Tooldata Academia
Lección 27 de 37•Power Query Introducción

Automatizar la actualización de datos

Crea procesos que se actualizan con un clic.

13 minutos

El verdadero poder de Power Query no esta solo en transformar datos, sino en automatizar el proceso completo. En esta leccion aprenderas a configurar la actualizacion de tus consultas para que con un solo clic, todos tus datos esten al dia.

El Flujo de Trabajo Automatizado

Cuando configuras correctamente Power Query, tu proceso mensual cambia drasticamente:

PROCESO MANUAL (Sin Power Query)              PROCESO AUTOMATIZADO
─────────────────────────────────            ─────────────────────────

1. Abrir archivo origen                       1. Abrir libro Excel
2. Copiar datos                               2. Click "Actualizar todo"
3. Pegar en consolidado                       3. Listo
4. Limpiar formato
5. Corregir tipos
6. Eliminar duplicados
7. Actualizar formulas
8. Verificar errores

Tiempo: 2-3 horas                             Tiempo: 30 segundos
Errores: Probables                            Errores: Ninguno

Actualizar Consultas

Metodo 1: Actualizar una Consulta Especifica

  1. Click derecho en la tabla de datos
  2. Selecciona Actualizar

O desde la cinta:

  1. Selecciona cualquier celda de la tabla
  2. Ve a Datos > Actualizar

Atajo de teclado: Alt + F5

Metodo 2: Actualizar Todas las Consultas

Cuando tienes multiples consultas conectadas:

  1. Ve a Datos > Actualizar todo

O usa el atajo: Ctrl + Alt + F5

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Datos                                                       │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  ┌─────────────┐   ┌─────────────────────────────────┐     │
│  │ Actualizar  │   │        Actualizar todo          │     │
│  │     ▼       │   │                                 │     │
│  │ ┌─────────┐ │   │  Refresca TODAS las consultas   │     │
│  │ │Actualizar│ │   │  y conexiones del libro         │     │
│  │ │Actualizar│ │   │                                 │     │
│  │ │todo      │ │   │  Atajo: Ctrl + Alt + F5        │     │
│  │ └─────────┘ │   └─────────────────────────────────┘     │
│  └─────────────┘                                           │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Metodo 3: Actualizar en Segundo Plano

Para consultas que tardan en actualizar:

  1. Ve a Datos > Consultas y conexiones
  2. Click derecho en la consulta
  3. Selecciona Propiedades
  4. Marca Habilitar actualizacion en segundo plano
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│            PROPIEDADES DE LA CONSULTA                        │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  Nombre: [VentasConsolidadas                            ]  │
│                                                             │
│  Control de actualizacion:                                  │
│  ─────────────────────────                                  │
│  ☑ Habilitar actualizacion en segundo plano                │
│  ☐ Actualizar cada [  ] minutos                            │
│  ☑ Actualizar datos de conexion al abrir el archivo        │
│  ☐ Quitar datos del rango de datos externo antes de guardar│
│                                                             │
│           [ Aceptar ]     [ Cancelar ]                     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Opciones de Actualizacion

Opcion Descripcion Uso recomendado
Actualizacion en segundo plano Excel sigue funcionando mientras actualiza Consultas grandes
Actualizar cada X minutos Actualizacion automatica periodica Datos en tiempo real
Actualizar al abrir Actualiza automaticamente al abrir el libro Reportes diarios

Destinos de Carga

Cuando cierras el Editor de Power Query, debes elegir donde cargar los datos.

Opcion 1: Cargar a Tabla

La opcion por defecto. Crea una tabla Excel con los datos.

