Agrupaciones y jerarquías

Las agrupaciones permiten organizar datos en categorías más amplias sin modificar los datos originales. Puedes agrupar fechas en períodos, números en rangos y crear jerarquías para analizar información a diferentes niveles de detalle.

¿Por qué agrupar datos?

Imagina tener 365 días de ventas individuales. Analizar cada día es abrumador, pero agrupar por meses o trimestres revela tendencias claras.

Beneficios de las agrupaciones

• Simplificación: Reduce miles de filas a categorías manejables
• Análisis temporal: Ve patrones mensuales, trimestrales o anuales
• Segmentación: Crea rangos de clientes por volumen de compra
• Flexibilidad: Agrupa y desagrupa sin afectar datos originales

Agrupación de fechas

Excel puede agrupar fechas automáticamente en múltiples niveles temporales.

Agrupación automática

Cuando arrastras un campo de fecha a Filas o Columnas, Excel puede crear grupos automáticamente:

1. Arrastra el campo Fecha al área de Filas
2. Excel muestra las fechas individuales
3. Si tienes Excel 365/2019+, puede agrupar automáticamente

Agrupación manual de fechas

Para controlar exactamente cómo se agrupan las fechas:

1. Haz clic en cualquier fecha dentro de la tabla dinámica
2. Ve a Analizar tabla dinámica > Agrupar campo
3. O haz clic derecho y selecciona Agrupar

Opciones de agrupación temporal

Opción	Descripción	Ejemplo de uso
Segundos	Análisis de alta frecuencia	Transacciones web
Minutos	Datos por minuto	Call center
Horas	Análisis horario	Patrones de tráfico
Días	Datos diarios	Ventas detalladas
Meses	Análisis mensual	Reportes mensuales
Trimestres	Análisis Q1-Q4	Informes financieros
Años	Comparación anual	Tendencias a largo plazo

Ejercicio: Agrupar ventas por trimestre

Datos de partida: Ventas diarias de todo el año 2025

Pasos:

1. Crea una tabla dinámica con:

   • Filas: Fecha
   • Valores: Suma de Total Venta

2. Agrupa las fechas:

   • Clic derecho en cualquier fecha > Agrupar
   • Selecciona: Meses y Trimestres (mantén Ctrl para selección múltiple)
   • Clic en Aceptar

3. Observa el resultado:

   • Ahora tienes Trimestres como nivel superior
   • Meses anidados dentro de cada trimestre

Resultado:
Q1
  ├── Enero     $125,000
  ├── Febrero   $118,000
  └── Marzo     $142,000
Q2
  ├── Abril     $136,000
  ...

Desagrupar fechas

Si necesitas volver a las fechas individuales:

1. Clic derecho en el campo de fecha agrupado
2. Selecciona Desagrupar
3. Los datos vuelven a su estado original

Nota importante: Desagrupar afecta todas las tablas dinámicas
que usen el mismo caché de datos. Si tienes varias tablas
dinámicas, considera crear cachés independientes.

Agrupación de números

Puedes crear rangos personalizados para campos numéricos.

Ejemplo: Segmentar clientes por volumen de compra

Supón que tienes una columna "Total Compras Anuales" por cliente y quieres segmentarlos.

Pasos:

1. Crea tabla dinámica con:

   • Filas: Cliente
   • Valores: Suma de Total Compras Anuales

2. Agrupa los valores:

   • Clic derecho en cualquier valor > Agrupar
   • Configura:
     • Iniciar en: 0
     • Terminar en: 100000
     • Por: 10000

3. Resultado:

   Rango de Compras	Número de Clientes
   0-10,000	45
   10,001-20,000	32
   20,001-30,000	18
   30,001-40,000	12

Personalizar rangos manualmente

Si necesitas rangos no uniformes (ej: Pequeño, Mediano, Grande):

1. En los datos originales, crea una columna auxiliar con fórmulas:

   =SI(B2<10000,"Pequeño",SI(B2<50000,"Mediano","Grande"))
   

2. Usa esta columna en la tabla dinámica en lugar de agrupar

Ejercicio: Rangos de edad de productos

Objetivo: Agrupar productos por antigüedad en el catálogo

Datos: Columna "Días en catálogo" para cada producto

Configuración de agrupación:

• Iniciar en: 0
• Terminar en: 1000
• Por: 90 (trimestres)

Resultado esperado:

Antigüedad	Productos	Ventas
0-90 días	12	$45,000
91-180 días	28	$125,000
181-270 días	35	$98,000
271-360 días	42	$156,000

Creando jerarquías

Las jerarquías permiten analizar datos a múltiples niveles de detalle.

Jerarquía de ubicación

Una jerarquía típica geográfica:

País
└── Región
    └── Ciudad
        └── Sucursal

Crear jerarquía en tabla dinámica

1. Arrastra campos en orden jerárquico al área de Filas:

   • Primero: País
   • Segundo: Región
   • Tercero: Ciudad

2. Los campos se anidan automáticamente

Jerarquía de tiempo

Año
└── Trimestre
    └── Mes
        └── Semana
            └── Día

Para crear esta jerarquía:

1. Agrupa el campo Fecha seleccionando múltiples niveles
2. Excel crea la jerarquía automáticamente

Jerarquía de productos

Categoría
└── Subcategoría
    └── Marca
        └── Producto

Navegación Drill-Down y Drill-Up

¿Qué es drill-down?

