Publicar en Power BI Service

Has creado reportes increíbles en Power BI Desktop. Ahora es momento de compartirlos con el mundo. En esta lección aprenderás a publicar tus reportes en Power BI Service, la plataforma en la nube de Microsoft que permite compartir, colaborar y acceder a tus dashboards desde cualquier lugar.

¿Qué es Power BI Service?

Power BI Service (también conocido como app.powerbi.com) es la plataforma en la nube de Microsoft para:

Funcionalidad	Descripción
Visualizar	Ver reportes desde cualquier dispositivo
Compartir	Distribuir reportes a colegas y stakeholders
Colaborar	Trabajar en equipo con workspaces compartidos
Automatizar	Programar actualizaciones automáticas de datos
Alertas	Recibir notificaciones cuando los datos cambien
Móvil	Acceder desde la app de Power BI Mobile

Power BI Desktop vs Power BI Service

Característica	Desktop	Service
Crear modelos de datos	Completo	Limitado
Crear reportes	Completo	Básico
Ver reportes	Sí	Sí
Compartir	No	Sí
Actualización automática	No	Sí
Acceso web/móvil	No	Sí
Dashboards	No	Sí
Precio	Gratis	Gratis/Pro/Premium

Flujo típico: Diseñas en Desktop, publicas en Service, consumes desde cualquier lugar.

Requisitos para Publicar

Antes de publicar, asegúrate de tener:

1. Cuenta de Power BI

• Cuenta gratuita: Permite publicar y ver tu propio contenido
• Cuenta Pro ($10/usuario/mes): Permite compartir con otros usuarios Pro
• Premium: Permite compartir con usuarios gratuitos

Crear cuenta gratuita:

1. Ve a app.powerbi.com
2. Ingresa tu correo corporativo (no funcionan correos personales como Gmail)
3. Sigue el proceso de registro

Nota: Power BI requiere correo corporativo o educativo. Si no tienes uno, tu organización necesita configurar Azure AD.

2. Reporte guardado en Desktop

Tu archivo .pbix debe estar guardado con todos los cambios aplicados.

3. Conexión a Internet

Necesitas conectividad estable para subir el archivo.

Publicar desde Power BI Desktop

Paso 1: Abrir tu reporte

1. Abre Power BI Desktop
2. Abre el archivo .pbix que deseas publicar
3. Verifica que todo funcione correctamente

Paso 2: Iniciar sesión

Si no has iniciado sesión:

1. Haz clic en Iniciar sesión (esquina superior derecha)
2. Ingresa tu correo corporativo
3. Completa la autenticación

Paso 3: Publicar el reporte

1. Ve a Inicio > Publicar
2. Aparece el diálogo "Publicar en Power BI"
3. Selecciona el workspace destino (Mi área de trabajo por defecto)
4. Haz clic en Seleccionar

Imagen conceptual: Diálogo de publicación mostrando lista de workspaces disponibles con "Mi área de trabajo" seleccionado.

Paso 4: Confirmar publicación exitosa

Una vez completado:

1. Aparece mensaje "Correcto" con enlace al reporte
2. Haz clic en Abrir [nombre del reporte] en Power BI
3. Se abre el navegador con tu reporte en el servicio

✅ Publicación correcta

   Reporte: Dashboard_Ventas_2026
   Destino: Mi área de trabajo

   [Abrir Dashboard_Ventas_2026 en Power BI]

Entender los Workspaces

Los workspaces son contenedores que organizan tu contenido en Power BI Service.

Mi Área de Trabajo (Personal)

• Uso: Contenido personal y pruebas
• Acceso: Solo tú puedes verlo
• Limitaciones: No puedes compartir desde aquí (excepto con Pro)

Workspaces Compartidos

• Uso: Colaboración en equipo
• Acceso: Múltiples usuarios con diferentes roles
• Ventaja: Ideal para proyectos departamentales o de equipo

Crear un Nuevo Workspace

1. En Power BI Service, haz clic en Áreas de trabajo (menú izquierdo)

2. Clic en Crear un área de trabajo

3. Completa los campos:

   • Nombre: Marketing Analytics (descriptivo y único)
   • Descripción: Dashboards del equipo de Marketing
   • Imagen: Opcional, ayuda a identificar visualmente

4. Configuración avanzada (opcional):

   • Contacto: Email del responsable
   • OneDrive: Vinculación para archivos compartidos

5. Haz clic en Guardar

Estructura Recomendada de Workspaces

Workspace	Contenido	Acceso
[Depto] - Producción	Reportes finales validados	Todos los stakeholders
[Depto] - Desarrollo	Reportes en construcción	Solo equipo de BI
[Proyecto] - Específico	Reportes de un proyecto	Equipo del proyecto
Personal	Mi área de trabajo	Solo yo

Ejemplo:

• Marketing - Producción - Dashboards aprobados
• Marketing - Desarrollo - Dashboards en pruebas
• Proyecto Expansión LATAM - Analytics del proyecto

Contenido en Power BI Service

Al publicar un archivo .pbix, se crean automáticamente varios elementos:

1. Conjunto de datos (Dataset)

El modelo de datos con todas tus tablas, relaciones y medidas DAX.

