Actualización automática de datos

Tus reportes publicados muestran los datos del momento en que los publicaste. Pero los datos cambian constantemente. En esta lección aprenderás a configurar la actualización automática para que tus reportes siempre muestren información fresca, sin intervención manual.

Conceptos de Actualización de Datos

El problema de los datos estáticos

Cuando publicas un reporte:

Lunes 9:00 AM: Publicas reporte con datos de ventas
Martes: Las ventas del lunes no aparecen
Miércoles: Los datos siguen mostrando solo hasta el domingo

→ Los usuarios ven información desactualizada
→ Tomas decisiones con datos viejos

La solución: Actualización programada

Configuración: Actualizar cada día a las 6:00 AM

Lunes 6:00 AM: Power BI actualiza automáticamente
Lunes 9:00 AM: Usuarios ven datos del domingo
Martes 6:00 AM: Power BI actualiza automáticamente
Martes 9:00 AM: Usuarios ven datos del lunes

→ Información siempre fresca sin esfuerzo manual

Tipos de actualización

Tipo	Descripción	Frecuencia máxima
Manual	Tú haces clic en "Actualizar"	Cuando quieras
Programada	Se ejecuta automáticamente	8/día (Pro), 48/día (Premium)
Incremental	Solo actualiza datos nuevos	48/día (Premium)
DirectQuery	Datos en tiempo real	Continua

Fuentes de Datos: Cloud vs On-Premises

La configuración de actualización depende de dónde están tus datos.

Fuentes en la nube (No requieren Gateway)

Servicios accesibles desde internet:

• Azure SQL Database
• Azure Synapse Analytics
• SharePoint Online
• Salesforce, Dynamics 365
• Google Analytics, Google Sheets
• Dataverse, Azure Data Lake
• APIs públicas

Configuración: Solo necesitas ingresar credenciales en Power BI Service.

Fuentes locales (Requieren Gateway)

Datos que viven dentro de tu red corporativa:

• SQL Server on-premises
• Oracle, MySQL, PostgreSQL locales
• Archivos Excel/CSV en carpetas de red
• SharePoint Server (no Online)
• SAP, Teradata, IBM DB2
• Cualquier base de datos interna

Configuración: Necesitas instalar un Gateway que haga de puente.

┌─────────────┐        ┌─────────────┐        ┌──────────────┐
│  Power BI   │  ←───  │   Gateway   │  ←───  │  SQL Server  │
│   Service   │   SSL  │   (Puente)  │  LAN   │   (Local)    │
│   (Nube)    │        │  (Tu red)   │        │   (Tu red)   │
└─────────────┘        └─────────────┘        └──────────────┘

Configurar Actualización: Fuentes Cloud

Para fuentes en la nube, la configuración es directa.

Paso 1: Configurar credenciales

1. En Power BI Service, ve a Configuración (engranaje) > Configuración
2. Pestaña Conjuntos de datos
3. Selecciona tu dataset
4. Expande Credenciales del origen de datos
5. Haz clic en Editar credenciales para cada fuente
6. Ingresa usuario/contraseña o configura OAuth

Tipos de autenticación:

Método	Cuándo usar
Básica	Usuario y contraseña de la base de datos
OAuth2	Servicios como Salesforce, Google
Clave de API	APIs que usan tokens
Cuenta organizacional	Azure AD, Microsoft 365

Paso 2: Programar actualización

1. En la misma página de configuración del dataset
2. Expande Actualización programada
3. Activa Mantener los datos actualizados
4. Configura:
   • Frecuencia: Diaria o Semanal
   • Zona horaria: Tu zona local
   • Hora: Selecciona hasta 8 horarios (Pro)
5. Haz clic en Aplicar

Imagen conceptual: Panel de configuración mostrando actualización programada activada con horarios configurados a las 6:00 AM y 6:00 PM.

Paso 3: Notificaciones de error

1. Expande Notificaciones de error de actualización
2. Agrega correos que recibirán alertas si falla
3. Haz clic en Aplicar

Recomendación: Siempre configura notificaciones. No quieres enterarte de que la actualización falló cuando un ejecutivo te pregunta por qué los datos son de hace una semana.

Gateway: El Puente a Datos Locales

Si tus datos están en servidores internos, necesitas un Gateway.