Drill-down significa profundizar en los datos para ver más detalle. Es como hacer zoom en un mapa: pasas de ver el país completo a ver ciudades específicas.

Hacer drill-down

Método 1: Doble clic

1. Ubícate en una celda de la tabla dinámica (ej: "Región Norte")
2. Haz doble clic
3. Excel muestra el siguiente nivel de detalle

Método 2: Botones de expandir/contraer

1. Junto a cada elemento hay botones + y -
2. Clic en + para expandir (drill-down)
3. Clic en - para contraer (drill-up)

Método 3: Cinta de opciones

1. Selecciona la celda objetivo
2. Ve a Analizar tabla dinámica
3. Usa los botones Expandir campo o Contraer campo

Ejercicio: Drill-down en ventas por región

Escenario: Tabla dinámica con ventas por Región > Vendedor > Producto

Análisis con drill-down:

1. Vista inicial (nivel Región):

   Región	Ventas
   Norte	$250,000
   Sur	$180,000
   Centro	$220,000

2. Drill-down en Norte (doble clic):

   Vendedor	Ventas
   Ana García	$95,000
   Roberto Díaz	$85,000
   Carmen Ruiz	$70,000

3. Drill-down en Ana García:

   Producto	Ventas
   Laptop Pro	$45,000
   Monitor 27"	$30,000
   Teclado Premium	$20,000

Drill-through: Ver datos fuente

Doble clic en un valor numérico (no en una etiqueta) crea una nueva hoja con los registros detallados que componen ese valor.

Ejemplo:

• Doble clic en $45,000 de "Laptop Pro"
• Excel crea una hoja con todas las transacciones de Laptop Pro vendidas por Ana García en la región Norte

Tip: El drill-through es útil para auditar datos o encontrar
transacciones específicas que contribuyen a un total.

Expandir y contraer todos los campos

Para expandir o contraer múltiples elementos a la vez:

1. Clic derecho en cualquier etiqueta del campo
2. Selecciona Expandir o contraer
3. Elige:
   • Expandir todo el campo: Muestra todo el detalle
   • Contraer todo el campo: Muestra solo el nivel superior

Configuración avanzada de jerarquías

Mostrar elementos sin datos

Por defecto, Excel oculta combinaciones sin datos. Para mostrarlas:

1. Clic derecho en el campo de fila
2. Configuración de campo
3. Pestaña Diseño e impresión
4. Marca Mostrar elementos sin datos

Ordenar elementos en jerarquías

Cada nivel puede tener su propio orden:

1. Clic derecho en el elemento a ordenar
2. Ordenar > Más opciones de ordenación
3. Elige:
   • Ascendente/Descendente
   • Por etiqueta o por valores

Repetir etiquetas de fila

En diseño tabular, puedes repetir las etiquetas para cada fila:

1. Ve a Diseño > Diseño de informe > Mostrar en forma tabular
2. Diseño > Diseño de informe > Repetir todas las etiquetas de fila

Esto es útil cuando exportas a otras herramientas que requieren datos completos en cada fila.

Caso práctico: Análisis de ventas multinivel

Escenario

Una empresa de tecnología necesita analizar ventas por:

• Tiempo: Año > Trimestre > Mes
• Geografía: País > Región > Ciudad
• Producto: Categoría > Subcategoría > Producto

Implementación

1. Crear la tabla dinámica con los datos de ventas

2. Configurar jerarquía temporal:

   • Arrastra Fecha a Filas
   • Agrupa por Años, Trimestres y Meses

3. Agregar jerarquía geográfica:

   • Arrastra País, Región, Ciudad a Filas (en ese orden)

4. Configurar valores:

   • Suma de Ventas
   • Cuenta de Transacciones

5. Análisis:

   • Inicia con vista de alto nivel (Año, País)
   • Usa drill-down para investigar anomalías
   • Drill-through para ver transacciones específicas

Resultado

2025
├── Q1
│   ├── Enero
│   │   └── México
│   │       ├── Norte: $45,000
│   │       ├── Centro: $62,000
│   │       └── Sur: $38,000
│   ├── Febrero
│   ...

Resumen

En esta lección aprendiste:

• Agrupar fechas por meses, trimestres y años
• Crear rangos numéricos personalizados
• Construir jerarquías de múltiples niveles
• Navegar con drill-down para ver más detalle
• Usar drill-up para regresar a vista resumida
• Drill-through para ver los datos fuente

Próximos pasos

En la siguiente lección exploraremos Campos calculados y elementos, donde aprenderás a crear métricas personalizadas como margen de utilidad, tasa de crecimiento y otros indicadores directamente en la tabla dinámica.