Sí
Actualización automática	Sí	Sí
Acceso desde cualquier lugar	Sí	Sí
Versionado	Sí	Sí
Integración con Power BI Service	Sí	Excelente
Control de permisos	Básico	Avanzado

Cuándo usar cada servicio

Google Sheets:

• Equipos pequeños (<10 personas)
• Startups o empresas con Google Workspace
• Colaboración externa (clientes, proveedores)
• Datasets pequeños (<100K filas)

SharePoint:

• Empresas con Microsoft 365
• Control de permisos granular
• Integración con Teams
• Datasets medianos (<500K filas)

Conectar Google Sheets

Google Sheets es la alternativa en la nube a Excel, ideal para colaboración en tiempo real.

Requisitos previos

1. Cuenta de Google: Gmail o Google Workspace
2. Hoja de cálculo: Debe estar en Google Drive (tuyo o compartido contigo)
3. Permisos: Al menos permisos de "Viewer" en la hoja

Paso 1: Preparar tu Google Sheet

Buenas prácticas de estructura

Formato correcto:

| Fecha      | Producto | Ventas | Region |
|------------|----------|--------|--------|
| 2026-01-15 | Laptop   | 1200   | Norte  |
| 2026-01-16 | Mouse    | 25     | Sur    |

Formato incorrecto:

        REPORTE MENSUAL
        Actualizado: 27/01/2026

| Fecha      | Producto | Ventas | Region |

Checklist de preparación

• Primera fila contiene encabezados
• Sin filas o columnas vacías al inicio
• Sin celdas combinadas en encabezados
• Fechas en formato consistente (YYYY-MM-DD)
• Números sin símbolos de moneda
• Evita fórmulas complejas con referencias externas

Paso 2: Conectar en Power BI

1. Ve a Inicio → Obtener datos
2. Busca "Google" o selecciona Servicios en línea → Google Sheets
3. Haz clic en Conectar

Paso 3: Autenticación con Google

Primera vez conectando:

1. Power BI abrirá una ventana de Google
2. Selecciona tu cuenta de Google
3. Haz clic en Permitir cuando Google pida permiso a Power BI
4. Permisos solicitados:
   • Ver tus hojas de cálculo
   • Ver metadata de archivos

Seguridad: Power BI solo puede leer (no editar) y solo accede cuando tú abres el reporte o programas un refresh.

Conexiones posteriores:

• Power BI recuerda tu autenticación
• No necesitas volver a autorizar
• Puedes revocar acceso desde Google Account settings

Paso 4: Seleccionar la hoja correcta

El Navegador muestra:

📁 Mi Drive
  📊 Ventas_2026
    📄 Hoja1
    📄 Dashboard
    📄 Datos

Tips de selección:

• Cada pestaña aparece como una tabla separada
• Haz clic para ver vista previa
• Si tienes rangos nombrados, aparecen como tablas

Vista previa:

• Verifica tipos de datos (Texto, Número, Fecha)
• Revisa las primeras 1000 filas
• Confirma que los encabezados sean correctos

Paso 5: Cargar o transformar

Opción	Cuándo usar
Cargar	Datos limpios, listos para usar
Transformar datos	Necesitas limpiar, filtrar, cambiar tipos

Limitaciones de Google Sheets

Limitación	Impacto	Solución
Máximo 5M celdas	Datasets grandes fallan	Divide en múltiples hojas
Fórmulas no se ejecutan	Solo valores se importan	Calcula en Power Query
Formato perdido	Colores, negrita no se traen	Usa formato en Power BI
Velocidad de carga	Más lento que Excel local	Usa para datasets <100K filas

Actualización automática

En Power BI Desktop (local):

• Presiona F5 para actualizar manualmente
• Cada vez que abres el archivo

En Power BI Service (publicado):

• Configura actualización programada
• Hasta 8 veces/día (gratis) o 48 veces/día (Pro)
• No requiere Gateway (es nube a nube)

Google Sheets (nube) → Power BI Service (nube) = Actualización directa

Conectar SharePoint

SharePoint es la plataforma colaborativa de Microsoft, integrada nativamente con Power BI.

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es el sistema de gestión documental de Microsoft 365:

• Almacenamiento de archivos empresariales
• Bibliotecas de documentos con versionado
• Permisos a nivel de sitio/carpeta/archivo
• Integrado con Teams y OneDrive

Tipos de conexión

Tipo	Cuándo usar
SharePoint folder	Múltiples archivos Excel/CSV en carpeta
SharePoint list	Listas nativas de SharePoint
SharePoint Online list	Alternativa con más opciones

Conectar una carpeta de SharePoint

Paso 1: Obtener la URL de la carpeta

1. Ve a tu biblioteca de SharePoint en el navegador
2. Navega a la carpeta con tus archivos
3. Copia la URL del navegador

Ejemplo de URL:

https://tuempresa.sharepoint.com/sites/Analytics/Shared Documents/Power BI Data

Simplifica la URL: Elimina todo después de "Shared Documents":

https://tuempresa.sharepoint.com/sites/Analytics/Shared Documents

Paso 2: Conectar en Power BI

1. Ve a Inicio → Obtener datos
2. Busca "SharePoint" o selecciona SharePoint folder
3. Pega la URL del sitio (sin la carpeta específica)
4. Haz clic en OK

