Búsquedas con múltiples criterios

En el mundo real, rara vez buscamos información con un solo criterio. Necesitamos encontrar el monto de ventas de un producto específico, en una región específica, durante un mes específico. En esta lección dominarás las técnicas para realizar búsquedas con múltiples condiciones.

El problema: Limitación de búsquedas simples

Las funciones básicas como BUSCARV, XLOOKUP e INDEX/MATCH están diseñadas para buscar por un solo valor. Pero los datos de negocio requieren filtros múltiples:

Ventas de "Laptop" por "Ana García" en "Enero"
Clientes de "México" con compras mayores a $1,000
Productos de "Electrónicos" con stock menor a 10 unidades

Escenario: Base de datos de ventas

Usaremos esta tabla para todos los ejemplos:

Producto	Región	Vendedor	Mes	Monto	Cantidad
Laptop	Norte	Ana	Ene	$2,400	2
Mouse	Sur	Carlos	Ene	$175	5
Laptop	Norte	Carlos	Feb	$1,200	1
Monitor	Este	Ana	Feb	$900	2
Laptop	Sur	Ana	Mar	$3,600	3
Mouse	Norte	Carlos	Mar	$70	2
Monitor	Norte	Ana	Mar	$1,350	3

SUMIFS: Sumar con múltiples condiciones

SUMIFS es la función más utilizada para agregar valores que cumplan múltiples criterios.

Sintaxis de SUMIFS

=SUMIFS(rango_suma, rango_criterio1, criterio1, [rango_criterio2, criterio2], ...)

Argumento	Descripción
`rango_suma`	La columna de valores a sumar
`rango_criterio1`	Primera columna de condición
`criterio1`	Primera condición
`rango_criterio2...`	Columnas adicionales de condición
`criterio2...`	Condiciones adicionales

Ejemplos prácticos de SUMIFS

Ventas de un producto en una región

=SUMIFS(E2:E8, A2:A8, "Laptop", B2:B8, "Norte")

Resultado: $3,600 (suma de Laptops vendidas en Norte)

Ventas de un vendedor en un mes específico

=SUMIFS(E2:E8, C2:C8, "Ana", D2:D8, "Mar")

Resultado: $4,950 (Ana vendió $3,600 de Laptop + $1,350 de Monitor en Marzo)

Ventas de un producto por vendedor en una región

=SUMIFS(E2:E8, A2:A8, "Laptop", B2:B8, "Norte", C2:C8, "Ana")

Resultado: $2,400 (solo la primera fila cumple los tres criterios)

Criterios con operadores

SUMIFS acepta operadores de comparación en los criterios:

// Ventas mayores a $1,000
=SUMIFS(E2:E8, E2:E8, ">1000")

// Ventas de Enero y Febrero
=SUMIFS(E2:E8, D2:D8, "<>Mar")

// Ventas mayores a $500 en región Norte
=SUMIFS(E2:E8, B2:B8, "Norte", E2:E8, ">500")

Criterios con referencias de celda

Para fórmulas dinámicas, usa referencias en lugar de valores fijos:

// Si G2 contiene "Laptop" y H2 contiene "Norte"
=SUMIFS(E2:E8, A2:A8, G2, B2:B8, H2)

// Con operadores y referencias (concatenar)
=SUMIFS(E2:E8, E2:E8, ">"&I2)

COUNTIFS: Contar con múltiples condiciones

COUNTIFS cuenta registros que cumplen múltiples criterios.

Sintaxis de COUNTIFS

=COUNTIFS(rango_criterio1, criterio1, [rango_criterio2, criterio2], ...)