Características:

• Es la "fuente de verdad" para el reporte
• Puede compartirse entre múltiples reportes
• Aquí se configura la actualización de datos

2. Reporte

Las páginas con visualizaciones que creaste en Desktop.

Características:

• Vinculado al conjunto de datos
• Múltiples reportes pueden usar el mismo dataset
• Puedes crear reportes adicionales en el servicio

3. Dashboard (Creado manualmente)

Un lienzo donde anclas elementos de uno o múltiples reportes.

Características:

• No se crea automáticamente
• Ideal para vistas ejecutivas
• Permite mezclar datos de diferentes reportes

Imagen conceptual: Diagrama mostrando: Archivo .pbix → Publicar → Dataset + Reporte en workspace.

Actualizar Reportes Publicados

Cuando haces cambios en tu reporte local, necesitas republicar.

Escenario: Cambios en Desktop

1. Abres tu reporte .pbix en Desktop
2. Agregas una nueva visualización
3. Modificas una medida DAX
4. Guardas los cambios

Republicar el reporte

1. Ve a Inicio > Publicar
2. Selecciona el mismo workspace
3. Aparece diálogo de confirmación:

Ya existe un conjunto de datos con ese nombre en el área de trabajo.
¿Quieres reemplazar este conjunto de datos?

[Reemplazar]  [Cancelar]

4. Haz clic en Reemplazar
5. El reporte en el servicio se actualiza con tus cambios

¿Qué se actualiza?

Elemento	¿Se actualiza?
Modelo de datos (tablas, relaciones)	Sí
Medidas DAX	Sí
Visualizaciones	Sí
Datos (si cambiaste la fuente)	Sí
Configuración de actualización programada	No
Permisos de compartición	No

Importante: Los dashboards que tienen elementos anclados de este reporte se actualizan automáticamente con los nuevos datos/visualizaciones.

Control de Versiones

Power BI Service no tiene control de versiones integrado como Git. Aquí hay estrategias para manejarlo:

Estrategia 1: Nomenclatura con fechas

Dashboard_Ventas_v1.0_2026-01-15.pbix
Dashboard_Ventas_v1.1_2026-01-20.pbix
Dashboard_Ventas_v2.0_2026-02-01.pbix

Estrategia 2: Workspaces por ambiente

Workspace	Versión	Propósito
Marketing - DEV	Última (inestable)	Pruebas y desarrollo
Marketing - UAT	Release candidate	Validación con usuarios
Marketing - PROD	Estable	Usuarios finales

Flujo de promoción:

Desarrollo → UAT → Producción
   (DEV)    (TEST)   (PROD)

Estrategia 3: Pipelines de implementación (Premium)

Si tienes Power BI Premium, puedes usar Deployment Pipelines:

1. Crea un pipeline con 3 etapas: Desarrollo, Prueba, Producción
2. Asigna workspaces a cada etapa
3. Promociona contenido entre etapas con un clic
4. Mantiene registro de versiones y permite rollback

Nota: Deployment Pipelines requiere Power BI Premium o Premium Per User.

Estrategia 4: Git + Azure DevOps (Avanzado)

Para equipos grandes:

1. Guarda archivos .pbix en repositorio Git
2. Usa branches para desarrollo
3. Pull requests para revisión de cambios
4. CI/CD con Power BI REST API para publicación automática

Navegando Power BI Service

Estructura de la interfaz

Panel izquierdo:

• Inicio: Vista rápida de contenido reciente y favoritos
• Crear: Nuevo reporte, dashboard, app, etc.
• Navegar: Explorar todos los workspaces
• OneLake: Hub de datos centralizado
• Áreas de trabajo: Lista de workspaces

Área central:

• Contenido del workspace o reporte seleccionado

Barra superior:

• Búsqueda global
• Notificaciones
• Configuración
• Ayuda
• Perfil

Ver y navegar reportes

1. Ve a Áreas de trabajo > Selecciona tu workspace
2. Haz clic en el nombre del reporte
3. Navega entre páginas con las pestañas inferiores
4. Usa filtros y slicers como en Desktop

Diferencias al ver en Service

Acción	Desktop	Service
Editar visualizaciones	Completo	Limitado
Agregar páginas	Sí	Sí
Modificar DAX	Sí	No
Interactuar con filtros	Sí	Sí
Exportar a PDF	Sí	Sí
Comentar	No	Sí
Suscripciones	No	Sí

Buenas Prácticas de Publicación

1. Antes de publicar

• Verifica que todas las visualizaciones funcionan
• Prueba los filtros y slicers
• Elimina columnas y tablas no utilizadas (reduce tamaño)
• Verifica los tipos de datos
• Documenta las medidas DAX complejas