¿Qué es el Gateway?

El Gateway de datos local es un software que:

• Se instala en un servidor dentro de tu red
• Crea un canal seguro entre Power BI Service y tus datos locales
• Transfiere datos cifrados por SSL
• Nunca expone tus bases de datos directamente a internet

Modos de Gateway

Modo	Uso	Instalación
Personal	Solo tú lo usas	Tu computadora
Estándar	Múltiples usuarios y datasets	Servidor dedicado

Recomendación: Para uso profesional, siempre usa el modo Estándar en un servidor.

Requisitos del servidor para Gateway

Requisito	Mínimo	Recomendado
OS	Windows Server 2016+	Windows Server 2022
RAM	8 GB	16 GB+
CPU	2 núcleos	4 núcleos+
Disco	SSD 128 GB	SSD 256 GB+
Red	100 Mbps	1 Gbps

Importante: El servidor debe:

• Estar siempre encendido
• Tener acceso a las fuentes de datos
• Tener salida a internet (HTTPS)
• NO estar en una laptop que se apaga

Instalar el Gateway

Paso 1: Descargar

1. En Power BI Service, ve a Descargas > Gateway de datos
2. O visita: https://powerbi.microsoft.com/gateway/
3. Descarga el instalador del modo Estándar

Paso 2: Instalar

1. Ejecuta el instalador como Administrador
2. Acepta los términos de licencia
3. Selecciona Gateway de datos local (recomendado)
4. Elige la carpeta de instalación (por defecto está bien)
5. Haz clic en Instalar

Paso 3: Configurar

1. Inicia sesión con tu cuenta de Power BI (la misma del Service)
2. Selecciona Registrar un nuevo gateway en este equipo
3. Nombra el gateway descriptivamente:
   • Ejemplo: "GW-BI-Produccion-SRVBI01"
4. Crea una clave de recuperación (guárdala en lugar seguro)
5. Haz clic en Configurar

Imagen conceptual: Pantalla de configuración del Gateway mostrando campos para nombre y clave de recuperación.

Paso 4: Agregar orígenes de datos

Ahora agrega las conexiones a tus bases de datos:

1. En Power BI Service, ve a Configuración > Administrar conexiones y puertas de enlace
2. Haz clic en + Nuevo en la sección del gateway
3. Configura:
   • Nombre: "SQL-Ventas-Produccion"
   • Tipo de origen: SQL Server
   • Servidor: nombre-servidor.tudominio.local
   • Base de datos: VentasDB
   • Autenticación: Windows o SQL
   • Usuario/Contraseña: Credenciales con acceso de lectura
4. Haz clic en Crear
5. Repite para cada origen de datos

Paso 5: Vincular dataset al Gateway

1. Ve a Configuración > Conjuntos de datos > Tu dataset
2. Expande Conexión de puerta de enlace
3. Selecciona el gateway instalado
4. Mapea cada origen de datos del reporte con la conexión configurada
5. Haz clic en Aplicar

Configurar Actualización: Fuentes Locales

Con el Gateway configurado, la actualización programada funciona igual:

1. Ve a Configuración > Conjuntos de datos
2. Selecciona tu dataset
3. Verifica que el Gateway esté conectado (indicador verde)
4. Configura Actualización programada como antes
5. Aplica los cambios

Actualización Incremental (Premium)

Para datasets muy grandes, actualizar todo cada vez es lento e ineficiente.

El problema con actualización completa

Dataset: 100 millones de filas (5 años de historial)
Actualización completa: 4 horas

Cada día:
- Descargas 100 millones de filas
- Solo 10,000 son nuevas
- 99.99% fue esfuerzo desperdiciado

La solución: Actualización incremental

Configuración:
- Mantener 2 años completos
- Actualizar solo últimos 7 días

Cada día:
- Descargas solo 7 días de datos
- Se integran con el historial existente
- Actualización: 5 minutos en lugar de 4 horas

Configurar actualización incremental

Paso 1: Crear parámetros en Power Query

En Power BI Desktop, crea dos parámetros:

1. Ve a Inicio > Administrar parámetros > Nuevo parámetro
2. Crea RangeStart:
   • Nombre: RangeStart
   • Tipo: Fecha y hora
   • Valor actual: fecha de inicio de tus datos
3. Crea RangeEnd:
   • Nombre: RangeEnd
   • Tipo: Fecha y hora
   • Valor actual: fecha actual

Paso 2: Filtrar tabla con parámetros

En Power Query, modifica tu consulta principal:

let
    Origen = Sql.Database("servidor", "basedatos"),
    Ventas = Origen{[Schema="dbo",Item="Ventas"]}[Data],

    // Filtrar por rango de fechas
    FiltrarFechas = Table.SelectRows(
        Ventas,
        each [FechaVenta] >= RangeStart and [FechaVenta] < RangeEnd
    )
in
    FiltrarFechas

Paso 3: Configurar política incremental

1. En Power BI Desktop, clic derecho en la tabla > Actualización incremental
2. Configura:
   • Archivar datos a partir de: 2 años
   • Actualizar incrementalmente: 7 días
   • Detectar cambios de datos: Opcional, para actualizar filas modificadas
3. Haz clic en Aplicar
4. Publica el reporte

Nota: La actualización incremental requiere Power BI Premium o Premium Per User.

Monitorear Actualizaciones

Ver historial de actualización

1. Ve a Áreas de trabajo > Tu workspace
2. Haz clic en los tres puntos del dataset > Historial de actualización
3. Revisa:
   • Estado de cada actualización
   • Duración
   • Errores si los hubo

Estados de actualización

Estado	Significado
Correcto	Actualización exitosa
Error	Falló, revisa detalles
En curso	Ejecutándose ahora
Cancelado	Cancelada manualmente
Omitido	Otra actualización en curso

Configurar alertas

Para datasets críticos:

1. En Power BI Service, ve al dashboard
2. Haz clic en un tile con métrica clave
3. Administrar alertas > + Agregar regla de alerta
4. Configura:
   • Condición: "Cuando el valor sea menor que X"
   • Frecuencia de evaluación: Cada hora
   • Notificación: Email y/o notificación móvil

Solución de Problemas Comunes

Error: "Las credenciales del origen de datos no son válidas"

Causa: Contraseña expirada o credenciales incorrectas.

Solución:

1. Ve a Configuración > Dataset > Credenciales del origen
2. Haz clic en Editar credenciales
3. Reingresa las credenciales correctas
4. Prueba la conexión

Error: "No se puede conectar a la puerta de enlace"

Causa: El Gateway está offline o sin red.

Solución:

1. Verifica que el servidor del Gateway esté encendido
2. Reinicia el servicio "On-premises data gateway service"
3. Verifica conectividad a internet desde el servidor
4. Revisa el firewall (puerto 443 saliente)

Error: "Se agotó el tiempo de espera de la actualización"

Causa: La actualización tarda más de 2 horas (límite Pro).

Solución:

1. Optimiza las consultas Power Query
2. Reduce columnas innecesarias
3. Filtra datos históricos que no necesitas
4. Considera actualización incremental (Premium)
5. Usa DirectQuery para datos muy grandes

Error: "El origen de datos no se encuentra"

Causa: Ruta de archivo cambió o servidor renombrado.

Solución:

1. Abre el reporte en Desktop
2. Actualiza la configuración del origen de datos
3. Republica el reporte
4. Reconfigura el mapeo de Gateway si aplica

La actualización se ejecuta pero los datos no cambian

Causas posibles:

1. La fuente de datos original no se ha actualizado
2. Los filtros Power Query excluyen datos nuevos
3. Problemas de zona horaria en fechas

Solución:

1. Verifica los datos en la fuente original
2. Revisa filtros en Power Query
3. Prueba ejecutar la consulta manualmente en Desktop

Mejores Prácticas de Actualización

1. Programa fuera de horas pico

✅ Buena práctica:
   Actualización: 5:30 AM (antes de que lleguen usuarios)

❌ Mala práctica:
   Actualización: 10:00 AM (usuarios trabajando, sistema lento)

2. Escalona múltiples datasets

Si tienes varios datasets:

Dataset 1: 5:00 AM
Dataset 2: 5:30 AM
Dataset 3: 6:00 AM

→ Evita sobrecargar el Gateway

3. Monitorea tiempos de ejecución

Lleva registro:

Dataset	Tiempo promedio	Tiempo máximo	Alerta si >
Ventas	15 min	25 min	45 min
Marketing	8 min	12 min	20 min
Finanzas	30 min	45 min	90 min

Si los tiempos aumentan gradualmente, investiga antes de que falle.

