Análisis de inventario y stock-outs

El inventario es el activo más grande de muchos e-commerce, representando entre el 20% y 50% del capital total. Una gestión deficiente causa dos problemas costosos: stock-outs (ventas perdidas) o sobre-stock (capital atrapado). El análisis de inventario te ayuda a encontrar el equilibrio óptimo.

El Costo Real de los Stock-Outs

Un stock-out no es solo una venta perdida. El impacto real incluye:

Impacto	Costo estimado
Venta perdida directa	100% del valor
Pérdida de cliente (no regresa)	2-5 ventas futuras
Daño a reputación (reviews negativas)	Difícil de cuantificar
Penalización SEO (producto sin stock)	Pérdida de rankings
Costo de urgencia (restock express)	+30% a +100%

Dato clave: El 37% de compradores no regresa a una tienda después de una experiencia de stock-out. (Fuente: IHL Group)

Fórmula del Costo de Stock-Out

Costo de stock-out = (Demanda diaria × Días sin stock × Margen) + Costo de cliente perdido

Ejemplo:
- Demanda diaria: 15 unidades
- Días sin stock: 5
- Margen por unidad: $25
- Tasa de pérdida de cliente: 37%
- CLV promedio: $200

Costo = (15 × 5 × $25) + (15 × 5 × 0.37 × $200)
Costo = $1,875 + $5,550 = $7,425

Métricas Clave de Inventario

1. Días de Inventario (DIO)

Cuántos días de venta cubre tu inventario actual.

DIO = (Inventario actual / Costo de ventas diario)

O también:
DIO = (Inventario actual × 365) / Costo de ventas anual

Ejemplo:

• Inventario actual: $150,000
• Costo de ventas diario: $5,000
• DIO = 150,000 / 5,000 = 30 días

DIO	Interpretación
< 15 días	Riesgo de stock-out
15-45 días	Rango óptimo típico
> 60 días	Posible sobre-stock

2. Rotación de Inventario

Cuántas veces "giras" tu inventario al año.

Rotación = Costo de ventas anual / Inventario promedio

También:
Rotación = 365 / DIO

Ejemplo:

• Costo de ventas anual: $1,800,000
• Inventario promedio: $150,000
• Rotación = 1,800,000 / 150,000 = 12 veces/año

Rotación	Interpretación
< 4	Inventario lento, capital atrapado
4-8	Aceptable para la mayoría
8-12	Buena eficiencia
> 12	Excelente (o riesgo de stock-out)

3. Tasa de Stock-Out

Porcentaje de tiempo o SKUs sin stock.

Tasa de stock-out = (SKUs sin stock / Total SKUs) × 100

O por tiempo:
Tasa = (Días sin stock / Días totales) × 100

Benchmark e-commerce: < 2% es excelente, > 5% es problemático.

4. Fill Rate (Tasa de Cumplimiento)

Porcentaje de demanda satisfecha desde inventario disponible.

Fill Rate = (Unidades entregadas / Unidades demandadas) × 100

Meta típica: > 95%

Cálculo del Punto de Reorden

El punto de reorden es el nivel de inventario en el que debes hacer un nuevo pedido.

Fórmula Básica

Punto de reorden = (Demanda diaria × Lead time) + Stock de seguridad

Donde:
- Lead time = Días desde pedido hasta recepción
- Stock de seguridad = Colchón para variabilidad

Ejemplo Completo

Producto: Auriculares Bluetooth

Variable	Valor
Demanda promedio diaria	12 unidades
Lead time del proveedor	10 días
Variabilidad de demanda (σ)	3 unidades/día
Nivel de servicio deseado	95%

Paso 1: Calcular demanda durante lead time

Demanda en lead time = 12 × 10 = 120 unidades

Paso 2: Calcular stock de seguridad

Stock de seguridad = Z × σ × √Lead time

Donde Z (para 95%) = 1.65

Stock de seguridad = 1.65 × 3 × √10 = 15.6 ≈ 16 unidades

Paso 3: Punto de reorden

Punto de reorden = 120 + 16 = 136 unidades

Cuando tu inventario llegue a 136 unidades, genera un nuevo pedido.