  1. En el Editor, ve a Inicio > Cerrar y cargar
  2. O selecciona Cerrar y cargar en... para mas opciones
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    IMPORTAR DATOS                            │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  Seleccione como desea ver los datos en el libro:          │
│                                                             │
│  ● Tabla                                                    │
│  ○ Informe de tabla dinamica                               │
│  ○ Grafico dinamico                                         │
│  ○ Solo crear conexion                                      │
│                                                             │
│  Donde desea colocar los datos?                            │
│  ● Hoja de calculo existente:  [$A$1          ]           │
│  ○ Nueva hoja de calculo                                    │
│                                                             │
│  ☐ Agregar estos datos al modelo de datos                  │
│                                                             │
│           [ Aceptar ]     [ Cancelar ]                     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Opcion 2: Solo Crear Conexion

Util para consultas intermedias que no necesitas ver en Excel:

  1. Cerrar y cargar en...
  2. Selecciona Solo crear conexion
Ejemplo de flujo con conexiones:

┌───────────────┐   ┌───────────────┐   ┌───────────────┐
│   Ventas_Raw  │   │  Productos    │   │  Sucursales   │
│  (Conexion)   │   │  (Conexion)   │   │  (Conexion)   │
└───────┬───────┘   └───────┬───────┘   └───────┬───────┘
        │                   │                   │
        └─────────┬─────────┴─────────┬─────────┘
                  │                   │
                  ▼                   ▼
        ┌─────────────────────────────────────┐
        │         VentasConsolidadas          │
        │            (TABLA)                   │  ◄── Solo esta se carga
        │     Merge de las 3 consultas        │       a Excel
        └─────────────────────────────────────┘

Ventajas de usar conexiones:

  • Menor tamano del archivo Excel
  • Mejor rendimiento
  • Datos organizados (solo tablas finales visibles)

Opcion 3: Cargar al Modelo de Datos

Para usar con Power Pivot y tablas dinamicas avanzadas:

  1. Cerrar y cargar en...
  2. Marca Agregar estos datos al modelo de datos

Cambiar Destino de Carga Existente

Si ya cargaste una consulta y quieres cambiar su destino:

  1. Ve a Datos > Consultas y conexiones
  2. Click derecho en la consulta
  3. Selecciona Cargar en...

Dependencias entre Consultas

Cuando una consulta usa otra como fuente, se crean dependencias.

Visualizar Dependencias

  1. En el Editor de Power Query, ve a Ver > Dependencias de consulta
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│              DEPENDENCIAS DE CONSULTA                        │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  ┌─────────────┐                                            │
│  │ Ventas_Raw  │──────────────┐                             │
│  └─────────────┘              │                             │
│                               ▼                             │
│  ┌─────────────┐       ┌─────────────────┐                 │
│  │ Productos   │──────►│ VentasCompletas │                 │
│  └─────────────┘       └─────────────────┘                 │
│                               │                             │
│  ┌─────────────┐              │                             │
│  │ Sucursales  │──────────────┘                             │
│  └─────────────┘                                            │
│                                                             │
│  Leyenda:                                                   │
│  ──────► Consulta referenciada por otra consulta           │
│                                                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Orden de Actualizacion

Power Query actualiza las consultas automaticamente en el orden correcto:

  1. Primero las consultas sin dependencias (fuentes)
  2. Luego las que dependen de ellas
  3. Finalmente las consultas finales

Importante: Si modificas una consulta base, todas las consultas dependientes se actualizaran automaticamente.

Crear Consultas de Referencia

Para reutilizar una consulta sin duplicar logica:

  1. Click derecho en una consulta
  2. Selecciona Referencia
  3. Se crea nueva consulta que usa la original como fuente
// Consulta de referencia - codigo M
let
    Origen = VentasConsolidadas,  // Referencia a otra consulta
    Filtrado = Table.SelectRows(Origen, each [Region] = "Norte")
in
    Filtrado

Diferencia entre Duplicar y Referencia:

Accion Comportamiento Uso
Duplicar Copia todo el codigo M Crear variante independiente
Referencia Usa consulta existente como fuente Agregar pasos adicionales

Crear un Flujo de Trabajo Eficiente

Arquitectura Recomendada

Organiza tus consultas en capas:

CAPA 1: EXTRACCION (Solo conexion)
─────────────────────────────────
Consultas que conectan a fuentes externas.
No aplican transformaciones complejas.

