Construir visualizaciones del dashboard

Con los datos estructurados y las metricas calculadas, es momento de crear las visualizaciones que transformaran numeros en insights accionables. Un buen dashboard no solo muestra datos, cuenta una historia.

En esta leccion, construiremos cada componente visual del dashboard de ventas, asegurando consistencia en diseno y maxima claridad en la comunicacion.

Principios de visualizacion para dashboards

Antes de crear los graficos, recordemos los principios clave:

1. Menos es mas: Cada grafico debe tener un proposito claro
2. Consistencia visual: Mismos colores, fuentes y estilos en todo el dashboard
3. Jerarquia de informacion: Lo mas importante primero y mas grande
4. Contexto siempre: Comparar con metas, periodos anteriores o benchmarks
5. Accesibilidad: Colores distinguibles, etiquetas claras

Paso 1: Preparar la hoja del Dashboard

Crea una nueva hoja llamada "Dashboard".

Configurar el lienzo

1. Ocultar lineas de cuadricula:

   • Vista > Desmarcar "Lineas de cuadricula"

2. Configurar ancho de columnas:

   • Columnas A-X: 60 pixeles cada una (para grid uniforme)
   • Columna Y: 10 pixeles (margen derecho)

3. Configurar alto de filas:

   • Fila 1: 50 pixeles (encabezado)
   • Filas 2-30: 25 pixeles cada una

4. Color de fondo:

   • Selecciona todo el rango visible
   • Relleno: Gris claro (#F5F5F5)

Crear el encabezado

1. Combina celdas A1:X1

2. Escribe: "DASHBOARD DE VENTAS - Distribuidora Nacional"

3. Formato:

   • Fuente: Calibri, 18pt, Negrita
   • Color de fuente: Blanco
   • Relleno: Azul corporativo (#35286B)
   • Alineacion: Centro vertical y horizontal

4. En la esquina derecha del encabezado, agrega la fecha de actualizacion:

   • Formula: ="Actualizado: "&TEXT(NOW(),"dd/mm/yyyy hh:mm")
   • Fuente: 10pt, color blanco

Paso 2: Tarjetas de KPIs Principales

Las tarjetas son el primer punto de atencion del dashboard.

Disenar la tarjeta base

1. Inserta un rectangulo (Insertar > Formas > Rectangulo)
2. Tamano: 3 columnas x 4 filas (aproximadamente 180x100 pixeles)
3. Formato:
   • Relleno: Blanco
   • Contorno: Sin contorno
   • Sombra: Sombra externa, offset 2pt, difuminado 5pt
   • Esquinas redondeadas: 10pt

Crear las 4 tarjetas principales

Posiciona las tarjetas en la fila 3:

Posicion	KPI	Icono sugerido
A3:C6	Revenue Total	$
E3:G6	Unidades Vendidas	#
I3:K6	Cumplimiento de Meta	%
M3:O6	Crecimiento YoY	Flecha

Contenido de cada tarjeta

Para la tarjeta de Revenue:

1. Titulo (celda dentro de la tarjeta):

   • Texto: "REVENUE TOTAL"
   • Fuente: 9pt, color gris (#666666)

2. Valor principal:

   • Formula: =TEXT(KPI_Revenue,"$#,##0,K")
   • Para mostrar millones: =TEXT(KPI_Revenue,"$#,##0,,M")
   • Fuente: 24pt, Negrita, color azul oscuro

3. Indicador secundario:

   • Formula: =IF(KPI_Crecimiento>=0,"+"&TEXT(KPI_Crecimiento,"0.0%"),TEXT(KPI_Crecimiento,"0.0%"))
   • Fuente: 11pt, color verde si positivo, rojo si negativo

Formula para color condicional del indicador

Usa formato condicional en la celda del crecimiento:

1. Selecciona la celda
2. Formato condicional > Nueva regla
3. Formula: =KPI_Crecimiento>=0
4. Formato: Fuente verde (#27AE60)

Agrega otra regla:

• Formula: =KPI_Crecimiento<0
• Formato: Fuente roja (#E74C3C)

Paso 3: Grafico de Tendencia de Ventas

Este grafico muestra la evolucion mensual del revenue.