Paso 3: Autenticación

Opciones de autenticación:

Método	Cuándo usar
Microsoft Account	Usuarios con Office 365 personal
Organizacional account	Cuentas empresariales (más común)

Proceso:

1. Selecciona Organizacional account
2. Haz clic en Iniciar sesión
3. Ingresa credenciales de Microsoft 365
4. Haz clic en Conectar

Paso 4: Filtrar archivos de la carpeta

El Navegador moestra todos los archivos de la biblioteca:

Columnas importantes:

• Name: Nombre del archivo
• Extension: .xlsx, .csv, etc.
• Folder Path: Ruta completa
• Content: El contenido binario del archivo

Filtrar solo tus archivos:

1. Haz clic en Transformar datos
2. Filtra columna Folder Path a tu carpeta específica:

   /sites/Analytics/Shared Documents/Power BI Data/
   

3. Filtra Extension = ".xlsx" (si solo quieres Excel)

Paso 5: Combinar archivos

Si tienes múltiples Excel con la misma estructura:

1. Selecciona la columna Content
2. Haz clic en Combinar archivos en el menú
3. Power BI unificará todos los archivos en una sola tabla

Ejemplo de uso:

Ventas_Enero.xlsx
Ventas_Febrero.xlsx
Ventas_Marzo.xlsx
→ [Combinar] → Tabla única con columna adicional "Source.Name"

Conectar una lista de SharePoint

Las listas de SharePoint son como tablas nativas en la nube.

Paso 1: Obtener URL del sitio

Solo necesitas la URL del sitio, no de la lista:

https://tuempresa.sharepoint.com/sites/Analytics

Paso 2: Conectar

1. Obtener datos → SharePoint Online list
2. Pega la URL del sitio
3. Haz clic en OK

Paso 3: Seleccionar la lista

El Navegador muestra todas las listas del sitio:

📋 Listas
  📄 Clientes
  📄 Productos
  📄 Pedidos
  📄 Tareas

Selecciona la lista que necesitas y carga.

Ventajas de SharePoint vs Google Sheets

Característica	Google Sheets	SharePoint
Integración con Power BI	Buena	Excelente
Actualización en Service	Sin Gateway	Sin Gateway
Permisos granulares	Básico	Avanzado
Versionado robusto	Sí	Sí (superior)
Múltiples archivos	Manual	Automático (combinar)
Límite de tamaño	5M celdas	Dependiente de Office 365
Velocidad	Más lento	Más rápido

Comparación: Local vs Nube

Matriz de decisión para fuentes de datos

Criterio	Excel local	Google Sheets	SharePoint
Colaboración	No	Excelente	Excelente
Velocidad carga	Más rápido	Lento	Medio
Actualización automática	Gateway requerido	Sin Gateway	Sin Gateway
Tamaño datasets	Hasta 1M filas	Hasta 100K	Hasta 500K
Costo	Gratis	Gratis (con límites)	Incluido en M365
Seguridad	Nivel archivo	Básica	Avanzada
Offline	Sí	No	No

Escenarios reales

Escenario 1: Startup con Google Workspace

Contexto:

• 15 personas
• Todos usan Gmail
• Presupuesto limitado

Mejor opción: Google Sheets Por qué: Ya tienen Google Workspace, fácil colaboración, sin costos adicionales.

Escenario 2: Corporación con Microsoft 365

Contexto:

• 500 empleados
• Office 365 E3
• Necesitan control de permisos

Mejor opción: SharePoint Por qué: Integración nativa, permisos granulares, escalabilidad.

Escenario 3: Analista independiente

Contexto:

• Trabaja solo
• Datos sensibles
• Máxima velocidad

Mejor opción: Excel local Por qué: Sin dependencia de internet, más rápido, datos en tu control.

Escenario 4: Equipo distribuido remotamente

Contexto:

• 8 personas en diferentes países
• Colaboración asíncrona
• Uso de Google Meet

Mejor opción: Google Sheets Por qué: Colaboración en tiempo real, acceso desde cualquier lugar, edición simultánea.

Mejores prácticas

Para Google Sheets

1. Nombra tus hojas descriptivamente:

   • ✅ "Ventas_2026"
   • ❌ "Hoja1"

2. Evita fórmulas complejas:

   • Power BI solo lee valores, no fórmulas
   • Cálculos complejos hazlos en Power Query o DAX

3. Usa rangos nombrados (opcional):

   • Selecciona tu tabla de datos
   • Datos → Rangos con nombre → "MisDatos"
   • Aparecerá como tabla separada en Power BI

4. Limita el tamaño:

   • Máximo 50K-100K filas para performance óptima
   • Para más, considera SQL o Azure

Para SharePoint

1. Organiza en carpetas claras:

   📁 Power BI Data
     📁 Ventas
       📄 Ventas_2026.xlsx
     📁 Marketing
       📄 Campañas.xlsx
   