2. Naming conventions

Elemento	Formato recomendado
Workspace	[Departamento] - [Ambiente]
Reporte	[Área] - [Tema] - [Versión]
Dataset	Automático (igual que reporte)
Dashboard	[Audiencia] - [KPIs]

Ejemplos:

• Workspace: Ventas - Producción
• Reporte: Ventas - Pipeline Q1 - v2.0
• Dashboard: Ejecutivo - KPIs Semanales

3. Seguridad desde el inicio

• Nunca publiques datos sensibles en "Mi área de trabajo" si no tienes Pro
• Considera RLS (Row-Level Security) antes de publicar datos confidenciales
• Documenta quién tiene acceso a qué

4. Optimización del archivo

Antes de publicar, reduce el tamaño del archivo:

1. Elimina columnas no usadas en visualizaciones
2. Evita guardar datos de ejemplo innecesarios
3. Usa tipos de datos apropiados (enteros vs decimales)
4. Desactiva "Incluir en el reporte" para tablas auxiliares

Solución de Problemas Comunes

Error: "No tienes permiso para publicar"

Causa: Tu cuenta no tiene licencia Pro o acceso al workspace.

Solución:

• Verifica que tienes cuenta Pro activa
• Contacta al administrador del workspace para obtener acceso
• Publica en "Mi área de trabajo" primero

Error: "El archivo es muy grande"

Causa: El modelo de datos excede el límite (1 GB para Pro).

Solución:

• Elimina columnas innecesarias
• Reduce la granularidad de datos históricos
• Considera usar DirectQuery en lugar de Import
• Divide el modelo en múltiples datasets

Error: "Credenciales de origen de datos"

Causa: El servicio no puede conectar a tu fuente de datos.

Solución:

• Configura credenciales en Service > Dataset > Configuración
• Para fuentes locales, necesitas instalar un Gateway

El reporte se ve diferente en Service

Causa: Diferencias en renderizado o fuentes.

Solución:

• Usa fuentes web-safe o incluidas en Power BI
• Evita imágenes locales (usa URLs públicas)
• Prueba el reporte en Service antes de compartir

Puntos Clave de esta Lección

1. Power BI Service es la plataforma en la nube donde compartes y colaboras con reportes
2. Publicar es simple: Inicio > Publicar > Seleccionar workspace
3. Los workspaces organizan el contenido - Usa estructura DEV/UAT/PROD para proyectos importantes
4. Al publicar se crea: Dataset (modelo) + Reporte (visualizaciones)
5. Republicar actualiza el contenido pero mantiene configuraciones de actualización y permisos
6. El control de versiones requiere estrategia: Nomenclatura, workspaces por ambiente, o pipelines
7. Optimiza antes de publicar: Menos columnas = archivos más pequeños = mejor rendimiento

Verificación de Conocimientos

Pregunta 1

¿Qué elementos se crean automáticamente al publicar un archivo .pbix en Power BI Service?

A) Solo el reporte B) Dataset, reporte y dashboard C) Dataset y reporte D) Solo el dataset

Ver respuesta

Respuesta: C) Dataset y reporte

Al publicar, se crea el dataset (modelo de datos) y el reporte (visualizaciones). Los dashboards se crean manualmente anclando elementos de reportes.

Pregunta 2

¿Qué sucede cuando republicamos un reporte que ya existe en el workspace?

A) Se crea una copia con nombre diferente B) Se reemplaza el dataset y reporte existente C) Se genera un error y no se puede publicar D) Se crea una nueva versión manteniendo la anterior

Ver respuesta

Respuesta: B) Se reemplaza el dataset y reporte existente

Power BI te pregunta si quieres reemplazar y, al confirmar, actualiza tanto el dataset como el reporte manteniendo configuraciones de actualización y permisos.

Pregunta 3

¿Cuál es la estrategia recomendada para control de versiones en equipos profesionales?

A) Guardar múltiples archivos con fechas en el nombre B) Usar solo "Mi área de trabajo" C) Workspaces separados por ambiente (DEV/UAT/PROD) D) No es necesario control de versiones en Power BI

Ver respuesta

Respuesta: C) Workspaces separados por ambiente (DEV/UAT/PROD)

Esta estrategia permite desarrollar sin afectar producción, validar cambios con usuarios antes de implementar, y mantener un ambiente estable para usuarios finales.

---

Próximos Pasos

Tu reporte está publicado, pero aún nadie más puede verlo. En la siguiente lección aprenderás las diferentes formas de compartir y colaborar, incluyendo:

• Opciones de compartición (enlace, embed, email)
• Roles y permisos en workspaces
• Seguridad a nivel de fila (RLS)
• Crear Apps para distribución profesional

Ahora que dominas la publicación, es momento de llevar tus reportes a las personas que los necesitan.