Preparar datos fuente

En la hoja Metricas, asegurate de tener la tabla de revenue mensual:

Mes	Revenue	Meta
Ene	425000	400000
Feb	380000	400000
Mar	510000	420000
...	...	...

Crear el grafico de lineas

1. Selecciona los datos (incluyendo encabezados)
2. Insertar > Graficos > Linea con marcadores
3. Posiciona el grafico en el rango Q3:X12

Formatear el grafico

1. Titulo: "Tendencia de Ventas vs Meta"

   • Fuente: 12pt, Negrita

2. Serie Revenue:

   • Color de linea: Azul (#35286B)
   • Grosor: 2.5pt
   • Marcadores: Circulos, tamano 8, relleno azul

3. Serie Meta:

   • Color de linea: Gris (#95A5A6)
   • Grosor: 1.5pt
   • Estilo: Linea discontinua
   • Sin marcadores

4. Eje Y:

   • Formato de numero: "$#,##0,K"
   • Lineas de cuadricula: Gris claro, discontinuas

5. Eje X:

   • Mostrar nombres de meses abreviados

6. Leyenda:

   • Posicion: Inferior
   • Fuente: 9pt

7. Area del grafico:

   • Relleno: Blanco
   • Borde: Ninguno

Agregar linea de tendencia

1. Clic derecho en la serie de Revenue
2. Agregar linea de tendencia
3. Tipo: Lineal
4. Color: Azul claro, discontinua
5. Marcar "Proyectar hacia adelante" 1 periodo

Paso 4: Grafico de Barras por Region

Muestra la comparacion entre regiones.

Preparar datos

Region	Revenue	Meta	Cumplimiento
Norte	650000	600000	108%
Sur	580000	620000	94%
Este	520000	550000	95%
Oeste	490000	530000	92%

Crear grafico de barras horizontales

1. Selecciona Region y Revenue
2. Insertar > Graficos > Barras > Barras agrupadas
3. Posiciona en A14:H22

Formatear el grafico

1. Titulo: "Revenue por Region"

2. Barras:

   • Color base: Azul (#35286B)
   • Formato condicional por cumplimiento (ver mas abajo)
   • Ancho de separacion: 100%

3. Ordenar: De mayor a menor revenue

   • Clic derecho en eje > Formato de eje
   • Marcar "Categorias en orden inverso"

4. Etiquetas de datos:

   • Mostrar valores
   • Posicion: Extremo exterior
   • Formato: "$#,##0,K"

5. Eje X: Ocultar (los valores ya estan en las etiquetas)

Agregar indicadores de cumplimiento

Junto a cada barra, agrega el porcentaje de cumplimiento:

1. Agrega una serie secundaria con los porcentajes
2. Cambia el tipo de grafico de esa serie a "Marcadores"
3. Formato de marcadores como texto con el porcentaje

Alternativa mas simple:

• Agrega cuadros de texto junto a cada barra con el % de cumplimiento
• Usa formato condicional en esos cuadros

Paso 5: Grafico de Top 5 Productos

Preparar datos

Producto	Unidades	Revenue
Monitor LED 24"	1250	400,000
Silla Ergonomica	480	120,000
Teclado Mecanico	890	106,800
Impresora Laser	180	99,000
Escritorio Ejecutivo	210	94,500

Crear grafico combinado

1. Selecciona los datos
2. Insertar > Graficos > Combinado
3. Revenue: Barras (eje principal)
4. Unidades: Linea con marcadores (eje secundario)

Posicion y formato

1. Posiciona en J14:R22

2. Barras de Revenue:

   • Color: Gradiente de azul a morado
   • Etiquetas de datos en formato moneda

3. Linea de Unidades:

   • Color: Naranja (#F39C12)
   • Marcadores: Diamantes

4. Ejes:

   • Eje principal (izquierdo): "$#,##0,K"
   • Eje secundario (derecho): "#,##0"

Paso 6: Tabla de Ranking de Vendedores

Las tablas son efectivas para mostrar rankings detallados.