4. Usa cuentas de servicio

Para credenciales del Gateway:

❌ Mal: usuario.personal@empresa.com
   (Si la persona se va, todo falla)

✅ Bien: svc-powerbi@empresa.com
   (Cuenta de servicio sin persona asociada)

5. Gateway en alta disponibilidad

Para entornos críticos, configura un cluster de gateways:

1. Instala Gateway en servidor primario
2. Instala Gateway en servidor secundario
3. Usa el mismo nombre de gateway
4. Si uno falla, el otro toma el control

Cuándo Usar DirectQuery

Para algunos escenarios, DirectQuery es mejor que Import + Actualización:

Import + Actualización	DirectQuery
Datos de hasta 1 GB	Datos de cualquier tamaño
Actualización cada horas	Datos en tiempo real
Visuales muy rápidos	Cada visual consulta la fuente
Datos históricos	Datos transaccionales actuales
Sin carga al servidor origen	Requiere servidor potente

Considera DirectQuery cuando:

• Necesitas datos al minuto (no cada hora)
• Tu dataset supera el límite de tamaño
• La fuente ya está optimizada para consultas

Mantén Import cuando:

• Los datos se actualizan pocas veces al día
• Necesitas el mejor rendimiento de visuales
• Quieres cálculos DAX complejos

Puntos Clave de esta Lección

1. Actualización programada mantiene datos frescos sin intervención manual
2. Fuentes cloud: Solo configurar credenciales en Service
3. Fuentes locales: Requieren Gateway instalado en tu red
4. Gateway: Software puente que conecta Service con datos internos de forma segura
5. Pro: Hasta 8 actualizaciones diarias; Premium: hasta 48
6. Actualización incremental: Solo actualiza datos nuevos (Premium)
7. Monitorea y configura alertas: No esperes a que los usuarios reporten datos viejos
8. Usa cuentas de servicio: Evita dependencia de cuentas personales

Verificación de Conocimientos

Pregunta 1

¿Cuándo necesitas instalar un Gateway de datos local?

A) Siempre que publicas en Power BI Service B) Solo cuando conectas a fuentes de datos dentro de tu red corporativa C) Solo para datasets mayores a 1 GB D) Cuando quieres actualización en tiempo real

Ver respuesta

Respuesta: B) Solo cuando conectas a fuentes de datos dentro de tu red corporativa

El Gateway es necesario para que Power BI Service (en la nube) pueda acceder a fuentes de datos que están dentro de tu red local (on-premises), como SQL Server interno, archivos en carpetas de red, etc.

Pregunta 2

¿Cuál es la frecuencia máxima de actualización programada con licencia Power BI Pro?

A) 1 vez al día B) 8 veces al día C) 24 veces al día D) 48 veces al día

Ver respuesta

Respuesta: B) 8 veces al día

Con Power BI Pro puedes programar hasta 8 actualizaciones diarias. Power BI Premium permite hasta 48 actualizaciones diarias.

Pregunta 3

¿Qué hace la actualización incremental?

A) Actualiza los datos más rápido usando compresión B) Solo actualiza datos nuevos o modificados, no todo el dataset C) Permite actualizar en horarios incrementales D) Incrementa el tamaño del dataset automáticamente

Ver respuesta

Respuesta: B) Solo actualiza datos nuevos o modificados, no todo el dataset

La actualización incremental mantiene datos históricos ya cargados y solo actualiza el período reciente (por ejemplo, últimos 7 días), reduciendo dramáticamente el tiempo de actualización para datasets grandes.

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Próximos Pasos

Tus reportes están publicados, compartidos y se actualizan automáticamente. En la última lección del curso repasaremos las mejores prácticas y cierre del curso, incluyendo:

• Tips de optimización de rendimiento
• Convenciones de nomenclatura
• Documentación de reportes
• Errores comunes a evitar
• Recursos para seguir aprendiendo
• Recapitulación del curso completo

Estás a un paso de completar el curso de Power BI para Toma de Decisiones.