Tabla de Valores Z por Nivel de Servicio

Nivel de servicio	Valor Z
90%	1.28
95%	1.65
97.5%	1.96
99%	2.33
99.9%	3.09

Cantidad Óptima de Pedido (EOQ)

El Economic Order Quantity equilibra costos de ordenar vs. costos de mantener inventario.

Fórmula EOQ

EOQ = √(2 × D × S / H)

Donde:
- D = Demanda anual (unidades)
- S = Costo por orden (fijo)
- H = Costo de mantener una unidad por año

Ejemplo de EOQ

Variable	Valor
Demanda anual	4,380 unidades
Costo por orden	$50
Costo de producto	$30
Tasa de mantenimiento	25% anual

Cálculo:

H = $30 × 0.25 = $7.50 por unidad/año

EOQ = √(2 × 4,380 × 50 / 7.50)
EOQ = √58,400
EOQ = 242 unidades por orden

Frecuencia de pedidos:

Órdenes por año = 4,380 / 242 = 18 órdenes
Frecuencia = 365 / 18 = cada 20 días

Análisis de Stock-Out: Diagnóstico

Framework de Diagnóstico

Cuando ocurre un stock-out, analiza:

1. ¿Fue la demanda mayor a lo esperado?
   → Revisar forecasting

2. ¿El proveedor se retrasó?
   → Revisar lead times y alternativas

3. ¿El punto de reorden era incorrecto?
   → Recalcular con datos actuales

4. ¿Hubo un pico estacional no previsto?
   → Ajustar planning estacional

Matriz de Causas de Stock-Out

Causa	Frecuencia típica	Solución
Demanda subestimada	35%	Mejorar forecasting
Retraso de proveedor	25%	Buffer de lead time
Error de conteo	15%	Auditorías regulares
Pedido tardío	15%	Alertas automáticas
Problema de calidad	10%	Control de calidad

Segmentación de Inventario: ABC + XYZ

Análisis XYZ (Variabilidad de Demanda)

Complementa el ABC con variabilidad:

Categoría	Coeficiente de variación	Característica
X	CV < 20%	Demanda estable, predecible
Y	CV 20-50%	Demanda variable, tendencias
Z	CV > 50%	Demanda errática, impredecible

Coeficiente de variación (CV) = (Desviación estándar / Media) × 100

Matriz ABC-XYZ

        │    X (Estable)    │   Y (Variable)   │  Z (Errática)
────────┼───────────────────┼──────────────────┼─────────────────
   A    │ AX: Reorden       │ AY: Stock de     │ AZ: Stock alto,
(Alto   │ automático,       │ seguridad        │ monitoreo
valor)  │ stock mínimo      │ moderado         │ frecuente
────────┼───────────────────┼──────────────────┼─────────────────
   B    │ BX: Gestión       │ BY: Revisión     │ BZ: Evaluar
(Medio  │ estándar          │ quincenal        │ mantener
valor)  │                   │                  │
────────┼───────────────────┼──────────────────┼─────────────────
   C    │ CX: Mínimo        │ CY: Bajo         │ CZ: Considerar
(Bajo   │ viable            │ demanda          │ eliminar
valor)  │                   │                  │

Costos de Inventario

Estructura de Costos

Tipo de costo	Componentes	% típico del valor
Costo de capital	Costo de oportunidad del dinero	8-15%
Almacenamiento	Alquiler, utilities, seguros	2-5%
Obsolescencia	Productos que expiran o pasan de moda	2-10%
Manejo	Personal, equipamiento	1-3%
Total		15-30% anual

Fórmula de Costo de Mantener Inventario

Costo de mantener = Inventario promedio × Tasa de mantenimiento

Ejemplo:
- Inventario promedio: $200,000
- Tasa de mantenimiento: 25%
- Costo anual = $200,000 × 0.25 = $50,000

Dashboard de Inventario

Métricas para Monitorear

Métrica	Fórmula	Meta	Frecuencia
Días de inventario	Inventario / Ventas diarias	15-45	Semanal
Rotación	Ventas / Inventario promedio	> 8	Mensual
Fill rate	Cumplido / Demandado	> 95%	Semanal
Tasa de stock-out	SKUs sin stock / Total	< 2%	Diaria
Inventario en riesgo	Slow-movers / Total	< 15%	Mensual