Crear la tabla

En el rango A24:H33, crea esta estructura:

#	Vendedor	Region	Revenue	Meta	Cump.	vs Ant.	Estado
1
2
...

Formulas para la tabla

Usa INDEX/MATCH para traer los datos ordenados por revenue:

' Vendedor en posicion 1 (celda B25)
=INDEX(tbl_Vendedores[Nombre],MATCH(LARGE(RangoRevenueVendedor,ROW()-24),RangoRevenueVendedor,0))

Donde RangoRevenueVendedor es un rango nombrado con el revenue de cada vendedor.

Formato de la tabla

1. Encabezados:

   • Fondo: Azul oscuro (#35286B)
   • Fuente: Blanca, negrita, 10pt

2. Filas de datos:

   • Alternar colores: Blanco y gris muy claro
   • Bordes: Solo horizontales, gris claro

3. Columna Estado:

   • Usa iconos o simbolos:
   • Verde (checkmark): Cumplimiento >= 100%
   • Amarillo (circulo): 90-99%
   • Rojo (X): < 90%

Formato condicional para Estado

1. Selecciona la columna Estado
2. Formato condicional > Conjunto de iconos
3. Elige: Simbolos (circulo verde, amarillo, rojo)
4. Configura umbrales: >=100%, >=90%

Paso 7: Segmentadores (Slicers)

Los segmentadores permiten filtrar todo el dashboard de forma interactiva.

Crear tabla dinamica auxiliar

Para que los slicers funcionen, necesitas una tabla dinamica:

1. Crea una tabla dinamica simple basada en tbl_Ventas
2. Coloca en una hoja oculta o en un area no visible del dashboard

Insertar segmentadores

1. Selecciona la tabla dinamica
2. Analizar de Tabla dinamica > Insertar Segmentacion de datos
3. Marca: Region, Mes (o Nombre_Mes), Categoria (del producto)

Posicionar segmentadores

Coloca los slicers en una barra lateral o en la parte superior:

1. Slicer de Region:

   • Posicion: S3:X6
   • Configurar en 4 columnas (una por region)
   • Altura: 1 boton

2. Slicer de Mes:

   • Posicion: S8:X11
   • Configurar en 4 columnas (3 meses por fila)

Formatear segmentadores

1. Selecciona el slicer
2. Opciones de Segmentacion de datos > Estilos
3. Crea un estilo personalizado o modifica uno existente:
   • Color de boton seleccionado: Azul (#35286B)
   • Color de boton no seleccionado: Gris claro
   • Fuente: 9pt

Conectar slicers a multiples tablas dinamicas

Si tienes varias tablas dinamicas:

1. Clic derecho en el slicer > Conexiones de informe
2. Marca todas las tablas dinamicas que deben responder al filtro

Paso 8: Minimapa de Rendimiento por Region

Un elemento visual que muestra rapidamente donde hay problemas.

Crear el minimapa

1. Dibuja 4 rectangulos representando las regiones
2. Dentro de cada rectangulo:
   • Nombre de la region
   • Revenue
   • Indicador de cumplimiento (color del borde)

Formato condicional del borde

Usa VBA o formato manual para cambiar el color del borde segun cumplimiento:

• Verde: >= 100%
• Amarillo: 90-99%
• Rojo: < 90%

Alternativa sin VBA:

• Crea 3 versiones del rectangulo (verde, amarillo, rojo)
• Usa formato condicional para mostrar/ocultar cada version

Paso 9: Consistencia de Colores

Define una paleta de colores y usala consistentemente:

Paleta del dashboard

Uso	Color	Codigo
Primario	Azul/Morado	#35286B
Secundario	Rosa	#AE4291
Positivo/Bueno	Verde	#27AE60
Negativo/Malo	Rojo	#E74C3C
Alerta/Advertencia	Amarillo	#F39C12
Neutral/Meta	Gris	#95A5A6
Fondo	Gris claro	#F5F5F5
Texto principal	Gris oscuro	#2C3E50

Aplicar colores consistentemente

• Todas las barras de revenue: Azul primario
• Todas las lineas de meta: Gris neutral
• Todos los indicadores positivos: Verde
• Todos los indicadores negativos: Rojo

Paso 10: Elementos de Contexto

Agregar periodo de datos

En una celda visible, muestra el rango de fechas:

="Datos: "&TEXT(MIN(tbl_Ventas[Fecha]),"dd/mmm/yyyy")&" - "&TEXT(MAX(tbl_Ventas[Fecha]),"dd/mmm/yyyy")

Agregar tooltips informativos

Para graficos, agrega titulos descriptivos que expliquen lo que se muestra:

• "Tendencia de ventas mensuales comparada con meta ($M)"
• "Revenue por region - Top performer resaltado"

Agregar notas al pie

En la parte inferior del dashboard:

Notas:
- Revenue expresado en miles ($K) o millones ($M)
- Cumplimiento calculado como Revenue / Meta
- Crecimiento comparado con mismo periodo del ano anterior

Layout Final del Dashboard

+------------------------------------------------------------------+
|  DASHBOARD DE VENTAS - Distribuidora Nacional    Actualizado: XX |
+------------------------------------------------------------------+
|                                                                  |
| [Revenue]    [Unidades]    [Cumplim.]   [Crecim.]     [SLICERS] |
|  $2.4M        18.5K          98%         +12%         Region    |
|  +15.3%       +8.2%         En Meta      vs 2025      Mes       |
|                                                                  |
+------------------------------------------------------------------+
|                                              |                    |
|  TENDENCIA DE VENTAS                         |   REVENUE POR      |
|  [====Grafico de lineas=====]                |   REGION           |
|  [============================]              |   [==Barras===]    |
|                                              |   [===========]    |
+----------------------------------------------+--------------------+
|                                              |                    |
|  TOP 5 PRODUCTOS                             |   RANKING          |
|  [===Grafico combinado======]                |   VENDEDORES       |
|  [===========================]               |   [===Tabla===]    |
|                                              |   [==========]     |
+----------------------------------------------+--------------------+
|  Notas: Revenue en $K | Datos: Ene-Dic 2026 | Fuente: ERP       |
+------------------------------------------------------------------+

Puntos clave de esta leccion

• El layout debe guiar el ojo del usuario de lo general a lo especifico
• Las tarjetas de KPI son el primer punto de atencion
• Los graficos deben tener un proposito claro y estar bien formateados
• Los segmentadores permiten interactividad sin complejidad
• La consistencia de colores refuerza la comprension
• Siempre proporciona contexto (fechas, notas, fuentes)

En la siguiente leccion, integraremos todos los componentes y agregaremos los toques finales para un dashboard profesional y funcional.

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Ejercicio practico

1. Crea la hoja Dashboard con el layout propuesto
2. Disena las 4 tarjetas de KPIs principales
3. Construye el grafico de tendencia mensual
4. Crea el grafico de barras por region
5. Implementa la tabla de ranking de vendedores
6. Agrega al menos 2 segmentadores funcionales
7. Aplica la paleta de colores consistentemente

Quiz de comprension

1. Por que es importante ocultar las lineas de cuadricula en un dashboard?
2. Como formateas un numero grande para mostrar en miles o millones?
3. Cual es la ventaja de usar graficos combinados para productos?
4. Como conectas un slicer a multiples tablas dinamicas?
5. Que elementos de contexto son esenciales en un dashboard?