Administrador de escenarios

El Administrador de escenarios te permite guardar diferentes conjuntos de valores de entrada y cambiar entre ellos con un clic. Es la herramienta perfecta para comparar casos optimista, pesimista y más probable en tus análisis de negocio.

¿Qué es un escenario?

Un escenario es un conjunto nombrado de valores para celdas específicas. Piensa en él como una "foto" de tus supuestos que puedes restaurar en cualquier momento.

Diferencias con otras herramientas What-If

Herramienta	Propósito	Ventaja
Tablas de datos	Ver muchos resultados a la vez	Visualización de rangos
Buscar objetivo	Encontrar un valor específico	Cálculo inverso
Solver	Optimizar con restricciones	Maximizar/minimizar
Escenarios	Guardar y comparar conjuntos de valores	Organización y reportes

Cuándo usar el Administrador de escenarios

Planificación financiera con múltiples proyecciones
Análisis de riesgo con casos best/worst/expected
Presupuestos con diferentes niveles de crecimiento
Presentaciones donde necesitas cambiar rápidamente entre supuestos
Documentación de los diferentes escenarios considerados

Crear tu primer escenario

Escenario práctico: Proyección de ventas

Imagina que debes presentar proyecciones de ventas al directorio con tres escenarios: pesimista, base y optimista.

Modelo base en Excel

Celda	Descripción	Valor inicial
B3	Unidades vendidas	10,000
B4	Precio promedio	$85
B5	Costo unitario	$52
B6	Tasa de crecimiento	5%
B8	Ingresos	`=B3*B4`
B9	Costos variables	`=B3*B5`
B10	Margen bruto	`=B8-B9`
B11	Margen %	`=B10/B8`

Paso 1: Definir las celdas cambiantes

Antes de crear escenarios, identifica qué celdas variarán:

B3: Unidades vendidas
B4: Precio promedio
B6: Tasa de crecimiento

Es útil nombrar estas celdas para mayor claridad:

B3 → "Unidades"
B4 → "Precio"
B6 → "Crecimiento"

Paso 2: Crear el primer escenario

Ve a Datos > Análisis de hipótesis > Administrador de escenarios
Haz clic en Agregar
Configura el escenario:
- Nombre del escenario: Caso Base
- Celdas cambiantes: B3,B4,B6 (o selecciona con el mouse)
- Comentario: "Proyección basada en tendencia histórica"
Clic en Aceptar
En el diálogo de valores, ingresa:
- Unidades: 10000
- Precio: 85
- Crecimiento: 5%
Clic en Aceptar

Paso 3: Crear escenarios adicionales

Repite el proceso para crear:

Escenario Optimista:

Nombre: Caso Optimista
Unidades: 12,000
Precio: $90
Crecimiento: 10%
Comentario: "Asume éxito del nuevo producto y expansión"

Escenario Pesimista:

Nombre: Caso Pesimista
Unidades: 7,500
Precio: $78
Crecimiento: 0%
Comentario: "Asume recesión económica y mayor competencia"

Paso 4: Cambiar entre escenarios

En el Administrador de escenarios:

Selecciona un escenario de la lista
Haz clic en Mostrar
Excel actualiza las celdas cambiantes con los valores del escenario

Puedes alternar rápidamente entre escenarios durante presentaciones.

Informe resumen de escenarios

La función más poderosa del Administrador de escenarios es generar informes de resumen que comparan todos los escenarios en una tabla.

Generar el informe

En el Administrador de escenarios, clic en Resumen
Selecciona el tipo de informe:
- Resumen de escenario: Tabla estática en una nueva hoja
- Informe de tabla dinámica: Tabla dinámica para mayor flexibilidad
En Celdas de resultado, selecciona las celdas que quieres comparar:
- B8 (Ingresos)
- B10 (Margen bruto)
- B11 (Margen %)
Clic en Aceptar

Resultado: Informe de resumen

Excel crea una nueva hoja con esta tabla:

	Valores actuales	Caso Pesimista	Caso Base	Caso Optimista
Celdas cambiantes:
Unidades	10,000	7,500	10,000	12,000
Precio	$85	$78	$85	$90
Crecimiento	5%	0%	5%	10%
Celdas de resultado:
Ingresos	$850,000	$585,000	$850,000	$1,080,000
Margen bruto	$330,000	$195,000	$330,000	$456,000
Margen %	38.8%	33.3%	38.8%	42.2%

Este informe es ideal para presentaciones y documentación.