Ejemplos de COUNTIFS

// ¿Cuántas ventas de Laptop en Norte?
=COUNTIFS(A2:A8, "Laptop", B2:B8, "Norte")
// Resultado: 2

// ¿Cuántas ventas hizo Ana con monto > $1,000?
=COUNTIFS(C2:C8, "Ana", E2:E8, ">1000")
// Resultado: 3

// ¿Cuántos productos diferentes en región Sur?
=COUNTIFS(B2:B8, "Sur")
// Resultado: 2 (registros, no productos únicos)

AVERAGEIFS y MAXIFS: Más funciones condicionales

Excel 365 incluye funciones adicionales para agregaciones condicionales:

AVERAGEIFS: Promedio con condiciones

// Ticket promedio de Ana
=AVERAGEIFS(E2:E8, C2:C8, "Ana")
// Resultado: $2,062.50

// Monto promedio de Laptop en cualquier región
=AVERAGEIFS(E2:E8, A2:A8, "Laptop")
// Resultado: $2,400

MAXIFS y MINIFS: Extremos con condiciones

// Venta máxima de Ana
=MAXIFS(E2:E8, C2:C8, "Ana")
// Resultado: $3,600

// Venta mínima en región Norte
=MINIFS(E2:E8, B2:B8, "Norte")
// Resultado: $70

INDEX/MATCH con múltiples criterios

Para devolver un valor específico (no una suma o conteo), combina INDEX/MATCH con condiciones de array.

Fórmula básica

=INDEX(rango_resultado, COINCIDIR(1, (condicion1)*(condicion2)*..., 0))

Ejemplo: Encontrar el monto exacto

// Monto de venta: Laptop, Norte, Ana
=INDEX(E2:E8, COINCIDIR(1, (A2:A8="Laptop")*(B2:B8="Norte")*(C2:C8="Ana"), 0))

Desglose:

(A2:A8="Laptop") → {V;F;V;F;V;F;F}
(B2:B8="Norte") → {V;F;V;F;F;V;V}
(C2:C8="Ana") → {V;F;F;V;V;F;V}
Multiplicación → {1;0;0;0;0;0;0}
COINCIDIR(1, ..., 0) → 1
INDEX(E2:E8, 1) → $2,400

Nota: En Excel clásico, presiona Ctrl+Shift+Enter. En Excel 365, funciona directamente.

Devolver otros campos

// ¿En qué mes fue esa venta?
=INDEX(D2:D8, COINCIDIR(1, (A2:A8="Laptop")*(B2:B8="Norte")*(C2:C8="Ana"), 0))
// Resultado: "Ene"

Técnica avanzada: Columna auxiliar concatenada

Cuando necesitas búsquedas frecuentes con múltiples criterios, considera crear una columna auxiliar.

Paso 1: Crear columna de clave compuesta

En columna G, crea una fórmula que concatene los criterios:

// En G2 y arrastrar hacia abajo
=A2&"|"&B2&"|"&C2

Resultado: "Laptop|Norte|Ana"

Paso 2: Usar búsqueda simple

=BUSCARV("Laptop|Norte|Ana", G2:H8, 2, FALSO)

O con XLOOKUP:

=XLOOKUP("Laptop|Norte|Ana", G2:G8, E2:E8, "No encontrado")

Ventajas de la columna auxiliar

Fórmulas más simples y legibles
Mejor rendimiento en tablas grandes
Fácil de mantener y depurar

Desventajas

Requiere columna adicional
Necesita actualizarse si cambian los datos

Búsquedas con comodines

Combina criterios exactos con búsquedas parciales:

// Ventas de productos que empiezan con "M"
=SUMIFS(E2:E8, A2:A8, "M*")

// Ventas de vendedores con "a" en el nombre
=SUMIFS(E2:E8, C2:C8, "*a*")

// Productos que terminan en "or" en región Norte
=COUNTIFS(A2:A8, "*or", B2:B8, "Norte")

Comodines disponibles

Comodín	Descripción	Ejemplo
`*`	Cualquier secuencia de caracteres	"Lap*" encuentra "Laptop"
`?`	Un solo carácter	"M???e" encuentra "Mouse"
`~`	Escapar comodines	"5~" busca literalmente "5"