├── Raw_Ventas_Enero
├── Raw_Ventas_Febrero
├── Raw_Productos
└── Raw_Sucursales


CAPA 2: TRANSFORMACION (Solo conexion)
─────────────────────────────────────
Consultas que limpian y transforman datos.

├── Clean_Ventas (Append de Raw_Ventas_*)
├── Clean_Productos (Transformaciones de Raw_Productos)
└── Clean_Sucursales (Transformaciones de Raw_Sucursales)


CAPA 3: CARGA (Tabla o Modelo)
──────────────────────────────
Consultas finales que se cargan a Excel.

├── Reporte_Ventas (Merge de Clean_*)  → Tabla
└── Resumen_Regional (Agrupado)        → Tabla

Organizar Consultas en Grupos

En el Editor de Power Query:

  1. Click derecho en el panel de Consultas
  2. Nuevo grupo
  3. Nombra el grupo (ej: "01_Extraccion", "02_Transformacion", "03_Carga")
  4. Arrastra consultas a sus grupos
┌─────────────────────────────────────┐
│         CONSULTAS                    │
├─────────────────────────────────────┤
│ ▼ 01_Extraccion                     │
│   ├── Raw_Ventas_Enero              │
│   ├── Raw_Ventas_Febrero            │
│   └── Raw_Productos                 │
│                                     │
│ ▼ 02_Transformacion                 │
│   ├── Clean_Ventas                  │
│   └── Clean_Productos               │
│                                     │
│ ▼ 03_Carga                          │
│   └── Reporte_Final                 │
└─────────────────────────────────────┘

Documentar tus Consultas

Agrega descripciones para facilitar el mantenimiento:

  1. Click derecho en la consulta
  2. Selecciona Propiedades
  3. Agrega una Descripcion

La descripcion aparece al pasar el mouse sobre la consulta.

Ejercicio Practico: Flujo Completo

Escenario

Creas un reporte mensual que:

  1. Importa ventas de una carpeta (archivos mensuales)
  2. Une con catalogo de productos
  3. Carga tabla final para analisis

Implementacion

Paso 1: Crear consulta de carpeta

// 01_Raw_Ventas (Solo conexion)
let
    Origen = Folder.Files("C:\Datos\Ventas\"),
    Filtrado = Table.SelectRows(Origen, each [Extension] = ".xlsx"),
    Contenido = Table.AddColumn(Filtrado, "Datos", each Excel.Workbook([Content])),
    Expandido = Table.ExpandTableColumn(Contenido, "Datos", {"Data"}, {"Data"}),
    Combinado = Table.Combine(Expandido[Data])
in
    Combinado

Paso 2: Crear consulta de productos

// 02_Raw_Productos (Solo conexion)
let
    Origen = Excel.Workbook(File.Contents("C:\Datos\Catalogos\Productos.xlsx")),
    Datos = Origen{[Item="Productos",Kind="Sheet"]}[Data],
    Encabezados = Table.PromoteHeaders(Datos)
in
    Encabezados

Paso 3: Crear consulta de transformacion

// 03_Clean_Ventas (Solo conexion)
let
    Origen = Raw_Ventas,
    TiposCambiados = Table.TransformColumnTypes(Origen, {
        {"Fecha", type date},
        {"Cantidad", Int64.Type}
    }),
    SinNulos = Table.SelectRows(TiposCambiados, each [Producto] <> null)
in
    SinNulos

Paso 4: Crear consulta final con Merge

// 04_Reporte_Ventas (Cargar a tabla)
let
    Origen = Clean_Ventas,
    ConProductos = Table.NestedJoin(
        Origen, {"ID_Producto"},
        Raw_Productos, {"ID"},
        "Producto_Info",
        JoinKind.LeftOuter
    ),
    Expandido = Table.ExpandTableColumn(
        ConProductos, "Producto_Info",
        {"Nombre", "Categoria", "Precio"}
    ),
    ConTotal = Table.AddColumn(Expandido, "Total", each [Cantidad] * [Precio])
in
    ConTotal