Formatear el informe de resumen

El informe generado es una hoja normal que puedes formatear:

Aplica formato de tabla para mejor legibilidad
Agrega formato condicional para resaltar el mejor/peor caso
Inserta gráficos comparativos
Agrega notas explicando cada escenario

Caso práctico: Planificación de presupuesto

Veamos un ejemplo más completo de uso de escenarios para planificación presupuestaria.

El contexto

Debes preparar el presupuesto anual con tres niveles de crecimiento posibles.

Modelo completo

Celda	Concepto	Fórmula/Valor
INGRESOS
B5	Ventas año anterior	2,000,000
B6	Crecimiento ventas	8%
B7	Ventas proyectadas	`=B5*(1+B6)`
B8	Otros ingresos	50,000
B9	Total ingresos	`=B7+B8`
COSTOS
B12	Costo de ventas %	55%
B13	Costo de ventas	`=B7*B12`
B14	Gastos operativos fijos	400,000
B15	Incremento gastos	3%
B16	Gastos operativos	`=B14*(1+B15)`
B17	Total costos	`=B13+B16`
RESULTADOS
B20	Utilidad operativa	`=B9-B17`
B21	Margen operativo	`=B20/B9`

Escenarios de presupuesto

Escenario Conservador:

Crecimiento ventas: 3%
Costo de ventas: 58%
Incremento gastos: 5%

Escenario Moderado (Base):

Crecimiento ventas: 8%
Costo de ventas: 55%
Incremento gastos: 3%

Escenario Agresivo:

Crecimiento ventas: 15%
Costo de ventas: 52%
Incremento gastos: 2%

Informe de resumen del presupuesto

	Conservador	Moderado	Agresivo
Supuestos:
Crecimiento ventas	3%	8%	15%
Costo de ventas %	58%	55%	52%
Incremento gastos	5%	3%	2%
Resultados:
Total ingresos	$2,110,000	$2,210,000	$2,350,000
Total costos	$1,614,800	$1,600,000	$1,604,000
Utilidad operativa	$495,200	$610,000	$746,000
Margen operativo	23.5%	27.6%	31.7%

Análisis del informe

El escenario agresivo produce 50% más utilidad que el conservador
Incluso el caso conservador es rentable (23.5% de margen)
La diferencia entre conservador y moderado es más grande que entre moderado y agresivo

Combinando escenarios con otras herramientas

Escenarios + Tablas de datos

Crea tus escenarios principales
Usa el escenario moderado como base
Aplica tablas de datos para analizar variaciones dentro de ese escenario

Escenarios + Buscar objetivo

Muestra un escenario pesimista
Usa Buscar objetivo para encontrar qué crecimiento necesitas para alcanzar la utilidad del caso moderado

Escenarios + Solver

Usa Solver para encontrar la mezcla óptima de productos
Guarda la solución como un escenario "Óptimo"
Compáralo con escenarios manuales

Buenas prácticas

1. Nombra los escenarios descriptivamente

Malo	Bueno
Escenario 1	Caso Base - Tendencia histórica
Test	Pesimista - Recesión económica
Nuevo	Optimista - Expansión mercado

2. Documenta los supuestos

Usa el campo de comentarios para explicar:

Qué supuestos sustentan cada escenario
Cuándo fue creado/modificado
Quién lo creó
Fuente de los datos

3. Limita las celdas cambiantes

Máximo recomendado: 6-8 celdas
Más celdas = más difícil de entender y mantener
Si necesitas más variables, considera agruparlas

4. Usa nombres de rango

B3 → Unidades_Vendidas
B4 → Precio_Promedio
B6 → Tasa_Crecimiento

El informe de resumen mostrará los nombres en lugar de referencias como "$B$3".

5. Protege las celdas cambiantes

Después de configurar escenarios:

Selecciona las celdas cambiantes
Formato > Celdas > Protección > desmarca "Bloqueada"
Protege la hoja con contraseña

Esto previene cambios accidentales mientras permite que los escenarios las modifiquen.