Alertas Recomendadas

🔴 CRÍTICA: Stock = 0 para producto categoría A
🟠 URGENTE: Stock < Punto de reorden
🟡 ATENCIÓN: DIO > 60 días (sobre-stock)
🟢 INFO: Nuevo pedido entregado

Forecasting para Inventario

Métodos de Pronóstico

Método	Mejor para	Fórmula simplificada
Promedio móvil	Demanda estable	Promedio últimos N períodos
Suavizado exponencial	Tendencia suave	α × Real + (1-α) × Anterior
Estacional	Productos estacionales	Base × Factor estacional

Ejemplo de Promedio Móvil

Ventas últimos 6 meses: 100, 120, 115, 130, 125, 140

Promedio móvil (3 meses) = (130 + 125 + 140) / 3 = 132 unidades

Pronóstico mes siguiente: 132 unidades

Ajuste por Estacionalidad

Índice estacional = Ventas del mes / Promedio mensual anual

Ejemplo Diciembre:
- Ventas diciembre: 200
- Promedio mensual: 120
- Índice = 200 / 120 = 1.67

Para próximo diciembre:
Pronóstico = Pronóstico base × 1.67

Optimización de Capital de Trabajo

Reducir Inventario Sin Afectar Servicio

Estrategia	Impacto potencial
Mejorar precisión de forecast	-10% a -20% inventario
Negociar lead times más cortos	-15% stock de seguridad
Dropshipping para cola larga	-30% inventario C
Consignación con proveedores	Variable según acuerdo

Fórmula de Liberación de Capital

Capital liberado = (DIO actual - DIO objetivo) × Costo de ventas diario

Ejemplo:
- DIO actual: 45 días
- DIO objetivo: 30 días
- Costo de ventas diario: $5,000
- Capital liberado = (45 - 30) × $5,000 = $75,000

Caso de Estudio

E-commerce de moda implementa análisis de inventario:

Situación inicial:

• DIO: 65 días
• Tasa de stock-out: 8%
• Rotación: 5.6 veces/año
• Capital en inventario: $400,000

Acciones:

1. Implementar ABC-XYZ
2. Calcular puntos de reorden por categoría
3. Alertas automáticas de stock bajo
4. Dropshipping para productos C

Resultados (6 meses):

• DIO: 38 días (-42%)
• Tasa de stock-out: 2.1% (-74%)
• Rotación: 9.6 veces/año (+71%)
• Capital liberado: $166,000

Resumen

El análisis de inventario efectivo requiere:

1. Medir constantemente: DIO, rotación, fill rate
2. Segmentar productos: ABC-XYZ para gestión diferenciada
3. Calcular puntos de reorden: Con stock de seguridad apropiado
4. Balancear costos: Entre stock-out y sobre-stock
5. Pronosticar demanda: Con métodos apropiados al tipo de producto

Recuerda: El inventario perfecto no existe, pero el inventario optimizado sí. Tu meta es maximizar disponibilidad minimizando capital atrapado.

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Quiz de Autoevaluación

1. Un DIO de 75 días generalmente indica:

• a) Gestión eficiente
• b) Posible sobre-stock
• c) Riesgo de stock-out

2. La fórmula del punto de reorden es:

• a) Demanda anual / Lead time
• b) (Demanda diaria × Lead time) + Stock de seguridad
• c) Inventario actual - Ventas del mes

3. Un producto categoría "AZ" en la matriz ABC-XYZ debería:

• a) Tener mínimo inventario
• b) Ser eliminado del catálogo
• c) Tener alto stock de seguridad y monitoreo frecuente

4. El costo típico de mantener inventario anualmente es:

• a) 1-5% del valor
• b) 15-30% del valor
• c) 50-60% del valor

5. Para mejorar la rotación de inventario puedes:

• a) Aumentar precios
• b) Reducir días de inventario manteniendo ventas
• c) Comprar más inventario

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Respuestas: 1-b, 2-b, 3-c, 4-b, 5-b