Paso 5: Configurar destinos de carga

Consulta Destino
Raw_Ventas Solo conexion
Raw_Productos Solo conexion
Clean_Ventas Solo conexion
Reporte_Ventas Tabla en Excel

Proceso de Actualizacion Mensual

Cuando llega un nuevo archivo de ventas:

  1. Guarda el archivo en la carpeta C:\Datos\Ventas\
  2. Abre el libro Excel del reporte
  3. Presiona Ctrl + Alt + F5 (Actualizar todo)
  4. Power Query:
    • Detecta el nuevo archivo en la carpeta
    • Lo incluye automaticamente en el Append
    • Ejecuta todas las transformaciones
    • Actualiza la tabla final

Tiempo total: Menos de 1 minuto

Solucion de Problemas

Problema: La consulta no encuentra el archivo

Causa: La ruta del archivo cambio.

Solucion:

  1. Abre el Editor de Power Query
  2. En el paso "Origen", actualiza la ruta
  3. O usa rutas relativas desde el libro Excel

Problema: Error de actualizacion por datos nuevos

Causa: Los datos nuevos tienen formato diferente.

Solucion:

  1. Revisa el paso que falla en "Pasos aplicados"
  2. Ajusta la transformacion para manejar el nuevo formato

Problema: La actualizacion es muy lenta

Soluciones:

  • Usa "Solo conexion" para consultas intermedias
  • Habilita actualizacion en segundo plano
  • Reduce el volumen de datos filtrandolo temprano

Puntos Clave de esta Leccion

  1. Ctrl + Alt + F5 actualiza todo: El atajo mas importante de Power Query

  2. Usa "Solo conexion" para consultas intermedias: Reduce tamano y mejora rendimiento

  3. Las dependencias se actualizan automaticamente: Power Query gestiona el orden

  4. Organiza consultas en grupos: Facilita el mantenimiento a largo plazo

  5. Documenta tus consultas: Tu yo futuro te lo agradecera

  6. Configura actualizacion al abrir: Reportes siempre actualizados automaticamente

Recapitulacion del Modulo

En este modulo de Power Query aprendiste:

  • Leccion 24: Que es Power Query y cuando usarlo vs formulas
  • Leccion 25: Importar datos de Excel, CSV y carpetas, transformaciones basicas
  • Leccion 26: Combinar tablas con Append (vertical) y Merge (horizontal)
  • Leccion 27: Automatizar actualizacion y crear flujos de trabajo eficientes

Con estas habilidades puedes construir pipelines de datos robustos que transforman horas de trabajo manual en segundos de actualizacion automatica.

Quiz de Comprension

Pregunta 1

Cual es el atajo de teclado para actualizar TODAS las consultas de un libro Excel?

A) F5 B) Alt + F5 C) Ctrl + Alt + F5 D) Ctrl + F5

Ver respuesta

Respuesta: C) Ctrl + Alt + F5

Ctrl + Alt + F5 ejecuta "Actualizar todo", que refresca todas las consultas y conexiones del libro. Alt + F5 actualiza solo la consulta seleccionada.

Pregunta 2

Que opcion de carga es mejor para consultas intermedias que no necesitas ver en Excel?

A) Cargar a tabla B) Cargar a tabla dinamica C) Solo crear conexion D) Cargar al modelo de datos

Ver respuesta

Respuesta: C) Solo crear conexion

"Solo crear conexion" mantiene la consulta disponible para ser referenciada por otras consultas sin crear una tabla visible en Excel. Esto reduce el tamano del archivo y mejora el rendimiento.

Pregunta 3

Cuando creas una consulta de "Referencia" desde otra consulta, que sucede?

A) Se duplica todo el codigo M de la consulta original B) Se crea una nueva consulta que usa la original como fuente C) Se elimina la consulta original D) Se combinan ambas consultas en una sola

Ver respuesta

Respuesta: B) Se crea una nueva consulta que usa la original como fuente

Una consulta de Referencia usa la consulta original como su punto de partida. Si la original se actualiza, la referencia tambien recibe esos cambios. Esto es diferente a Duplicar, que copia todo el codigo creando una consulta independiente.

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