6. Genera informes regularmente

Después de cada reunión o análisis:

Actualiza los escenarios si hay nuevos datos
Genera un nuevo informe de resumen
Archívalo con fecha para mantener historial

Escenarios en modelos financieros profesionales

En finanzas corporativas, los escenarios son fundamentales para:

Valuación de empresas

Escenario	Tasa de descuento	Crecimiento terminal	Valor empresa
Bear	12%	1%	$45M
Base	10%	2%	$62M
Bull	8%	3%	$89M

Análisis de proyectos de inversión

Escenario	VAN	TIR	Payback
Pesimista	-$200K	5%	N/A
Base	$800K	18%	4.2 años
Optimista	$2.1M	32%	2.8 años

Stress testing

Crear escenarios extremos para probar la resiliencia:

¿Qué pasa si las ventas caen 40%?
¿Y si los costos suben 25%?
¿Sobrevivimos si perdemos al cliente más grande?

Ejercicio práctico

El caso

Eres el director financiero de una startup y debes presentar al board tres escenarios de crecimiento para los próximos 12 meses.

Datos actuales

Clientes activos: 500
Ingreso promedio por cliente: $200/mes
Costo de adquisición: $300
Churn mensual: 4%
Costos fijos: $50,000/mes

Tarea

Crea el modelo en Excel con las fórmulas necesarias
Define 3 escenarios:
- Conservador: 30 nuevos clientes/mes, churn 5%
- Base: 50 nuevos clientes/mes, churn 4%
- Agresivo: 80 nuevos clientes/mes, churn 3%
Genera el informe de resumen comparando:
- Clientes al mes 12
- Ingresos mensuales al mes 12
- Utilidad acumulada del año
Formatea el informe con colores y gráfico comparativo

Errores comunes y soluciones

Error 1: "Las celdas cambiantes deben ser referencias únicas"

Causa: Intentas incluir una fórmula como celda cambiante.

Solución: Solo puedes incluir celdas con valores, no con fórmulas.

Error 2: Escenario no actualiza otras celdas

Causa: Solo se actualizan las celdas cambiantes definidas.

Solución: Las celdas de resultado deben tener fórmulas que dependan de las celdas cambiantes.

Error 3: Informe de resumen muestra referencias en lugar de nombres

Solución: Define nombres para las celdas antes de crear los escenarios.

Error 4: Perdí mis escenarios

Causa: Los escenarios se guardan con el libro, pero no se crean copias automáticas.

Solución:

Guarda versiones del archivo con fecha
Exporta el informe de resumen periódicamente

Puntos clave de esta lección

El Administrador de escenarios guarda conjuntos de valores que puedes intercambiar
Es ideal para análisis optimista/base/pesimista
Los informes de resumen comparan todos los escenarios en una tabla
Usa nombres de rango para que los informes sean más legibles
Documenta los supuestos en el campo de comentarios
Combina escenarios con tablas de datos y Solver para análisis más completos
Los escenarios son fundamentales en planificación financiera y análisis de riesgo

Resumen del módulo

En este módulo aprendiste las tres herramientas de análisis What-If de Excel:

Herramienta	Cuándo usarla
Tablas de datos	Ver impacto de 1-2 variables en múltiples métricas
Buscar objetivo	Encontrar el valor de entrada para un resultado específico
Solver	Optimizar con múltiples variables y restricciones
Escenarios	Guardar, organizar y comparar conjuntos de supuestos

Dominar estas herramientas te convierte en un analista más efectivo, capaz de responder preguntas complejas de negocio y presentar análisis profesionales a la dirección.

Quiz de comprensión

¿Qué es un escenario en Excel y qué información contiene?
¿Cuál es la diferencia entre "Resumen de escenario" e "Informe de tabla dinámica"?
¿Por qué es importante usar nombres de rango antes de crear escenarios?
¿Puedes incluir celdas con fórmulas como "celdas cambiantes" en un escenario?
Menciona tres buenas prácticas para documentar escenarios.
¿Cómo combinarías el Administrador de escenarios con Buscar objetivo para un análisis más completo?