2. Usa convención de nombres:

   • Incluye fecha en nombre: Ventas_2026-01.xlsx
   • Facilita combinar múltiples archivos

3. Configura permisos correctamente:

   • Power BI Service necesita acceso de lectura
   • Usa grupos de SharePoint para gestionar acceso

4. Aprovecha versionado:

   • SharePoint guarda versiones anteriores
   • Puedes revertir si algo sale mal

Para ambos

1. Documenta la fuente:

   Cuadro de texto en reporte:
   "Datos: Google Sheets 'Ventas 2026'
    Actualización: Automática diaria 6:00 AM
    Responsable: analytics@empresa.com"
   

2. Configura actualización programada (en Power BI Service):

   • No esperes a que pregunten por datos viejos
   • Programa para horarios de baja actividad

3. Monitorea el tamaño:

   • Revisa cuánto tardan los refrescos
   • Si >10 minutos, considera optimizar

Errores comunes y soluciones

Error 1: "No se puede acceder al archivo"

Síntoma (Google Sheets):

We couldn't connect to your Google Sheets

Causas y soluciones:

Causa	Solución
Permisos revocados	Re-autoriza en Configuración → Origen de datos
Archivo eliminado	Verifica que el Sheet existe en Google Drive
Compartido como "Ver"	Confirma que tienes acceso (al menos Viewer)

Error 2: "URL de SharePoint no válida"

Síntoma:

The SharePoint URL is not valid

Solución:

• Usa solo la URL del sitio, no del archivo:
  • ✅ https://empresa.sharepoint.com/sites/Analytics
  • ❌ https://empresa.sharepoint.com/sites/Analytics/Shared Documents/datos.xlsx

Error 3: "Los datos no se actualizan"

Síntoma: Dashboard muestra datos viejos

Diagnóstico:

1. Ve a Power BI Service
2. Configuración → Conjuntos de datos
3. Revisa "Último refresco"

Soluciones:

Causa	Solución
Refresco no configurado	Configura actualización programada
Fallo de autenticación	Re-ingresa credenciales en "Credenciales de origen"
Límite de refrescos alcanzado	Espera al siguiente intervalo programado

Error 4: "Formato de fecha incorrecto"

Síntoma: Fechas aparecen como texto o números raros

En Google Sheets:

1. Formatea como Fecha (Format → Number → Date)
2. Usa formato YYYY-MM-DD para consistencia

En Power BI:

1. Transformar datos
2. Cambia tipo de columna a Fecha
3. Ajusta formato regional si es necesario

Error 5: "Demasiadas filas"

Síntoma (Google Sheets):

The response is too large

Solución:

1. Divide datos en múltiples hojas
2. Filtra en Power Query para traer menos filas
3. Considera migrar a SharePoint o SQL

Ejercicio práctico

Opción A: Práctica con Google Sheets

1. Crear hoja de prueba:

   • Abre Google Sheets
   • Crea tabla con Fecha, Producto, Ventas
   • Ingresa 10 filas de datos

2. Conectar en Power BI:

   • Obtener datos → Google Sheets
   • Autoriza tu cuenta
   • Selecciona la hoja
   • Carga los datos

3. Probar actualización:

   • Modifica un valor en Google Sheets
   • En Power BI, presiona F5
   • Verifica que el cambio se refleje

Opción B: Práctica con SharePoint

Si tienes Office 365:

1. Subir archivo a SharePoint:

   • Ve a tu sitio de SharePoint o Teams
   • Sube un archivo Excel a "Archivos"
   • Anota la URL

2. Conectar en Power BI:

   • Obtener datos → SharePoint folder
   • Pega la URL del sitio
   • Busca tu archivo
   • Carga los datos

3. Probar colaboración:

   • Pide a un compañero que edite el Excel en SharePoint
   • Refresca en Power BI
   • Verifica los cambios

Puntos clave de esta lección

• Google Sheets es ideal para equipos pequeños y colaboración externa
• SharePoint integra perfectamente con Microsoft 365 y Power BI Service
• Ambos permiten actualización automática sin Power BI Gateway (nube a nube)
• Google Sheets: límite ~100K filas; SharePoint: hasta ~500K filas
• SharePoint puede combinar múltiples archivos en una carpeta automáticamente
• Para máxima velocidad, usa archivos locales; para colaboración, usa nube

Próxima lección

En la siguiente lección aprenderás a conectar APIs y servicios web, abriendo las puertas a datos de plataformas como Google Analytics, Salesforce y APIs personalizadas.

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Quiz de comprensión

1. ¿Cuál es la principal ventaja de usar servicios en la nube vs archivos locales?
2. ¿Qué servicio (Google Sheets o SharePoint) es mejor para una empresa con Microsoft 365?
3. ¿Necesitas Power BI Gateway para actualizar datos de Google Sheets en Power BI Service?
4. Menciona dos limitaciones de Google Sheets al usarlo con Power BI
5. ¿Cómo puedes combinar múltiples archivos Excel de una carpeta de SharePoint en una sola tabla?