Casos de uso de negocio

Caso 1: Dashboard de ventas por región y producto

// Tabla dinámica manual
// Celda para ventas de Laptop en Norte:
=SUMIFS(Ventas[Monto], Ventas[Producto], $A5, Ventas[Región], B$1)

Caso 2: Encontrar el mejor vendedor por producto

// Primero: máximo de ventas de Laptop
=MAXIFS(E2:E8, A2:A8, "Laptop")

// Luego: quién logró ese máximo
=INDEX(C2:C8, COINCIDIR(1, (A2:A8="Laptop")*(E2:E8=MAXIFS(E2:E8, A2:A8, "Laptop")), 0))

Caso 3: Validar existencia de combinación

// ¿Existe venta de Monitor en región Sur?
=SI(COUNTIFS(A2:A8, "Monitor", B2:B8, "Sur")>0, "Sí", "No")
// Resultado: "No"

Caso 4: Precio promedio ponderado por cantidad

// Precio promedio ponderado de Laptop
=SUMIFS(E2:E8, A2:A8, "Laptop") / SUMIFS(F2:F8, A2:A8, "Laptop")

Rendimiento y mejores prácticas

Optimizar fórmulas con muchos criterios

Limita los rangos: Usa A2:A1000 en lugar de A:A
Ordena criterios por selectividad: Pon primero el criterio que más filtra
Considera columnas auxiliares: Para búsquedas frecuentes
Usa tablas estructuradas: Tabla[Columna] es más eficiente

Tabla de referencia rápida

Necesidad	Función	Ejemplo
Sumar con condiciones	SUMIFS	`=SUMIFS(E:E, A:A, "X", B:B, "Y")`
Contar con condiciones	COUNTIFS	`=COUNTIFS(A:A, "X", B:B, "Y")`
Promedio con condiciones	AVERAGEIFS	`=AVERAGEIFS(E:E, A:A, "X")`
Máximo con condiciones	MAXIFS	`=MAXIFS(E:E, A:A, "X", B:B, "Y")`
Mínimo con condiciones	MINIFS	`=MINIFS(E:E, A:A, "X")`
Valor específico	INDEX/MATCH	`=INDEX(C:C, COINCIDIR(1, (A:A="X")*(B:B="Y"), 0))`

Práctica: Ejercicios con múltiples criterios

Calcula el total de ventas de "Mouse" en todas las regiones excepto "Sur".
Cuenta cuántas ventas realizó "Carlos" con monto mayor a $100.
Encuentra el nombre del vendedor que realizó la venta máxima de "Monitor".
Calcula el promedio de ventas de "Ana" en los meses "Feb" y "Mar".
Crea una fórmula que indique si existe al menos una venta de "Laptop" por "Carlos" en "Norte".

Puntos clave de esta lección

SUMIFS suma valores que cumplen múltiples condiciones
COUNTIFS cuenta registros con múltiples criterios
AVERAGEIFS, MAXIFS, MINIFS completan la familia de funciones condicionales
INDEX/MATCH con arrays permite buscar valores específicos con múltiples criterios
Las columnas auxiliares simplifican búsquedas frecuentes
Los comodines (*, ?) permiten búsquedas parciales
Siempre limita los rangos para mejor rendimiento

Próxima lección

En el siguiente módulo exploraremos las funciones de texto en Excel, fundamentales para limpiar y transformar datos antes de analizarlos.

Quiz de comprensión

¿Cuál es la diferencia principal entre SUMIFS y la combinación INDEX/MATCH con arrays?
Escribe una fórmula SUMIFS que sume ventas de "Laptop" con monto mayor a $1,000.
¿Cómo buscarías todos los productos que empiezan con la letra "M" usando comodines?
¿Por qué es útil crear una columna auxiliar con valores concatenados?
¿Qué función usarías para encontrar el valor mínimo de ventas que cumple dos condiciones específicas?